Согласно законодательству все организации и компании, ведущие свою деятельность на территории России и имеющие в штате хотя бы одного военнообязанного сотрудника, обязаны вести воинский учет (ВУ) и сдавать отчеты. С 1 октября 2023 года на предприятия налагаются большие штрафы за невыполнение своих обязанностей. Компаниям грозят огромные штрафные санкции вплоть до 400 тысяч рублей. Поэтому правильное ведение ВУ является довольно серьезным вопросом для многих фирм. Рассмотрим, какие правила требуется знать, чтобы в срок подавать сведения о работниках, избежать нарушений и больших сумм штрафов и не понести ответственность.
Каким бывает воинский учет
Есть два основных вида ВУ:
- общий;
- специальный.
На специальном воинском учете стоят сотрудники с бронью, которые обеспечивают бесперебойную работу предприятия во время мобилизации и военного времени. При этом бронируют не человека, а должность, то есть при переводе сотрудника на иную должность, которая не подлежит брони, гражданина ставят на общий учет. Также к таким военнообязанным относят сотрудников МВД, Государственной противопожарной службы, работников уголовно-исполнительной системы.
Постановке на воинский учет общего типа в 2023 году подлежат все остальные военнообязанные граждане. И именно такой ВУ ведет подавляющее большинство предприятий.
Кто считается военнообязанным
Вот основной перечень граждан, подлежащих воинскому учету:
- молодые люди призывного возраста от 18 до 27 лет (верхняя планка с 2024 года составит 30 лет);
- мужчины, прошедшие армейскую службу и находящиеся в запасе;
- граждане, не подлежащие призыву по тем или иным причинам;
- бывшие студенты военных учебных заведений;
- мужчины, которые прошли альтернативную службу.
Также к гражданам, подлежащим воинскому учету, относят женщин, которые имеют ту или иную военно-учетную специальность (ВУС). К ВУС относятся профессии, связанные с медициной, связью, вычислительной техникой и прочие. Ведут ВУ до того момента, пока сотрудник стоит в запасе.
Кто в компании отвечает за ведение воинского учета
Вести воинский учет в организации может как руководитель предприятия, так и любой другой сотрудник, которого назначил на данную должность работодатель. Но обычно ведение воинского учета в компаниях является обязанностью работников отдела кадров.
Функции, которые выполняет ответственное лицо, закреплены в инструкции по ведению воинского учета. В документе определены требования к специалисту по учету военнообязанных, включая знание законодательства. Кроме того, в инструкции закреплены права и обязанности ответственного лица (кадровика), а также последствия в случае нарушений, допущенных при ведении ВУ.
Количество ответственных за ведение воинского учета в 2023 году зависит от того, сколько военнообязанных сотрудников есть в организации:
- менее пятисот работников — один ответственный;
- от пятисот до двух тысяч граждан — один свободный сотрудник;
- от двух до четырех тысяч граждан — два свободных сотрудника;
- свыше четырех тысяч граждан — выделяют дополнительно по одному сотруднику на каждые три тысячи работников сверх четырех тысяч.
Сотрудник, ведущий воинский учет в компании, оформляет всю необходимую документацию и в случае необходимости занимается подготовкой граждан к мобилизации. Ответственный за ВУР (военно-учетную работу) проверяет все документы воинского учета, включая не только военный билет, но и удостоверение гражданина, который подлежит призыву, вместе со справкой, используемой вместо «военника». Он должен проверить подлинность документации и просмотреть наличие отметок о постановке на ВУ принимаемого на работу сотрудника.
Процедура ведения воинского учета
Организация или предприятие, не осуществлявшее ранее воинский учет, подлежит постановке на воинский учет в комиссариате по месту регистрации. Отдельная постановка на воинский учет филиалов в различных городах не предусмотрена законом. При этом в законодательстве четко оговорено, что фирма должна вести ВУ сотрудников в случае заключения с ними трудового договора. Исключение составляют самозанятые граждане, заключившие с работодателем гражданско-правовой договор.
