С 2023 года в России применяются новые правила уплаты подоходного налога (НДФЛ), в связи с чем некоторые работодатели стали менять сроки начисления аванса и зарплаты. Произошедшие изменения в законодательстве носят комплексный характер и затрагивают начисление и уплату подоходного налога (НДФЛ), а также использование единого налогового платежа для перечисления налогов и сборов по зарплате.
Изменения порядка начисления и уплаты НДФЛ и страховых взносов
В 2023 г. поменялась дата получения дохода для налогообложения — теперь это не последний день месяца, а дата, когда доход фактически был выплачен. Соответственно, работодателям как налоговым агентам придется перечислять подоходный налог, удержанный в период с 23 числа предыдущего месяца до 22 числа текущего, до 28 числа текущего месяца. При этом до 25 числа нужно направить в налоговую уведомление об исчисленной сумме по НДФЛ для корректного направления денежных средств, получаемых в рамках единого налогового платежа (ЕНП).
Стоит обратить внимание на обновление тарифа по страховым взносам. Деления платежей не предусматривается, поэтому достаточно сформировать 2 платежа — по взносам за медицинское и пенсионное страхование и ВНиМ (временной нетрудоспособности и материнству), а также по взносам за травматизм (взымается с предприятия, а не с каждого сотрудника).
В 2023 г. бухгалтерии придется рассчитывать НДФЛ непосредственно в текущем месяце. При использовании автоматизированных программ 1С проблем не предвидится. Но если заработная плата считается бухгалтером вручную, он может не успеть рассчитать подоходный с аванса, который выплачивается в текущий налоговый период.
В любом случае придется объяснить работнику причину выплаты аванса в меньшем размере. Стоит сделать особый акцент на том, что фактический размер заработной платы не меняется, уменьшение связано не с внутренней политикой предприятия, а с обновлением налогового кодекса в 2023 году. Объяснять ничего не придется только в случае, если понижающий коэффициент применялся к авансу еще до 2023 г.
Для снижения нагрузки с бухгалтеров стоит установить и настроить программу, например, «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП), которая автоматически начисляет аванс и зарплату с учетом нормативных изменений и готовит отчетность. Для предупреждения недовольства работников можно изменить размер аванса и сроки перечисления заработной платы. Трудовой кодекс России позволяет это сделать:
- ст. 139 ТК РФ указывает на расчёт средней зарплаты из фактически отработанного времени;
- ст. 136 ТК РФ устанавливает выплату заработка не реже двух раз в месяц;
- ст. 136 ТК РФ дает право производить перечисления аванса заработной платы под расчет в срок до 15 дней по окончанию периода, за которой начислялась выплата.
Но пойдя по этому пути, работодателю придется внести соответствующие изменения в документы. Заработная плата и аванс (объемы и сроки выплат) устанавливаются одним из следующих способов: Правилами внутреннего трудового распорядка, трудовым или коллективным договором. Соответственно, придется выпускать приказы об изменении этих документов или заключать дополнительное соглашение с работником, в зависимости от того, где именно прописаны денежные отношения с сотрудником.
Стоит отметить, что Роструд настоятельно рекомендует отказаться от выплаты аванса в последние календарные дни месяца. Это связано с нарушением основных принципов расчетов за работу — например, если новый сотрудник был принят на работу 3 числа, он получит первый заработок только в конце месяца в виде аванса, который окажется меньше фактически отработанного времени.
Минимальный размер оплаты труда в 2023
Минимальный размер оплаты труда (МРОТ) увеличился до 16 242 руб. без учета районных коэффициентов. Обновленный показатель МРОТ следует обязательно учитывать в расчетах больничных и декретных выплат, а также заработной платы работникам предприятия.
«Минималка» влияет на заработную плату — по итогам месяца работник не может получить меньше. Однако, как и в случае с другим доходом, на руки сотрудник все равно получит меньше — 14 130 руб. 54 коп., поскольку с 16 242 удерживается НДФЛ в размере 13%.
Изменение даты выплаты зарплаты и аванса
Поскольку новшество с НДФЛ делает неудобным расчет налогов, многие предприниматели решаются изменить сроки выплат, стремясь сделать так, чтобы и зарплата, и аванс попадали в один налоговый период.
