Smartway

До внедрения «1С:Smartway», нового продукта от компании 1С, организациям, отправляющим своих сотрудников в командировки, приходилось бронировать билеты и места в отелях традиционным способом, обращаясь за помощью в агентства делового туризма. Наличие посредников в значительной степени повышало расходы, было не всегда удобным, а сам процесс поиска отнимал слишком много времени. Но с появлением в 2018 году сервиса Смартвей работа с документами по командировкам здорово упростилась.

Для чего нужна программа

По сути, «1С:Smartway» является онлайн-сервисом для бронирования деловых поездок. Он позволяет объединить все корпоративные инструменты, используемые для планирования и организации командировок. Приложение работает по типу агрегаторов, то есть собирает информацию с разнообразных сайтов и сервисов бронирования жилья и покупки билетов, а затем предоставляет возможность быстро оформить заказ, оплатить проживание, рассчитать бюджет и работать с прочими данными.

Бухгалтерии становится легче управлять поездками, бронировать авиабилеты и билеты на поезда, оставлять заявки в отелях и прочее. А благодаря тому, что ПО (программное обеспечение) входит в группу программ 1С, приложение синхронизируется с такими продуктами, как «1С:Бухгалтерия 8» (начиная с версии 3.0.68), «1С:Бухгалтерии 8 КОРП» (начиная с версии 3.0.65) и «1С:ERP Управление предприятием».

На что способно приложение

В сервис включены инструменты по согласованию, обороту документов, аналитике и прочие опции, без которых невозможна эффективная работа бизнеса. После установки и активации системы Smartway бухгалтеры смогут:

• находить и сравнивать цены билетов на авиа- и железнодорожный транспорт;
• бронировать места в отелях без комиссий и переплат в онлайн формате;
• согласовывать маршрут и бюджет сотрудников внутри компании;
• работать по предоплате или с отсрочкой платежа;
• следить за историей и статистикой движений по выбранным маршрутам, а также анализировать расходы сотрудников, отделов и юрлиц в реальном времени.

Кроме того, программа автоматически формирует отчетную документацию и сохраняет акты и счета. Благодаря удобным настройкам удается выставлять счета на несколько компаний, если во время поездки услуги оплачивались различными юридическими лицами. Бухгалтерия может видеть, кто из сотрудников оформил бронь или внес изменения в бронирование.

Преимущества сервиса

Среди основных достоинств системы Smartway:

• удобство работы — покупка билетов, бронирование гостиниц, заказ такси и анализ расходов осуществляются в одном окне без необходимости переключаться на другие вкладки;
• организация поездок для любого сотрудника — за счет того, что персональные данные хранятся в одном месте, упрощается процесс оформления командировки любого работника компании;
• отсутствие ошибок при оплате — внесение нескольких юридических лиц в аккаунт позволяет защититься от ошибок во время платежей;
• возможность редактирования — при работе с новым сервисом, входящим в экосистему 1С, бухгалтеры могут вносить определенные изменения, например, отменять поездки и редактировать данные в бронировании без риска получить штраф;
• отсутствие переплат — программа предоставляет возможность бронировать билеты и отели без переплат и исключительно по ценам поставщиков услуг;
• оперативность подтверждения — гибкие настройки в личном кабинете позволяют выстроить схемы утверждения так, чтобы согласовывать поездки за пять минут, не отвлекаясь на проверку трат работников;
• автоматический контроль бюджета — за счет тревел-политики ни один из сотрудников не выйдет за пределы установленных трат;
• планирование бюджета — анализ расхода в программе осуществляется с учетом типа маршрута, стоимости и даты отправки.

Программное решение «1C:Smartway» в автоматическом режиме передает данные о поездках в 1С для авансового отчета. Бухгалтерия может отправлять документацию по почте или при помощи электронного документооборота (ЭДО).

