В соответствии с частью первой статьи 312.1 ТК РФ дистанционной (удаленной) работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.
С согласия работодателя дистанционный сотрудник может использовать в работе собственное или арендованное имущество. За это ему выплачивается компенсация. Методика расчета компенсаций и перечень подтверждающих документов утверждаются локальными нормативными актами работодателя ( см. разъяснение на сайте ФНС).
Как будет начисляться компенсация расходов сотрудника при удаленной работе (фиксированной суммой или пропорционально отработанному времени), должно быть указано в трудовом договоре о дистанционной работе или в дополнительном соглашении о дистанционной работе (ст. 312.3 ТК РФ).
Компенсация расходов дистанционному работнику:
- не подлежит обложению страховыми взносами, если производится в соответствии с законодательством РФ и связана с выполнением ими трудовых обязанностей (см. пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ и пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ)
- не подлежит обложению НДФЛ на основании п. 1 ст. 217 НК РФ (см. также письмо Минфина России от 27.11.2015 № 03-04-06/69014).
Рассмотрим, как в программах 1С:ЗГУ и 1С:ЗУП создать вид начисления для расчета компенсации, если по условиям договора о дистанционной работе работодатель ежемесячно возмещает сотруднику фактические расходы, рассчитанные пропорционально отработанному времени.
Для того, чтобы создать новый вид начисления зайдем в раздел Настройка – Начисления.
Создаем начисление и называем его, например, Компенсация расходов при удаленной работе.
На закладке Основное в окне Назначение и порядок расчета выберем Компенсационные выплаты. В окне Начисление выполняется выберем значение Ежемесячно. Если необходимо учитывать компенсацию в плановом ФОТ, то нужно поставить галочку Включать в ФОТ.
В поле Расчет и показатели выберем способ расчета Результат рассчитывается или Результат вводится фиксированной суммой. В нашем случае расчет компенсации рассчитывается исходя из пропорционально отработанного времени. Для этого пропишем следующую формулу, нажав на ссылку Редактировать формулу:
РазмерКомпенсацииРасходовПриУдаленнойРаботе * Доля неполного рабочего времени * Время в днях / Норма дней
Показатель РазмерКомпенсацииРасходовПриУдаленнойРаботе – размер суммы компенсации за полностью отработанный месяц.
Этот показатель необходимо создать самостоятельно. Для этого в показателях нажмите на кнопку Создать показатель.
Заполните настройки показателя, согласно картинке.
Время в днях, Норма дней, Доля неполного рабочего времени – это предопределенные показатели, они уже есть в программе.
На закладке Учет времени в поле Обозначения в учете времени и стажах выберите Явка.
На закладке Зависимости подбираются те начисления, в расчете которых участвует наше начисление. Т.е. если добавим, например, Районный коэффициент, то Компенсация расходов при удаленной работе попадет в расчетную базу районного коэффициента.
Обратите внимание: по мнению Министерства труда и социальной защиты РФ, приведенному в Письме от 27.04.2022 № 14-4/ООГ-2815, суммы районных коэффициентов к заработной плате являются частью оплаты труда в повышенном размере за особые условия работы и не распространяются на выплату компенсации за использование дистанционным работником принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств.
Закладка Приоритет заполняется теми начислениями, которые должны начисляться вместо текущего. Или начисления, вместо которых выполняется текущее начисление.
Закладка Средний заработок недоступна для редактирования компенсационных выплат.
Следующая закладка Налоги, взносы, бухучет. В разделе НДФЛ ставим точку не облагается. В разделе Страховые взносы выбираем Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами, кроме пособий за счет ФСС и денежного довольствия военнослужащих. В разделе Бухгалтерский учет можно задать необходимую для нашего начисления проводку, либо использовать из настроек сотрудника.
Назначить начисление сотруднику можно кадровыми документами или документами по изменению оплаты труда.
В нашем примере воспользуемся документом Назначение планового начисление. Найти его можно в разделе Зарплата – Изменения оплаты сотрудников.
В документе выберите созданный вид начисления, введите период оплаты и сумму компенсации расходов за полный месяц.
Далее при начислении заработной платы за месяц программа автоматически рассчитает сумму компенсации пропорционально отработанному времени.
