Все организации, где работают военнообязанные граждане, должны вести воинский учет. Они занимаются оформлением отчетности и ежегодно направляют документацию в военные комиссариаты для поддержания актуальных сведений по воинскому учету (ВУ). Постоянный контакт организации с военкоматом позволяет избежать штрафов, которые в 2023 году стали в десятки раз больше. Отчеты подготавливаются ответственным лицом и подаются по специально установленным формам. В сегодняшней статье расскажем, какую отчетность сдавать в военные комиссариаты и каковы сроки сдачи, чтобы успевать вовремя и не нести ответственности.
Что должен делать сотрудник, занимающийся военно-учетной работой
Ведение воинского учета в организации ложится на плечи либо руководителя компании, либо сотрудника, назначенного работодателем. В крупных компаниях ВУ ведет специальный сотрудник, а в небольших фирмах ответственность за ведение берут бухгалтер или кадровик. В любом случае они выполняют схожие функции.
Проверка документа по воинскому отчету
Когда гражданин устраивается в компанию, ответственный за ВУР (венно-учетную работу), первым делом проверяет наличие у него военного билета. Документ тщательно проверяется на исправления, помарки, записи, сделанные черной тушью. Также подтверждается подлинность документации, и в случае нахождения каких-либо неточностей или подделки, о них немедленно сообщается в военный комиссариат.
Ведение воинского учета
С 2023 года ответственное лицо после принятия сотрудника на работу заводит карточку по форме 10. Ее заполняют личными данными гражданина, включая ФИО, дату и место рождения, профессию и семейное положение. На оборотной стороне указывают воинское звание, категорию годности, категорию запаса и прочее.
Сотрудник, ведущий воинский учет в организации, составляет карточку организации по форме 18. В ней содержится подробная информация о предприятии, сфере его деятельности, а также сотрудниках, которые пребывают в запасе. Оформлением формы 18 занимаются при регистрации компании. Оформлять ее, как и форму 10, может только сотрудник, проводящий работы по воинскому учету.
Информирование военнообязанных работников об их обязанностях
После того как из военкомата пришла повестка на имя сотрудника, руководитель или ответственное за ВУР лицо в течение трех рабочих дней должны сообщить гражданину об этом, чтобы он в установленное время прибыл в военный комиссариат. Также специалисты по воинскому учету проводят разъяснительные работы и занимаются оформлением и выдачей сотрудникам направлений для постановки на учет.
Учитывая большое количество изменений в 2023 году, касающихся норм ведения воинского учета в организации, несоблюдение норм ВУ чревато наложением больших штрафов. Для должностных лиц они могут составить от 40 до 80 тысяч рублей. Работодателям в случае выявления каких-либо нарушений придется заплатить от 300 до 500 тысяч рублей.
Какая отчетность сдается в военные комиссариаты
Сотрудник, ответственный за воинский учет в организации, должен знать, какую отчетность необходимо передавать в военные комиссариаты. Есть целый список отчетов, которые необходимо подготовить и отправить для сверки в точно установленный срок.
Учетная карточка организации
Форма 18 — карточка учета организации, в которой отражены все данные о предприятии, включая состояние воинского учета. Карту оформляют сразу после создания компании, а затем каждый год направляют в военный комиссариат или районную комиссию по бронированию.
Формат карточки нигде не регламентирован, поэтому для большей надежности при ее оформлении лучше всего запросить данные в военкомате. Документ заполняется вручную или готовится в электронной форме, а затем распечатывается. Подготовить нужно три варианта: для районной комиссии, военного комиссариата и для самого предприятия. При подаче документ подписывается руководителем и скрепляется печатью.
План работ по ВУ
План работ — основная документация предприятия, осуществляющего ведение воинского учета. В нем прописываются все мероприятия, проводимые специалистом ВУР в организации, а также сроки их проведения. Кроме событий военно-учетной работы, в документации отражаются мероприятия по бронированию сотрудников. План согласуют с военным комиссариатом и утверждают до конца календарного года. Он подписывается либо начальником отдела кадров, либо ответственным за воинский учет.
Отчет о принятых и уволенных сотрудниках
При устройстве на должность или увольнении работника руководитель или ответственный за ВУР уведомляет военный комиссариат в течение пяти рабочих дней с момента, как только гражданин был принят на работу или уволен. Уведомление подается в бумажном виде сразу после подписания руководителем и ответственным лицом и простановки печати.
С учетом изменений, произошедших в 2023 году, документ заполняют по новой форме. Во-первых, кроме года рождения, также проставляют день и месяц, то есть указывается полная дата. Во-вторых, вместо военно-учетной специальности записывают серию и номер паспорта вместе со СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета). Дополнительно записываются реквизиты трудового договора.
Данные о работниках
Ответственный за ВУР обязан в течение двух недель проинформировать военный комиссариат о работниках, не состоящих на воинском учете. Если гражданин не представил документы о ВУ или в военном билете стоит отметка о снятии с учета, ему необходимо выдать направление в военкомат для постановки на учет. Если этого не сделать, компании грозит административная ответственность.
Также руководитель или ответственное лицо должны подавать в военный комиссариат годовую отчетность о гражданах, подлежащих первоначальной постановке на ВУ. С августа 2023 года отчет упразднили, и сбором информации о работниках в возрасте 15-17 лет занимается сам военкомат. Однако при необходимости он может запросить помощь организации, и, если работодатель не предоставит данные до первого ноября, ему грозит штраф.
