В последние годы государство активно работает над усовершенствованием контроля над применением электронно-цифровых подписей (ЭЦП). Основной целью проводимых реформ является предотвращение мошенничества и хищения личных данных. В этой связи были усилены требования к удостоверяющим центрам, ответственным за выдачу сертификатов. Кроме того, были внедрены новые способы использования электронной подписи и определены стандарты для представителей компаний. Одно из основных нововведений — машиночитаемая доверенность (МЧД).
В чем суть МЧД
Учитывая нововведения, с 2023 года вместо сертификатов сотрудников в компаниях станут использоваться сертификаты физического лица. В новых сертификатах указываются только личная информация о работнике компании, а вот данных о работодателе там нет. Поэтому, чтобы подтвердить правомерность действий сертификата физлица, требуется машиночитаемая доверенность.
МЧД представляет собой электронный аналог бумажной доверенности. В ней указана информация о доверителе (руководителе компании) и поверенном (сотруднике организации). Также в МЧД представлены полномочия поверенного и время, в течение которого действует документ. Руководитель предприятия обязательно должен подписать МЧД своей квалифицированной электронной подписью (КЭП), иначе доверенность не будет действительной. Оформлением МЧД на сотрудника занимается сам руководитель компании.
Для чего нужна МЧД
Электронные доверенности представлены в виде файлов расширения XML. С начала сентября 2024 года сотрудники могут подписать электронную документацию, используя только личные электронные подписи с приложенным файлом машиночитаемой доверенности.
С ее помощью осуществляются:
- сдача отчетов в контролирующие органы — сотрудники составляют отчетность для ФНС (федеральная налоговая служба) или Социального фонда, подписывают собранную документацию своей ЭП и направляют документы с приложенной МЧД, чтобы подтвердить, что они вправе сдавать отчетность в ФНС;
- работа на государственных порталах — с применением машиночитаемой доверенности вы можете подписывать документацию для передачи ее в ЕГАИС, Федеральную таможенную службу (ФТС) или «Честный знак».
Отправка МЧД возможна двумя способами: либо отдельным файлом, который приложен к пакету документации, либо указанием лишь номера доверенности.
Преимущества использования МЧД
Машиночитаемая доверенность имеет ряд преимуществ, которые делают ее привлекательным выбором для организаций и индивидуальных предпринимателей. Например, при наличии электронной МЧД не придется направлять в ФНС бумажный вариант документа. Использование МЧД:
- надежно — подделать электронную доверенность очень трудно, при этом МЧД хранится в хорошо защищенных системах;
- удобно — вы освобождаетесь от огромного объема бумажной работы, а управлять доверенностями становится куда легче и проще;
- экономично — не надо покупать бумагу и краску для распечатки бумажной документации, также не придется заказывать и оплачивать услуги нотариуса.
Отзыв МЧД
В случае если сотрудник больше не имеет права подписывать документы компании или его полномочия были изменены, директор может аннулировать машиночитаемую доверенность. Для этого он должен отправить в ФНС, где хранится МЧД, заявление на аннулирование. Форму этого запроса определяет сама система. Сотрудник также может добровольно отказаться от своих полномочий. Для этого ему необходимо подписать отказ своим сертификатом подписи.
Способы получения машиночитаемой доверенности
Оформление машиночитаемой доверенности, особенно при самостоятельном формировании, сопряжено с некоторыми трудностями. Вообще, перед тем как заняться оформлением МЧД, нужно выполнить предварительные шаги:
- подать заявку на выпуск квалифицированной электронной подписи организации или ИП;
- выпустить в УЦ личную электронную подпись сотрудника, который будет пользоваться доверенностью.
Если хотите оформить МЧД без лишней суеты и траты времени, обращайтесь к специалистам МИКОС. Мы поможем вам быстро создать машиночитаемую доверенность. При создании наши сотрудники подскажут, где и какой параметр требуется выбрать, а также покажут, как правильно подписывать МЧД. В случае необходимости мы поможем отозвать доверенность. Если будут вопросы по получению или отзыву МЧД, обращайтесь в техподдержку МИКОС. Наши эксперты работают круглосуточно и проконсультируют вас на интересующую тему.
В процессе оформления заполняются все указанные на странице поля, после чего документ подписывается руководителем усиленной квалифицированной электронной подписью. Только в этом случае возможно использование МЧД работником организации.
Оформление МЧД в программе «1С:Бухгалтерия 8»
Помимо сервиса ФНС и Госуслуг, машиночитаемую доверенность можно оформить в программе «1С:Бухгалтерия 8». Для этого следует перейти в приложение, открыть список организаций и найти в представленном перечне нужную компанию. Затем нажать кнопку «ЭДО» и выбрать из выпавшего списка «Машиночитаемые доверенности».
Появится новая страница, где будет находиться кнопка «Создать». Нажимаем на нее, и открывается окно заявки. В нем необходимо заполнить все указанные поля, включая сведения о компании, представителе и количество полномочий. Как только все поля будут заполнены, можно подписывать и отправлять заявку. Через какое-то время доверенность будет зарегистрирована. Останется лишь добавить ее и сертификат в учетную запись организации в сервисе 1С-ЭДО для обмена документами с контрагентами и в сервисе 1С:Отчетность, чтобы обмениваться документацией с контролирующими органами. После чего будет доступна возможность пользоваться МЧД в полной мере.
Обычно внедрение машиночитаемой доверенности может занять от 2 часов до 3 дней, в зависимости от быстроты ответа налоговой. Рекомендуем начать переход уже сейчас, так как на обучение сотрудников и проверку работы системы уходит достаточно много времени. Тщательная подготовка позволит избежать возможных проблем и внедрить новые правила без лишнего стресса для работников.
Помощь в оформлении МЧД компании «МИКОС»
Компания «МИКОС» — официальный партнер 1С. Мы занимаемся автоматизацией бизнес-процессов и качественным информационно-техническим сопровождением 1С. Помимо этого, специалисты «МИКОС» предлагают помощь в оформлении машиночитаемой доверенности.
Почему выбирают именно нас? Этому есть пять простых объяснений:
- профессионализм — в «МИКОС» работают квалифицированные специалисты с большим опытом, которые всегда в курсе последних изменений;
- высокий уровень сервиса — в случае возникновения каких-либо вопросов или трудностей служба поддержки готова будет оказать любую помощь на всех этапах сопровождения;
- качество — работы по оформлению машиночитаемой доверенности проводятся максимально качественно и в точно установленные сроки;
- индивидуальный подход к клиентам — найдем оптимальное решение проблемы каждого клиента;
- доступная стоимость — привлекательные цены на услуги, предлагаем скидки, акции и бонусы постоянным клиентам.
Мы поможем создать, проверить и в случае необходимости отозвать МЧД. Вам не придется вникать в нюансы оформления доверенности. Наши специалисты сделают все сами. Просто свяжитесь с менеджерами по контактному телефону или оставьте заявку на сайте.
Программные продукты 1С от «МИКОС»
Кроме выпуска МЧД, мы также предлагаем купить разнообразные прикладные решения от 1С, которые позволят сделать работу компании максимально эффективной и прибыльной. За автоматизацией бизнес-процессов и внедрением программных продуктов 1С к нам обратились свыше 12 тысяч компаний.
Мы предлагаем только актуальные релизы программ 1С. Бесплатно продемонстрируем функции и возможности прикладных решений, чтобы вы оценили перспективность их использования в процессе управления компанией. Также проводим ежегодные обучающие вебинары, на которых вы и ваши сотрудники можете обучиться работе в программах 1С.
