Переход на внутренний электронный документооборот в "1С: Бухгалтерии государственного учреждения 8"

В течение последних лет продолжается массовый переход на электронный документооборот (ЭДО), как внешний (с контрагентами и контролирующими органами), так и внутренний.

Законодательно установлен приоритет электронных документов перед бумажными носителями для бухгалтерского учета, в том числе и организаций бюджетной сферы.

Стандартом «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора» (утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н) предусмотрено формирование и хранение в электронном виде первичных документов, подписанных электронной подписью.

С этой целью в документооборот учреждений государственного сектора внедряются формы электронных документов, утвержденных приказами Минфина России от 15.06.2020 № 103н и от 15.04.2021 № 61н.

Указанные приказы устанавливают единые правила формирования и применения унифицированных форм электронных первичных учетных документов, электронных регистров бухгалтерского учета, иных документов бухгалтерского учета класса 05 «Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления» ОКУД.

Электронные первичные учетные документы и электронные регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, либо, в случаях, предусмотренных Методическими указаниями, простой электронной.

СРОКИ ПЕРЕХОДА НА ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Сроки перехода на электронные документы установлены Приказом № 61н от 15.04.2021:

• с 01.01.2022 электронные формы применяются федеральными органами исполнительной власти, их территориальными органами и подведомственными им федеральными казенными учреждениями, передавшими полномочия по ведению бюджетного учета Федеральному казначейству. Перечень этих организаций приведен в Приложении 1 к письму Минфина России от 01.12.2021 № 02-07-07/98091;
• с 01.01.2023 электронные формы должны применяться всеми остальными организациями бюджетной сферы.

Электронные документы, утвержденные Приказом № 61н, могут применяться в организациях до 01.01.2023, если соответствующие положения установлены учетной политикой.

На бумаге документы могут печататься в двух случаях:

• Если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о составлении (хранении) документа исключительно на бумажном носителе.
• Если в учреждение отсутствует организационно-техническая возможность формирования и хранения электронных документов.

ЗАЧЕМ ПЕРЕХОДИТЬ НА ВНУТРЕННИЙ ЭДО

Главные причины внедрения внутреннего электронного документооборота в государственных учреждениях — быстрый обмен информации, оперативное согласование, утверждение и отправка электронных документов в проверяющие госорганы. Среди основных достоинств внутреннего ЭДО:

• экономия — крупные учреждения используют огромное количество документов в работе, которые требуется регулярно распечатывать, поэтому отказ от бумажных носителей в пользу электронных позволит сэкономить;
• надежность — учреждения, пользующиеся возможностями внутреннего ЭДО, защищены от утери, попадания в третьи руки и порчи;
• эффективность — руководители и сотрудники учреждения могут следить за движением электронной документации, а при необходимости согласовывать или возвращать ее на доработку.

НОВЫЕ ЭЛЕКТРОННЫЕ ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ

Приказом № 61н от 15.04.2021 утверждены новые электронные формы первичных документов, а также методические указания по их формированию и применению при переходе на внутреннее ЭДО:

• ведомость группового начисления доходов (ф. 0510431);
• извещение о начислении доходов (уточнении начисления) (ф. 0510432);
• акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств (ф. 0510433);
• акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434);
• акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435);
• акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436);
• решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами, со счета____ (ф. 0510437);
• решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439);
• решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440);
• решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441);
• решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы (ф. 0510442);
• решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ф. 0510445);
• решение о восстановлении кредиторской задолженности (ф. 0510446);
• изменение Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447);
• акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (0510448);
• накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (0510450);
• требование-накладная (0510451);
• акт приемки товаров, работ, услуг (0510452);
• извещение о трансферте, передаваемом с условием (0510453);
• заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (0510521);
• акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (0510454);
• акт о списании транспортного средства (0510456);
• накладная на отпуск материальных ценностей на сторону (0510458);
• акт о списании материальных запасов (0510460);
• акт о списании бланков строгой отчетности (0510461);
• акт о результатах инвентаризации (0510463);
• акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836);
• ведомость начисления доходов бюджета (ф. 0510837);
• ведомость выпадающих доходов (ф. 0510838);
• журнал операций по балансовому счету (ф. 0509213);
• ведомость доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (ф. 0509095);
• карточка учета имущества в личном пользовании (ф. 0509097).

Также приказом Минфина России от 15 июня 2020 г. № 103н с 01.01.2021 введены новые формы электронных первичных учетных документов:

• решение о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504512);
• изменение Решения о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504513);
• решение о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504515);
• изменение Решения о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504516);
• решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей (ф. 0504517);
• отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).

Эти электронные документы не заменяют унифицированных форм, утвержденных приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Это дополнительные формы, по которым ранее не существовало специальных документов.

Важной особенностью новых форм является то, что они ориентированы на ведение учета в централизованных центрах обработки данных (ЦОД), созданных в соответствии с постановлениями Правительства РФ от 27.12.2019 № 1890, от 15.02.2020 № 153, когда первичный документ изначально оформляется и утверждается (подписывается ЭП) в учреждении — субъекте централизованного учета, а затем проверяется, корректируется и проводится по бухгалтерскому учету в ЦОДе.

Перечень электронных документов будет дополняться.

ОТВЕТСТВЕННЫЕ ЛИЦА, УЧАСТВУЮЩИЕ В ДОКУМЕНТООБОРОТЕ

Методические указания по формированию и применению унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета содержат в том числе частичное описание бизнес-процессов, применяемых при оформлении электронных документов бюджетного учреждения:

• перечень должностных лиц, участвующих в составлении и подписании электронного документа, и порядок их следования;
• зоны ответственности подписантов документа — информация из отдельных разделов документа либо весь документ;
• вид электронной подписи каждого подписанта — простая либо усиленная квалифицированная.

