Электронная подпись (ЭП) ФНС – аналог обычной подписи, но только в электронном виде. Ее используют для подтверждения подписания документа именно тем лицом, которое использовало для этого свою подпись. С 1 января 2022 года ЭП выдается бесплатно Удостоверяющим центром ФНС директорам организаций и предпринимателям. Помимо ФНС, ЭП могут выдавать доверенные лица, реестр которых размещен в общем доступе на официальном сайте фискальной службы.
Независимо от источника, ЭП выдается только на защищенный носитель информации и не подлежит копированию. Подпись настраивается под работу только с определенным порталом.
Как настроить электронную подпись
Корректная работа ЭП возможна при установке на ПК владельца подписи определенных программ.
- КриптоПро CSP – программное обеспечение используется для защиты от изменения данных 3-ими лицами. В программе можно ставить ЭП, осуществлять шифрование и защиту данных.
- Панель управления Рутокеном – программное обеспечение используется для работы с защищенными носителями.
Это базовый набор программ, которые поддерживаются в 2022 году.
Правила использования электронной подписи
Директору организации или индивидуальному предпринимателю стоит понимать, что ЭП – это полный аналог рукописной подписи. Ее получение и сохранность гораздо важнее получения и сохранности личного паспорта предпринимателя. Ведь паспорт без законного предъявителя недействителен, поскольку используется для личной (очной) идентификации. ЭП напротив – применяется для дистанционной идентификации.
ЭП придает юридическую силу подписанному документу. Поэтому следует соблюдать ряд простых, но важных правил обращения с ней.
1. Ни при каких обстоятельствах не передавайте носитель с ЭП третьим лицам. Они могут совершить ряд незаконных действий, начиная от взятия микрокредита и заканчивая реализацией имущества или незаконным возмещением НДС.
При необходимости сотрудникам предприятия выпускаются собственные ЭП с использованием любого доступного механизма:
- выпуск ЭП сотрудника в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ);
- выпуск ЭП физического лица и выдача ее владельцу машиночитаемой доверенности с указанием полномочий.
К примеру, можно использовать сервис «1С:Отчетность». ЭП для физического лица выпускается бесплатно.
2. При потере ЭП немедленно отзывается ее владельцем. Отозвать утраченную ЭП можно через УЦ, в котором заказывался выпуск.
3. При получении ЭП следует заменить стандартный (заводской) PIN-код на собственный, ранее нигде не использованный. Но при утрате PIN-кода восстановление доступа к ЭП невозможно. Придется выпускать новую ЭП.
Сфера использования электронной подписи
ЭП, полученную через ФНС России или ее аккредитованных доверенных лиц, можно использовать не только для операций с отчетностью или оборота электронных документов. ЭП принимается на различных порталах, площадках и сервисах:
- официальный сайт фискальной службы (nalog.ru) – создание ответов на требования, регистрация организации или ИП, работа с системой налогообложения, оформление вычетов, регистрация онлайн-касс;
- торговые площадки – регистрация, документооборот с заказчиками, поставщиками, операторами площадки;
- портал государственных услуг (gosuslugi.ru) – практически все опции сайта налоговой службы, а также добавление филиалов и внесение изменений в регистрационные данные, оформление патентов, запросы статистических данных и многое другое;
- система честный знак (честныйзнак.рф) – запрос кодов, представление отчетов об операциях с маркированными товарами;
- сайт Росреестра (rosreestr.gov.ru) – регистрация сделок с недвижимым имуществом, операции по кадастровому учету, работа с межевыми и техническими планами, получение сведений в рамках деятельности Росреестра;
- сайт таможенной службы (customs.gov.ru) – работа с таможенными декларациями, разрешительной и сопроводительной документацией;
- ЕГАИС «Алкоголь» и «Лес» – передача сведений о движении товаров;
- Росаккредитация (fsa.gov.ru) – направление заявлений на получение и прекращение аккредитации, регистрация деклараций и прекращение их действия.
ЭП пригодится для юридически правильного построения документооборота в пределах компании, при взаимодействии с внешними партнерами организации и даже для оформления трудовых отношений между организацией и нанимаемым сотрудником. Сфера использования ЭП увеличивается ежегодно, поскольку она оказалась удобным инструментом для ведения бизнеса и решения организационных задач, в том числе для работы с государственными контрольными и надзорными органами.
ЭП не нужно бояться, получить ее в современных условиях просто обязан каждый предприниматель или руководитель организации. Но ее нужно беречь и соблюдать простые правила использования.
