Сервис «1С-ЭДО» (электронный документооборот) позволяет пользователям программ «1С» осуществлять обмен электронными документами с контрагентами: обмениваться каталогами товаров, заказами, документами о передаче результатов работ (актами), документами о передаче товаров (товарными накладными), УПД (универсальными придаточными документами), произвольными электронными документами.
Для электронных документов реализована возможность использования ЭЦП (электронной цифровой подписи), что позволяет контрагентам обмениваться юридически значимыми документами и зашифровывать передаваемые данные посредством сервиса «1С-ЭДО».
Как работает сервис «1С-ЭДО»
Обмен электронными документами в сервисе «1С-ЭДО» предполагает пять этапов.
- Создание сертификата электронной цифровой подписи.
- Включение обмена электронными документами.
- Создание профиля для электронного документооборота.
- Присоединение контрагента к электронному документообороту.
- Отправка и получение электронных документов.
Чтобы точно понять, как работает сервис «1С-ЭДО», следует разобрать весь процесс документооборота подробно:
- Создается электронный документ со стороны продавца.
- Документ передается оператору системы ЭДО для обработки.
- Оператор подтверждает получение документа, устанавливая соответствующую отметку.
- Продавец получает уведомление о дате отправки документа.
- Пакет электронных документов отправляется контрагенту.
- В системе продавца фиксируется информация о том, что документы были переданы получателю.
- Контрагент может акцептировать, отправить на корректировку или аннулировать полученный документ.
- Контрагент заверяет документ своей электронной цифровой подписью.
- Подписанный документ возвращается продавцу через специализированного оператора связи.
- Все документы архивируются и хранятся в электронном виде.
Архивы с электронными документами «1С» хранятся на серверах контрагента, а у оператора связи к ним доступа нет. Так как электронные документы, передаваемые в рамках ЭДО, подписываются электронно-цифровой подписью, они имеют юридическую силу.
Что нужно для работы с «1С-ЭДО»
- Скачать и установить одну из СКЗИ (средство криптографической защиты информации). С программами «1С» взаимодействуют СКЗИ «КриптоПро». СКЗИ должно быть установлено строго одно, так как одновременно установленные СКЗИ приведут к некорректной работе.
- Получить сертификат ЭЦП в ФНС или удостоверяющем центре и контейнер к нему на компьютере. Если Вы уже пользуетесь сервисом «1С:отчетность», то у Вас уже есть подпись и для ЭДО можете использовать подпись от этого сервиса.
- У Вас должен быть действующий договор «1С:ИТС» любого уровня.
- Сделать настройку сервиса «1С-ЭДО» в базе «1С» (создание профиля ЭДО).
- Отправить запрос контрагенту на начало обмена электронными документами. После того, как контрагент примет запрос на обмен по ЭДО, Вы можете обмениваться с ним документами.
Получить бесплатную консультацию
Для работы с программным решением «1С-ЭДО» в «1С» есть специальная форма «Текущие дела ЭДО»
Рис. 1
В этой форме Вы увидите принятые и отправленные электронные документы, а также документы, которые поступили Вам, но требуют Вашей проверки.
Преимущества использования программы «1С-ЭДО»
Использование сервиса «1С-ЭДО» позволяет сократить финансовые траты на ведение документооборота. Вам больше не понадобятся целые кипы бумаг, картриджи для распечатки и места для хранения документации. Все документы создаются и хранятся в электронном виде.
Кроме того, сокращается время на обмен документами с контрагентами. Цикл любых сделок сокращается по времени в два-три раза. Среди прочих достоинств подключения сервиса «1С-ЭДО»:
- безопасность — использование программы «1С-ЭДО» полностью безопасно, документы хранятся в облачном хранилище и надежно зашифрованы;
- порядок в делопроизводстве — благодаря разграничению прав доступа, каждый сотрудник организации отвечает за свою работу, видит и работает только со своими документами;
- совместимость с другими программами 1С — есть возможность настроить интеграцию практически со всеми сервисами «1С».
Чтобы обеспечить нормальную работу сервиса, недостаточно его подключить. Необходимо еще и верно его настроить.
Помощь в настройке «1С-ЭДО»
Подробно описывать здесь всю инструкцию по настройке сервиса нецелесообразно, так как это долгий и сложный процесс. Поэтому для подробной настройки электронного документооборота Вы можете обратиться в нашу компанию. У нас Вы можете пройти курс «1С-ЭДО» в учебном классе, а также воспользоваться услугами специалистов, которые настроят сервис и научат с ним работать.
Помимо этого, мы предлагаем актуальные релизы любых программ «1С». Квалифицированные специалисты «Микос» осуществят настройку программ и сервисов в соответствии с Вашими потребностями и особенностями деятельности фирмы.