При внутреннем электронном документообороте к программе бухгалтерского учета должны быть подключены не только бухгалтеры, а также сотрудники договорного, планового отделов, лица, ответственные за сохранность имущества, подотчетные лица, члены инвентаризационных комиссий, комиссий по поступлению и выбытию активов, руководители подразделений, согласующие и утверждающие документы, и другие работники субъекта учета, ответственные за совершение факта хозяйственной жизни, за его оформление электронным первичным учетным документом, за соответствие содержащихся в электронном документе данных фактам хозяйственной жизни.

С каждым электронным документом могут последовательно работать несколько лиц как обслуживаемого бюджетного учреждения (учреждения, передавшего полномочия по ведению учета, субъекта централизованного учета), так и централизованной бухгалтерии.

Один документ может содержать несколько электронных подписей разных видов, которыми может быть подписана информация из разных разделов документа в соответствии с зонами ответственности сотрудников.

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ПРОЦЕДУРЫ ДЛЯ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Письмом Минфина России от 01.12.2021 № 02-07-07/98091 доведены Методические рекомендации по переходу на применение в 2022 году унифицированных форм электронных первичных документов.

Необходимо провести следующие подготовительные мероприятия перед переходом и пользованием системой электронного документооборота:

1. Определить дату перехода на применение электронных документов.
2. Внести изменения в учетную политику с учетом особенностей порядка формирования, заполнения и подписания электронных документов.
3. Определить лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов.
4. Определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете.
5. Внести дополнения в график документооборота с учетом использования электронных документов, содержащий правила документооборота и технологию обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи электронных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии с порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению электронных документов для ведения бухгалтерского учета.
6. Обеспечить всех сотрудников учреждения, составляющих и подписывающих электронные документы простой электронной подписью или квалифицированной электронной подписью в соответствии с порядком, определенным Приказом № 61н, а должностных лиц, утверждающих и согласовывающих электронные документы — квалифицированной электронной подписью.
7. Обеспечить доступ к информационной системе бухгалтерского учета для должностных лиц - членов комиссии, подписывающих электронные документы простой ЭП, и для председателя комиссии учреждения, подписывающего электронные документы ЭЦП.
8. Привести в соответствие с требованиями Приказа № 61н справочники, используемые при формировании электронных документов в ИС бухгалтерского учета.
9. Уточнить порядок определения лиц, ответственных за имущество учреждения (ответственных лиц).

ЧЕМ ОТЛИЧАЕТСЯ ПРОФ ВЕРСИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ОТ КОРП ВЕРСИИ

Внутренний ЭДО в профессиональной версии (ПРОФ) программ 1С значительно отличается от электронного документооборота в корпоративной версии (КОРП). Среди основных отличий:

• в ПРОФ версии возможно только подписание электронных документов, а в версии КОРП допустимо не только подписывать, но и заполнять электронную документацию;
• в корпоративной версии электронные документы подписывают даже при частичном заполнении, чего нельзя сделать в профессиональной версии программ 1С;
• в профессиональной версии приложений 1С подписывается один и тот же электронный документ, а в корпоративной каждый проставляет подпись под своими данными;
• в корпоративной версии вы можете использовать гибкие маршруты передачи электронных документов — дальнейшего их получателя определяет сотрудник учреждения, который в данный момент распоряжается документацией.

РЕАЛИЗАЦИЯ ВНУТРЕННЕГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ПРОГРАММАХ «1С:БУХГАЛТЕРИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ 8»

Внутренний электронный бухгалтерский документооборот, а также новые электронные формы документов реализованы только во второй версии конфигурации 1С:БГУ 8.

В «1С:БГУ» ред.1 формы новых электронных документов включаться не будут. Рекомендуем запланировать переход на «1С:БГУ» ред. 2 или «1С:БГУ КОРП», т.к. с 2023 года прекращается ее поддержка!

«1С:БГУ» ред.2 имеет возможности внутреннего ЭДО для организации электронного бухгалтерского документооборота в небольших учреждениях государственного сектора.

Для организации внутреннего электронного документооборота таким субъектам учета как:

• крупное учреждение;
• головное учреждение с филиальной сетью;
• централизованная бухгалтерия и субъекты централизованного учета;
• а также при технологической централизации — оператор облака и группа учреждений, работающих в выделенных областях ведомственного облака, рекомендуем использовать «1С:Бухгалтерию государственного учреждения 8 КОРП» (далее «1С:БГУ КОРП».

«1С:БГУ КОРП» является развитием конфигурации БГУ редакции 2, которая позволяет реализовать информационное взаимодействие между пользователями системы по единым правилам формирования и применения унифицированных форм электронных первичных учетных документов, иных документов бухгалтерского учета:

• поэтапную обработку документа несколькими ответственными исполнителями;
• разграничение ответственности по реквизитам, разделам документа
• между ответственными исполнителями;
• подписание данных документа в зоне ответственности при помощи простой либо усиленной (квалифицированной) электронной подписи и последующее хранение этих данных;
• защиту подписанных данных документа от несанкционированных исправлений.

По мере ввода в действие новых форм электронных документов в программы «1С:БГУ» ред.2 и «1С:БГУ КОРП» будут добавляться соответствующие формы.

Как настроить электронный бухгалтерский документооборот в программах 1С, читайте в следующих выпусках.