Для этого удобной оказывается следующая схема:
- аванс выплачивается работникам в период с 23 по 28 число (в связи с «коротким» февралем);
- зарплата выплачивается работникам в период с 8 по 12 число.
В этом случае нужно неукоснительно соблюдать требования статьи 136 ТК РФ, устанавливающей предельный пятнадцатидневный интервал между выплатами частей заработной платы. Платить можно и чаще (например, еженедельно), но в этом случае все выплаты не удастся включить в один отчетный период, т. е. с 23 числа предыдущего месяца до 22 числа текущего.
Помимо установки сроков с большой долей вероятности потребуется пересматривать и размер аванса. Большинство предприятий устанавливает выплату в объеме 40% от основной заработной платы, поскольку работник в течение месяца может заболеть или же на первые числа выпадают праздничные выходные дни. В 2023 сложилась подходящая ситуация, чтобы изменить ранее выбранный способ расчета аванса.
Аванс в процентах от зарплаты
Если до 2023 года на предприятии не применялся понижающий коэффициент 0,87 к авансу, а выплата устанавливалась в процентах от заработка «под расчет», то в связи с удержанием НДФЛ стоит установить новый объем. Причина проста — предположим, работнику платили 40% от всей заработной платы авансом. После удержания подоходного налога, на руки он получит всего 34,8% — не 2/5, а чуть больше 1/3 своей общей заработной платы, что довольно несправедливо за фактически проработанные полмесяца.
В этом случае стоит задуматься об увеличении суммы до 46% от общего ежемесячного заработка. После удержания НДФЛ сотрудник получит все те же 40% (даже больше — 40,02%). Работник почти не ощутит разницу даже с учетом получения всей суммы за месяц, соответственно, его лояльность сохранится на прежнем уровне.
Вопросы могут возникнуть в случаях, если отдел кадров или иное лицо не довело до сведения работника информацию об изменениях в налоговой сфере. Ведь увидев приказ об увеличении аванса (или подписывая соглашение), он на руки получит все ту же сумму. Это может привести к ненужным жалобам работника трудовому инспектору или в прокуратуру.
Аванс по отработанному времени
Этот способ чаще всего использовали до 2023 года на предприятиях, где начисление зарплаты осуществлялось за фактически выполненную работу. Он подразумевает, что начисления каждый месяц оказываются разными, в зависимости от количества рабочих дней в первой и второй половине месяца.
Например, работнику установлен оклад в размере 50 000 руб. Количество рабочих дней в мае 2023 г. — 20, но в 1-ой половине их всего 7. При авансировании по отработанному времени размер аванса составит 15 225 руб. с учетом удержанного НДФЛ (50000 / 20 * 7 * 0,87 = 15225).
В зарплатной политике предприятие также может пойти по пути, наработанному до 2023 г. — производить начисление аванса за увеличенный период, например, не за 15, а за 17 или 19 дней. Закон допускает подобный способ. Но впервые применяя подобный метод, стоит понимать, что зарплата «под расчет» за месяц окажется меньше, что может вызвать некоторое недовольство работников.
Снижение фактически получаемой на руки суммы из-за удержания НДФЛ может вызвать недовольство среди сотрудников предприятий. На отделе кадров или иных ответственных лицах лежит ответственность за доведение до сведения работников изменений в налоговой сфере.
Налоговые вычеты в 2023 году
До наступления 2023 многие работники для уменьшения НДФЛ прибегали к налоговому вычету на ребенка, но при этом подоходный налог удерживался 1 раз в месяц, в связи с чем не возникало вопросов с тем, когда именно его можно применять. С 2023 года ситуация изменилась, ведь удержание НДФЛ происходит и с аванса.
Если внимательно изучить подпункт 4 пункта 1 ст. 218 НК РФ, устанавливающий вычет, то можно прийти к двум взаимоисключающим выводам: применять вычет можно ежемесячно — 1 раз в месяц и 2 раза в месяц. Специально для исключения неправомерного применения налогового вычета на ребенка, ФНС выпустила инструкцию (09.11.22 № БС-4-11/15099@), в которой однозначно указывается на возможность применения вычета только 1 раз в месяц. Решение, к какому из удержаний его применять, оставляют за бухгалтером. Настроить эту функцию в 1С довольно легко.