Процесс постановки на воинский учет в 2023 году особо нигде не регламентирован. Поэтому порядок действия лучше уточнять в местном комиссариате, чтобы точно определить, с чего начать. Существует общая пошаговая инструкция, объясняющая, как организовать ведение воинского учета.
Первый этап. Сбор документации
Какие документы понадобятся для воинского учета в 2023? Для начала в паспорте принятого сотрудника проверяется запись на тринадцатой странице, где указано, что гражданин обязан исполнять воинскую обязанность. Далее запрашиваете следующую документацию:
- военный билет;
- удостоверение о том, что человек подлежит призыву на военную службу;
- документ, выдающийся вместо «военника».
Любой гражданин при устройстве на работу должен предъявлять документацию о воинском учете. Если их нет, вы обязаны направить его в военный комиссариат, чтобы он встал на учет. В случае обнаружения каких-то неточностей, исправлений или подделки необходимо сообщить об этом в военкомат. Делается эти в течение пяти дней с обнаружения этого.
Второй этап. Составление учетной карточки организации
Учетная карта или карточка предприятия представляет собой форму №18, и это один из важнейших документов по воинскому учету. Она заполняется сразу после постановки компании на учет и в последующем направляется в военный комиссариат каждый год. В карте указывают сведения о фирме, включая регистрационно-информационные данные, информацию о ее органах управления, реквизиты банка, который обслуживает компанию, и прочее. Форму №18 направляют либо в районную комиссию, либо в военкомат. Данный момент зависит от региона, поэтому следует уточнить его заранее.
Третий этап. Разработка приказа, плана работ
Приказ об организации воинского учета, как и учетная карточка компании, составляется руководителем сразу после регистрации фирмы. В приказе содержится информация о том, кто занимается работами по ведению воинского учета. Также в нем указывают заместителей из числа сотрудников, берущих на себя обязанности по ВУР в случае отсутствия ответственного. Приказ издается в конце каждого года, а утверждается в военкомате или органах местного самоуправления по форме, приведенной в приложении №4 Методических рекомендаций Генштаба.
Вместе с приказом обязательно составляется план работы. В нем зафиксированы все мероприятия, которые осуществляются в организации по ведению ВУ: постановка и снятие с учета, отчетность в военный комиссариат, сверка документации, проверка картотек и прочее. Помимо самих мероприятий, в документации указывают дату их проведения. План — обязательный документ. Он каждый год пересматривается, а затем подтверждается подписью и печатью руководителя и ответственного за ВУР.
Четвертый этап. Организация карточек работников
Совместно с приказом и планом работ, которые еще нужно направить в военный комиссариат для согласования, дополнительно составляют учетные карточки гражданина, подлежащего ВУ. В них отражаются личные данные сотрудников, включая сведения о приеме и увольнении, семейное положение и сведения о воинском учете. Карточка (форма №10) заполняется при устройстве военнообязанного сотрудника на работу.
Данные вносятся на лицевую сторону (личная информация о человеке) и оборотную (данные о ВУ). Хранят документы в электронном и бумажном формате. Бумажный вариант документа заполняется вручную шариковой ручкой синего или черного цвета. Непостоянные данные, такие как семейное положение и место жительства, заполняем карандашом. Делается это для того, чтобы была возможность актуализировать информацию в случае ее изменения без необходимости составлять карточку заново. Работать с карточками может только ответственное лицо в организации.
Пятый этап. Выделение отдельного помещения для хранения документации
Документы о воинском учете должны храниться в отдельном помещении в специально подготовленных железных шкафах. Многая документация хранится в течение пяти лет, а доступ к ней есть только у ответственного за ведение ВУ лица. Все расходы, связанные с воинским учетом, ложатся на плечи самой организации.
Шестой этап. Составление картотеки
Картотеку составляют для того, чтобы было легче работать с карточками сотрудников. Распределяют их строго по категориям и в алфавитном порядке в несколько разделов:
- первый — офицеры запаса;
- второй — солдаты, матросы, сержанты, старшины, прапорщики, мичманы запаса;
- третий — военнообязанные женщины;
- четвертый — призывники.
