В методических указаниях по применению форм первичных учетных документов, утв. приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее – Приказ № 52н), перечислены обязательные журналы операций (ф. 0504071) для бюджетных, автономных и казенных учреждений. В них накопительным способом отражаются данные проверенных и принятых к учету первичных учетных документов, систематизированных по датам совершения операций (в хронологическом порядке).
Журналы операций (ф. 0504071) формируются по следующим группам объектов учета:
- журнал операций по счету "Касса";
- журнал операций с безналичными денежными средствами;
- журнал операций расчетов с подотчетными лицами;
- журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;
- журнал операций расчетов с дебиторами по доходам;
- журнал операций расчетов по оплате труда, денежному довольствию и стипендиям;
- журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;
- журнал по прочим операциям;
- журнал операций межотчетного периода;
- журнал операций по исправлению ошибок прошлых лет.
Записи в журналы делаются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня после получения первичного учетного документа, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция счетов в журнале операций записывается в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого счета.
Журналы операций (ф. 0504071) формируются на основании единой формы документа, в которую записываются наименование и номер создаваемого документа.
Перечень первичных учетных документов и порядок их сшива, относящихся к журналу операций, нормативными правовыми актами в области ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности не закреплен. Требования, которые необходимо выполнять при подборке и брошюровке первичных документов, перечислены в п. 11 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее - Инструкция № 157н).
Регистры бухгалтерского учета устанавливаются учреждением (централизованной бухгалтерией) в учетной политике. Перечень обязательных реквизитов установлен п. 11 Инструкции № 157н.
При необходимости учреждения могут самостоятельно вносить изменения в регистры учета. Инструкция по ведению учета устанавливает только перечень регистров с указанием обязательных реквизитов и показателей. Конкретные формы регистров и правила их ведения должны разрабатывать и утверждать органы, организующие исполнение бюджета, с учетом специфики. Таким образом, учреждение вправе самостоятельно определить порядок формирования журналов операций и перечень первичных документов, прилагаемых к ним, закрепив в учетной политике.
В программе 1С: БГУ ред.2 отчёт «Журнал операций» (ф. 0504071) размещён в пункте главного меню Учёт и отчётность — Отчёты — Регистры учёта:
Рисунок 1
В разделе Регламентированные регистры учёта необходимо выбрать ссылку Журнал операций (ф. 0504071). Отчёт предназначен для получения журнала операций по унифицированной форме № 0504071:
В диалоге настройки параметров вывода отчёта необходимо задать период, за который надо получить отчёт (месяц), номер журнала и учреждение:
Вид объектов аналитического учёта, для которого должен формироваться отдельный журнал, задаётся в справочнике Журналы:
В справочник Журналы так же можно перейти через меню Учет и отчетность – План счетов – Журналы:
Для каждого журнала указаны Номер журнала, Наименование (в типовой конфигурации номера журналов установлены согласно порядка следования журналов в инструкции по бюджетному учёту) и Приоритет.
Наивысший приоритет 1 задаётся для журнала операций с безналичными денежными средствами. Приоритет 2 – для журнала операций по счёту «Касса». Для остальных журналов автоматически приоритет не задаётся, но пользователь имеет возможность сам установить нужный приоритет журналов. Если приоритет не задан (равен 0), то это самый низкий из возможных приоритетов.
Обратите внимание: Заполнение реквизита «Номер журнала» в бухгалтерских записях документов формируется автоматически в зависимости от корреспонденции счетов, указанных в проводке. У каждого балансового счета в Плане счетов указан Журнал. При формировании проводки номер журнала присваивается равным номеру журнала с наивысшим приоритетом. При равенстве приоритетов номер журнала определяется по счёту кредита. В раздел "Обороты для главной книги" отчета Журнал операций включаются только проводки, в которых указан номер журнала, соответствующий формируемому журналу.
Каждый журнал в программе 1С:БГУ ред. 2 имеет свои предопределенные настройки:
Показатель – вид объектов аналитического учёта, данные о котором приводятся в графе «Наименование показателя» журнала.
Разделитель операций – вид объектов аналитического учёта, для которого должен формироваться отдельный журнал.
Настройки журналов можно изменить, нажав правой кнопкой мыши по номеру журнала Изменить:
Например, если бухгалтеру необходимо видеть в Журнале операций все проводки, у счета дебета или кредита которых реквизит Номер журнала равен номеру формируемого журнала, то в журнале операции на закладке Операции (обороты по счетам) следует установить флаг Дополнительно отбирать проводки с номером журнала счета, равным формируемому журналу. Для сохранения настроек следует нажать на кнопку Записать и закрыть:
Можно также задать вариант формирования журнала: выводить остатки в разрезе показателя (будут выводиться остатки на начало и конец периода), либо не выводить остатки (в журнале будут отображаться только обороты за период), поставив галочку напротив нужного варианта.
Если требуется сформировать отчет без расшифровки остатков по КЭК следует установить флаг "Не выводить остатки по КЭК".
При формировании отчета «Журнал операций (ф. 0504071)» можно задать дополнительные условия и группировки с помощью кнопки Настройки:
В параметрах настроек отчёта задаются учреждение, подразделение (при необходимости), по которому следует получить отчёт.
Для печати в титульном листе наименования структурного подразделения, в котором формируется отчёт, должностей и расшифровок подписей ответственных лиц следует заполнить соответствующие реквизиты.
В отчёте можно установить следующие настройки: дата формирования, дополнительные группировки, макет оформления.
Опция «Сворачивать однотипные проводки» задаёт вывод в отчёт каждой проводки операции или сводных проводок (флажок включён).
Настройка «Дата формирования» задаётся посредством выбора необходимого элемента из открывающегося списка.
Настройка «Дополнительные группировки» задаётся посредством включения флажка и выбора необходимого элемента из списка.
Настройка «Макет оформления» задаётся посредством включения флажка и выбора необходимого элемента из открывающегося списка.
Также в отчёте можно выбрать расширенный вид настройки для изменения структуры отчёта.
Для формирования отчёта следует нажать кнопку Закрыть и сформировать:
В отчёте за заданный период (месяц) приводятся остатки на начало и конец отчётного периода и в хронологическом порядке все проводки, у счёта дебета или кредита которых реквизит Номер журнала равен номеру формируемого журнала.
Для каждой проводки выводится информация как о первичном, так и об электронном документе.
Подсчитывается итоговая сумма оборотов за период для переноса в главную книгу.
В программе есть возможность сохранить сформированный отчёт в формате Excel, подписать электронной подписью, отправить по электронной почте, вывести на печать:
Учреждение вправе самостоятельно определить порядок формирования журналов операций, закрепив это в учётной политике.
