Оператор персональных данных обязан уничтожить персональные данные в случаях, перечисленных в законе:
- незаконное получение персональных данных или отсутствие необходимости в этих данных ( ч. 1 ст. 14, ч. 3 ст. 20 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, далее – Закон № 152-ФЗ);
- неправомерная обработка персональных данных ( ч. 3 ст. 21 Закона № 152-ФЗ);
- достижение цели обработки персональных данных ( ч. 4 ст. 21 Закона № 152-ФЗ);
- отзыв субъектом персональных данных согласия на их обработку ( ч. 5 ст. 21 Закона № 152-ФЗ).
Роскомнадзор утвердил требования к документальному оформлению факта уничтожения персональных данных (приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179). Эти требования будут действовать с 1 марта 2023 по 1 марта 2029 года.
Если обработка персональных данных проводилась без использования средств автоматизации (вручную), то для подтверждения факта уничтожения персональных данных оформляется соответствующий акт.
Если же обработка персональных данных проводилась при помощи компьютеров, то вместе с актом об уничтожении персональных данных нужно сделать выгрузку из журнала регистрации событий в информационной системе оператора персональных данных. Форма акта об уничтожении персональных данных не утверждена и его можно составить в произвольной форме.
В "1С:ЗУП 8" (ред. 3) появилась возможность уничтожения персональных данных сотрудников. Для того чтобы включить данную возможность в настройках программы установите флажок «Уничтожать персональные данные». Для этого нужно зайти в раздел Администрирование – Настройки пользователей и прав – Защита персональных данных. В поле "Уничтожить данные уволенных сотрудников через" нужно указать через какое количество лет можно будет уничтожить данные.
После установки флажка в разделе Кадры станет доступным рабочее место "Уничтожение персональных данных", а также "Акты об уничтожении персональных данных".
В разделе "Сроки хранения" автоматически показывается список всех уволенных сотрудников и срок хранения их персональных данных в соответствии с количеством лет указанным в настройках. По кнопке "Создать акты" можно сформировать акт (акты) об уничтожении данных выбранных сотрудников.
По кнопке "Печать" из документа акта можно распечатать акт об уничтожении персональных данных и сформировать выгрузку из журнала регистрации событий.
Обратите внимание, когда по физическому лицу будет создан акт, его персональные данные будут уничтожены. Уничтоженные данные восстановить нельзя!