Еще один неоспоримый плюс приложения — возможность заказать справку о поездке. Особенно это полезно, когда сотрудник организации потерял посадочный талон. Справка подтверждает факт поездки, заменяет посадочные и полностью соответствует требованиям Федеральной налоговой службы (ФНС). Оригиналы выдаются совместно с закрывающей документацией. После соответствующей настройки выдача осуществляется как разово, так и в автоматическом режиме для всех поездок.

Особенности интеграции с 1С

Многое программное обеспечение от компании 1С способно работать совместно с другими продуктами разработчика. Не является исключением и сервис «1C:Smartway». Возможна его интеграция с продуктами следующих типов:

1. «1С:Бухгалтерия». Электронные билеты автоматически попадают в 1С. Бухгалтерам нет необходимости вводить данные в ручном режиме. Это уберегает от ошибок заполнения форм и позволяет экономить время. Все совершаемые операции отображаются в авансовом отчете. При этом каждая оплаченная услуга отправляется сразу в «1C:ERP»
2. «1С:Зарплата и управление персоналом». За счет автоматизации сервиса список работников актуализируется мгновенно. Также в автоматическом режиме обновляются все данные, включая приказ на командировку и служебное удостоверение.

Для подключения автоматической интеграции требуется в приложении 1С войти во вкладку «Администрирование» и выбрать пункт «Получение данных Smartway». Затем нужно нажать на кнопку подключения, и система выдаст многозначный код. После этого осуществляется вход в личный кабинет Смартвей, где выбирается вкладка «Настройки», пункт «Интеграция», и вводится имеющийся код. Дальше останется только сохранить данные, и интеграция будет активированной.

Настройки подключения несложные, потому интегрировать пакет можно вполне самостоятельно. Правда, для использования интеграции потребуется актуальная подписка на сервисы «1С:ИТС».

Кому еще будет полезна программа

Программное обеспечение Смартвей предназначено, прежде всего, для работников бухгалтерии. С его помощью бухгалтеры быстрее и легче справляются с кадровым и бухгалтерским учетом. Однако приложение будет не менее полезно и руководству организаций. С его помощью руководители следят за статистикой, могут быстро запросить нужную информацию, например, сколько раз и какой авиакомпанией летал тот или иной сотрудник.

Не меньше пользы программа принесет и тем, кто частенько занимается бронированием билетов и гостиниц. Приложение предоставит пользователю список отелей и возможность сравнить цены, а затем оформить бронь и управлять ею в режиме реального времени.

Заказать решение от 1С

Компания «Микос» на протяжении более 30 лет помогает автоматизировать бизнес-процессы для более эффективной работы организаций. Благодаря многолетнему сотрудничеству с российской фирмой 1С, мы предоставляем доступ ко всем ее программам и сервисам, которые были созданы специалистами.

Чтобы пользоваться всеми возможностями приложения «1C:Smartway», вам нужно следовать нескольким шагам:

• приобрести у нас лицензию с необходимой документацией и ключом активации;
• скачать с официального сайта 1С приложение и установить его на свой компьютер;
• запустить программу и ввести купленный лицензионный ключ;
• после активации лицензии настроить ПО в соответствии с требованиями свей организации.

Цены уточняйте у наших менеджеров по телефону +7 351 700-94-72. Специалисты службы поддержки ответят на все интересующие вопросы, расскажут об особенностях приложения Смартвей и нюансах его настройки.

Почему именно «Микос»

Персонал компании «Микос» состоит из обученных IT-специалистов, которые знакомы с тонкостями работы и настройки программного обеспечения. У нас на регулярной основе проходят интересные и полезные вебинары, на которых мы обучаем всех желающих.

Сотрудничество с фирмой 1С позволяет нам предлагать программное обеспечение в самых свежих редакциях и на более выгодных условиях. Оплата покупки проходит любым удобным для клиентов способом. Огромное количество отзывов тех, кто заказывал наши услуги и оказался ими доволен, лишний раз подтверждает, что мы идем по правильному пути и достойно выполняем возложенные на нас обязательства.