Переход на внутренний электронный документооборот в "1С: Бухгалтерии государственного учреждения 8"

В течение последних лет продолжается массовый переход на электронный документооборот (ЭДО), как внешний (с контрагентами и контролирующими органами), так и внутренний.

Законодательно установлен приоритет электронных документов перед бумажными носителями для бухгалтерского учета, в том числе и организаций бюджетной сферы.

Стандартом «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора» (утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н) предусмотрено формирование и хранение в электронном виде первичных документов, подписанных электронной подписью.

С этой целью в документооборот учреждений государственного сектора внедряются формы электронных документов, утвержденных приказами Минфина России от 15.06.2020 № 103н и от 15.04.2021 № 61н.

Указанные приказы устанавливают единые правила формирования и применения унифицированных форм электронных первичных учетных документов, электронных регистров бухгалтерского учета, иных документов бухгалтерского учета класса 05 «Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления» ОКУД.

Электронные первичные учетные документы и электронные регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, либо, в случаях, предусмотренных Методическими указаниями, простой электронной.

СРОКИ ПЕРЕХОДА НА ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Сроки перехода на электронные документы установлены Приказом № 61н от 15.04.2021:

• с 01.01.2022 электронные формы применяются федеральными органами исполнительной власти, их территориальными органами и подведомственными им федеральными казенными учреждениями, передавшими полномочия по ведению бюджетного учета Федеральному казначейству. Перечень этих организаций приведен в Приложении 1 к письму Минфина России от 01.12.2021 № 02-07-07/98091;
• с 01.01.2023 электронные формы должны применяться всеми остальными организациями бюджетной сферы.

Электронные документы, утвержденные Приказом № 61н, могут применяться до 01.01.2023, если соответствующие положения установлены учетной политикой.

На бумаге документы могут печататься в двух случаях:

1. Если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о составлении (хранении) документа исключительно на бумажном носителе.
2. Если отсутствует организационно-техническая возможность формирования и хранения электронных документов.

НОВЫЕ ЭЛЕКТРОННЫЕ ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ

Приказом № 61н от 15.04.2021 утверждены новые электронные формы первичных документов, а также методические указания по их формированию и применению:

• Ведомость группового начисления доходов (ф. 0510431);
• Извещение о начислении доходов (уточнении начисления) (ф. 0510432);
• Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств (ф. 0510433);
• Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434);
• Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435);
• Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436);
• Решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами, со счета____ (ф. 0510437);
• Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439);
• Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440);
• Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441);
• Решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы (ф. 0510442);
• Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ф. 0510445);
• Решении о восстановлении кредиторской задолженности (ф. 0510446);
• Изменение Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447);
• Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836);
• Ведомость начисления доходов бюджета (ф. 0510837);
• Ведомость выпадающих доходов (ф. 0510838)
• Журнал операций по забалансовому счету (ф. 0509213);
• Ведомость доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (ф. 0509095);
• Карточка учета имущества в личном пользовании (ф. 0509097).

Также приказом Минфина России от 15 июня 2020 г. № 103н с 01.01.2021 введены новые формы электронных первичных учетных документов:

• Решение о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504512);
• Изменение Решения о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504513);
• Решение о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504515);
• Изменение Решения о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504516);
• Решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей (ф. 0504517);
• Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518);
• Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).

Эти электронные документы не заменяют унифицированных форм, утвержденных приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Это дополнительные формы, по которым ранее не существовало специальных документов.

Важной особенностью новых форм является то, что они ориентированы на ведение учета в централизованных центрах обработки данных (ЦОД), созданных в соответствии с постановлениями Правительства РФ от 27.12.2019 № 1890, от 15.02.2020 № 153, когда первичный документ изначально оформляется и утверждается (подписывается ЭП) в учреждении – субъекте централизованного учета, а затем проверяется, корректируется и проводится по бухгалтерскому учету в ЦОДе.

Перечень электронных документов будет дополняться.

ОТВЕТСТВЕННЫЕ ЛИЦА, УЧАСТВУЮЩИЕ В ДОКУМЕНТООБОРОТЕ

Методические указания по формированию и применению унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета содержат в том числе частичное описание бизнес-процессов, применяемых при оформлении электронных документов:

• перечень должностных лиц, участвующих в составлении и подписании электронного документа, и порядок их следования;
• зоны ответственности подписантов документа – информация из отдельных разделов документа либо весь документ;
• вид электронной подписи каждого подписанта – простая, либо усиленная квалифицированная.