В организации, штат которой насчитывает свыше пятисот человек, дополнительно заводят пятый раздел. Главное его назначение — хранение карт сотрудников, которым было выдано мобилизационное предписание. После снятия сотрудника с воинского учета карточки уничтожаются с последующим составлением акта об уничтожении.
Седьмой этап. Сверка данных
После отправки сведений вместе с пакетом документов в военный комиссариат проводят сверку данных. Проводится она каждый год для поддержания воинского учета в актуальном состоянии. Для этого распечатывается в двух экземплярах перечень сотрудников предприятия. Один отправляют в комиссариат, второй хранят в течение года в организации. Сроки сверки в 2023 году устанавливают непосредственно в военкоматах.
Ответственность за несоблюдение обязанностей
Нужно ли вести ВУ в компании? Да, в законодательстве четко сказано, что это прямая обязанность организаций. Поэтому за ее несоблюдение с 1 октября 2023 года государством накладываются новые и более серьезные штрафные санкции. Если до 2023 года компания отказывалась вовремя сдавать отчетность, не оповещала сотрудников о вызове по повестке на сборные пункты или в воинские части, а также не сообщала данных о принятых или уволенных работниках, то ей грозили штрафы от одной до пяти тысяч рублей.
В 2023 году ответственность за несоблюдение обязанностей стала серьезнее. Теперь за невыполнение тех же обязанностей по воинскому учету организациям грозят большие суммы. Для должностных лиц размер штрафа составляет от сорока до пятидесяти тысяч рублей. А вот юрлица в 2023 уже заплатят от трехсот тысяч до полумиллиона рублей за непредставление данных. Изменились и сроки сдачи. Поэтому не стоит допускать халатности, чтобы избежать ответственности за нарушение правил.
Воинский учет в «1С:ЗУП» / «1С:ЗГУ» — удобно, быстро и без лишней мороки
Вести воинский учет вручную достаточно непросто, процедура отнимает много времени. Поэтому компании стараются автоматизировать этот процесс, чтобы он проходил заметно быстрее и легче. Самый удобный инструмент для автоматизации воинского учета — программы «1С:ЗУП» / «1С:ЗГУ»
«1С:ЗУП» / «1С:ЗГУ» — это приложения для управления человеческими ресурсами компаний и эффективной организации работы сотрудников в фирме. Возможностей программного обеспечения вполне хватает, чтобы составлять, редактировать и сдавать на согласование в военный комиссариат всю необходимую отчетность по воинскому учету.
В программах можно составлять требуемые списки документации по воинскому учету, выбирать ответственного за ВУР, указывать категории воинского учета, заполнять карточки сотрудников и фирмы, организовывать отчеты. С их помощью вы разгрузите сотрудников, ответственных за ведение ВУ.
Купить программы «1С:ЗУП» / «1С:ЗГУ» для ведения воинского учета в компании МИКОС
Компания МИКОС помогла тысячам организаций и компаний автоматизировать свою работу, в том числе и в сфере воинского учета. Мы являемся официальными партнерами российского разработчика 1С и готовы предложить оригинальное программное обеспечение по доступным ценам.
Наши преимущества:
- только актуальные релизы — пользуйтесь свежими версиями приложений;
- удобная система оплаты — оплачивайте покупки удобным для себя способом;
- ежегодное бесплатное обучение;
- профессиональные консультации — получите ответы на любые вопросы по работе с 1С.
Специалисты МИКОС готовы настроить программное обеспечение, чтобы вы уже сейчас начали пользоваться всеми возможностями приложений «1С:ЗУП» / «1С:ЗГУ» для осуществления качественного воинского учета и правильного составления отчетов. Это позволит выполнять свои обязанности в полной мере и избежать штрафов, многократно увеличенных с 1 октября 2023.