При изменении информации, например, должности, семейного положения, состояния здоровья или образования, ответственный за ВУР должен передать ему листок сообщения об изменении сведений. Заполняется он по специальной форме. Вручается под подпись в журнале учета листков сообщений и корешков к ним. С этим листком сотрудник отправляется в военкомат, где обновляют его данные, затем проставляют в корешке пометку и возвращают сотруднику. С этим корешком гражданин возвращается в компанию и передает его ответственному лицу.
Отчеты по бронированию
В обязанности сотрудника, отвечающего за ведение воинского учета в компании, также входит бронирование. Для получения брони заполняются две формы:
- форма 6;
- форма 19.
Первый документ содержит список забронированных сотрудников, которые пребывают в запасе. Бланк для заполнения запрашивается непосредственно в военном комиссариате. Отчеты по бронированию сдаются каждый год до первого января. В форме 19 указываются данные об обеспеченности трудовыми ресурсами. Она также заполняется по образцу, установленному местным военкоматом.
Обе формы взаимосвязаны, потому данные, указываемые в них, должны совпадать. Подача отчетности осуществляется только компаниями, которые ведут бронирование.
Сверка данных
Для поддержания воинского учета в актуальном состоянии, компании каждый год сверяют данные в личных картах сотрудников с данными военного комиссариата. Дата сверки устанавливается самим военкоматом. Для сравнения данных составляется список всех военнообязанных сотрудников в двух экземплярах. Первый направляют в комиссариат, а другой перечень оставляют в компании с регистрационным номером и датой отправки.
Сроки сдачи отчетности
Помимо штрафов, с 2023 года подверглись изменениям и сроки сдачи отчетности. Срок, в течение которого необходимо сдавать отчетность, зависит от того, какой отчет должна подготовить компания и передать в военный комиссариат.
Сроки сдачи отчетности:
- до пяти рабочих дней — в течение этого срока компания должна направить в военкомат отчеты о приеме/увольнении военнообязанного сотрудника, а также сообщить об изменениях и неточностях в личных данных работников;
- до трех рабочих дней — составить и передать отчетность о сотрудниках, которые в данный момент не стоят на ВУ, но должны находиться;
- каждый год — ежегодно подается отчетность о количестве работающих и забронированных граждан в запасе (форма 6), отправляются учетная карточка организации (форма 18), данные об обеспеченности трудовыми ресурсами, а также сверка данных для актуализации воинского учета.
До 2023 года требовалось отправлять в военные комиссариаты информацию о сотрудниках в возрасте пятнадцати-шестнадцати лет. Но с пятого августа этот отчет упразднили, и теперь сдача списка осуществляется только по запросу комиссариата.
Ответственность за нарушения воинского учета
С октября 2023 года значительно увеличились штрафы за допущенные нарушения при ведении воинского отчета:
- неоповещение о вызове по повестке во время мобилизации — штраф от 60 до 80 тысяч рублей на должностное лицо;
- препятствование явки в военный комиссариат — до полумиллиона на юридическое лицо;
- непредставление данных о принятых и уволенных сотрудниках — от 40 до 50 тысяч рублей на должностные лица.
Также придется больше заплатить, если организация не направила в комиссариат перечень работников, которые подлежат первоначальной постановке на ВУ. В данном случае для должностного лица штраф составит 50 тысяч, а для работодателя — от 350 до 400 тысяч рублей.
Ведем учет в программах 1С
Разработчики российской компании 1С предоставили компаниям возможность вести качественный воинский учет с помощью программ «1С:Бухгалтерия», «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» (ЗГУ).
В приложениях 1С вы можете формировать необходимые документы воинского учета,. Можно отчитываться о количестве работающих и забронированных граждан, которые находятся в запасе, а также указывать и сверять изменения в их личных данных.
Для пользования возможностями программного обеспечения необходимо в настройках включить функцию ведения воинского учета в организации. Использование программ 1С позволяет вовремя составлять отчетность и сдавать ее в военные комиссариаты, не допуская нарушений при ведении ВУ.
Купить программы 1С в компании МИКОС
Приобрести программы 1С можно в компании МИКОС. Мы предлагаем лучшие условия для покупки программного продукта, обеспечивая высокий уровень профессионализма и индивидуального подхода к каждому клиенту. Опираясь на многолетний опыт и глубокие знания в области автоматизации управления персоналом, специалисты МИКОС помогут подобрать оптимальное решение, соответствующее потребностям и масштабам вашей организации.
Наши преимущества:
- только актуальные релизы;
- удобная система оплаты;
- профессиональные консультации;
- бесплатная презентация продуктов 1С.
Сделайте правильный выбор — доверьте внедрение и сопровождение профессионалам МИКОС! Мы полностью автоматизируем и оптимизируем бизнес-процессы вашей компании. При необходимости поможем с подключением и настройкой приложения для эффективного ведения воинского учета.
Также мы проводим бесплатные вебинары, на которых обучаем руководителей и сотрудников работе в программах 1С. Для связи с нами позвоните по контактному телефону или заполните заявку на сайте. Специалисты компании ответят на все интересующие вопросы.