При электронном документообороте к программе бухгалтерского учета должны быть подключены не только бухгалтеры, а также сотрудники договорного, планового отделов, лица, ответственные за сохранность имущества, подотчетные лица, члены инвентаризационных комиссий, комиссий по поступлению и выбытию активов, руководители подразделений, согласующие и утверждающие документы, и другие работники субъекта учета, ответственные за совершение факта хозяйственной жизни, за его оформление электронным первичным учетным документом, за соответствие содержащихся в электронном документе данных фактам хозяйственной жизни.

С каждым электронным документом могут последовательно работать несколько лиц как обслуживаемого учреждения (учреждения, передавшего полномочия по ведению учета, субъекта централизованного учета), так и централизованной бухгалтерии.

Один документ может содержать несколько электронных подписей разных видов, которыми может быть подписана информация из разных разделов документа в соответствии с зонами ответственности сотрудников.

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ПРОЦЕДУРЫ ДЛЯ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Письмом Минфина России от 01.12.2021 № 02-07-07/98091 доведены Методические рекомендации по переходу на применение в 2022 году унифицированных форм электронных первичных документов.

Необходимо провести следующие подготовительные мероприятия:

• Определить дату перехода на применение электронных документов.
• Внести изменения в учетную политику с учетом особенностей порядка формирования, заполнения и подписания электронных документов.
• Определить лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов.
• Определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете.
• Внести дополнения в график документооборота с учетом использования электронных документов, содержащий правила документооборота и технологию обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи электронных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению электронных документов для ведения бухгалтерского учета.
• Обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы простой электронной подписью или квалифицированной электронной подписью в соответствии с порядком, определенным Приказом № 61н, а должностных лиц, утверждающих и согласовывающих электронные документы - квалифицированной электронной подписью.
• Обеспечить доступ к информационной системе бухгалтерского учета для должностных лиц - членов комиссии, подписывающих электронные документы простой ЭП, и для председателя комиссии, подписывающего электронные документы ЭЦП.
• Привести в соответствие с требованиями Приказа № 61н справочники, используемые при формировании электронных документов в ИС бухгалтерского учета.
• Уточнить порядок определения лиц, ответственных за имущество учреждения (ответственных лиц).

РЕАЛИЗАЦИЯ ВНУТРЕННЕГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ПРОГРАММАХ «1С:БУХГАЛТЕРИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ 8»

Внутренний электронный бухгалтерский документооборот, а также новые электронные формы документов реализованы только во второй версии конфигурации 1С: БГУ 8.

В 1С: БГУ ред.1 формы новых электронных документов включаться не будут. Рекомендуем запланировать переход на 1С: БГУ ред. 2 или 1С: БГУ КОРП, т.к. с 2023 года прекращается ее поддержка!

1С: БГУ ред.2 имеет возможности внутреннего ЭДО для организации электронного бухгалтерского документооборота в небольших учреждениях государственного сектора.

Для организации внутреннего электронного документооборота таким субъектам учета как:

• крупное учреждение;
• головное учреждение с филиальной сетью;
• централизованная бухгалтерия и субъекты централизованного учета;
• а также при технологической централизации – оператор облака и группа учреждений, работающих в выделенных областях ведомственного облака, рекомендуем использовать «1С:Бухгалтерию государственного учреждения 8 КОРП» (далее 1С: БГУ КОРП.

1С: БГУ КОРП является развитием конфигурации БГУ редакции 2, которая позволяет реализовать информационное взаимодействие между пользователями системы по единым правилам формирования и применения унифицированных форм электронных первичных учетных документов, иных документов бухгалтерского учета:

• поэтапную обработку документа несколькими ответственными исполнителями;
• разграничение ответственности по реквизитам, разделам документа
• между ответственными исполнителями;
• подписание данных документа в зоне ответственности при помощи простой либо усиленной (квалифицированной) электронной подписи и последующее хранение этих данных;
• защиту подписанных данных документа от несанкционированных исправлений.

По мере ввода в действие новых форм электронных документов в программы 1С: БГУ ред.2 и 1С: БГУ КОРП будут добавляться соответствующие формы.

Как настроить электронный бухгалтерский документооборот в программах 1С читайте в следующих выпусках.