Многие бухгалтера пришли к выводу, что удобней применять вычет к более поздней из выплат в календарном месяце. Это позволит оценить, превысил ли доход работника предельные 350 тыс. руб. Поскольку обычно платится аванс в конце месяца, то вычет логично применять именно к нему.
Удержания по исполнительным листам в 2023 году
С учетом новых правил удержания подоходного налога в 2023, у бухгалтеров возникли затруднения с удержаниями по исполнительным листам и алиментным обязательствам. Вопрос касается того, нужно ли удерживать суммы при выплатах только зарплаты, или же удерживать и при выплате аванса.
Чиновники не дают ответа на этот вопрос, однако эксперты отрасли сходятся во мнении, что удерживать суммы нужно с каждого дохода, то есть 2 раза в месяц. Основанием для этого является:
- ч. 1 ст. 99 закона №229-ФЗ, устанавливающая размер удержания с зарплаты после вычета налогов, а не по начислению;
- п. 4 перечня, утвержденного Постановлением Правительства №1908 от 02.11.2021, устанавливающий порядок удержаний по взысканию алиментов после удержания налогов с зарплаты.
Поскольку понятие «аванс» в трудовом законодательстве отсутствует, то под ним подразумевается первая или вторая часть заработной платы. Соответственно, удержание по исполнительным листам и алиментным обязательствам необходимо делать в случае обеих выплат.
В то же время не исключен вариант, что до конца 2023 появится официальное решение данного вопроса. Оно также будет отражено в ЗУП от компании 1С.
Особенности начислений в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 3 редакции
Поскольку аванс в программе называется «Начисление за первую половину месяца», работать нужно с этим документом. Он предназначен для расчета сумм к выплате работникам за первую половину месяца, исходя из плановых расчетов и удержаний и расчета подоходного налога.
В 2023 в версиях программы 3.1.24.212 и 3.1.23.357 документ заполняется по всем сотрудникам независимо от того, какой способ был выбран ранее для расчета заработной платы за первую половину месяца. В документе необходимо указать месяц, за который проводится начисление. При этом не нужно производить расчет пособий, взносов, доначислений и т. д. Можно изменить дату для расчета 1-ой половины месяца. По умолчанию в программе установлено 15-е число месяца.
Так как с 2023 документ заполняется на всех сотрудников, чтобы не заводить отдельные документы на каждого из них или не вводить их в документ вручную, предусмотрена специальная кнопка «Заполнить». После ее нажатия в таблицу автоматически добавляются все сотрудники организации.
На вкладке «Начисления» документа отражаются плановые начисления на работников, для которых установлено свойство «Начисляется при расчете первой половины месяца». Расчет осуществляется согласно учету фактически отработанного времени. Если нужно проверить расчет и ознакомиться с показателями, необходимо нажать кнопку «Показать подробности расчета».
Удержание подоходного налога (включая возможность применения вычета) на планируемую дату выплаты производится на вкладке НДФЛ. При проведении ведомости на выплату в другой день, дата выплаты и НДФЛ изменится автоматически на дату, указанную в ведомости. При этом в ведомости также будут отображаться суммы расчетных документов, выплата которых проводится вместе с заработной платой за первую половину месяца.
Проанализировать начисления поможет отчет по заработной плате. Доступен анализ по сотрудникам, расчетная ведомость Т-51 и расчетный листок в подразделе «Первая половина месяца».
Вебинар по расчету авансов и заработной платы 2023
Поскольку удержание НДФЛ — это новое явление в налоговой сфере России, вопросов у бухгалтеров существует много больше рассмотренных в данном материале. Узнать о новшествах в начислении заработной платы в 2023 поможет запись вебинара «Самые важные изменения в учете и отчетности с 2023 года на примере программы «1С:ЗУП», которую специально для бухгалтеров, руководителей и предпринимателей подготовили специалисты компании «Микос».
Запись вебинара поможет разобраться в новшествах 2023 г., освоиться и применять полученные знания на практике. Обо всех тонкостях работы и преимуществах программы можно узнать у менеджеров компании по телефону. Купите программу «Зарплата и управление персоналом» от отечественного разработчика 1С онлайн или оформите заказ по телефону.
