Электронный документооборот: что такое ЭДО, какие выполняет функции и как подключить

Активная цифровизация бизнес-процессов стала мощным толчком для использования электронного документооборота. ЭДО, еще недавно считавшийся инновацией, превратился в стандарт, которым пользуется огромное количество организаций. Причем преимущества отказа от бумажной волокиты в пользу цифрового обмена документами осознали не только коммерческие компании, но и государственные учреждения.

Что представляет собой ЭДО и какие задачи решает

Электронный документооборот — это система, которая позволяет создавать, отправлять, получать, подписывать и хранить документы в электронном виде. Он решает ряд важных задач для бизнеса:

1. Экономия времени и ресурсов. Забудьте о печати, копировании, отправке почтой и многочасовом поиске нужной бумаги в архиве. Все, что вам нужно — это компьютер и программа.
2. Снижение затрат. ЭДО позволяет сократить расходы на бумагу, картриджи, почтовые услуги, аренду складских помещений для хранения архивов.
3. Ускорение бизнес-процессов. Мгновенная отправка и получение документов, оперативное согласование и подписание — все это значительно ускоряет работу компании.
4. Повышение прозрачности и контроля. ЭДО обеспечивает полный контроль над движением документов, историей изменений и статусом обработки.
5. Безопасность и юридическая значимость. Электронные подписи гарантируют достоверность и неизменность документов, защищая их от подделок.

За счет обмена электронными документами компания значительно снижает риски, минимизирует потери, порчу и подделку документации, а также повышает лояльность контрагентов, делая сотрудничество более комфортным за счет быстрого и удобного обмена документацией. Кроме того, все электронные документы соответствуют законодательству.

Из чего состоит и как работает система ЭДО

В основе системы электронного документооборота лежит взаимосвязь четырех основных ее участников:

1. Компании. Именно предприятия и фирмы, решив попрощаться с бумажной волокитой и перейти к цифровому формату ведения документации, являются главными участниками ЭДО.
2. Удостоверяющий центр. Можно сказать, что он играет роль хранителя ключа. Именно он выдаёт квалифицированные электронные подписи, которые подобно обычным подписям подтверждают подлинность документа и придают ему юридическую силу. Это гарантирует, что документация была создана конкретным человеком, а после подписания в нее не было внесено никаких изменений.
3. Оператор. Основная роль операторов ЭДО — обеспечить надежную и безопасную передачу электронной документации. При этом используется не обычная электронная почта, а специальная программа. Через оператора, как правило, передаются счета-фактуры, которые требуют более надежной защиты от постороннего вмешательства, а также другие первичные и непервичные документы. Часто компании выбирают сервис «1С-ЭДО», который обеспечивает более эффективный обмен документами, отличается большим набором функций и поддерживает различные форматы документации.
4. Государственные органы. Гарант порядка в мире ЭДО. Министерство цифрового развития и ФНС следят за соблюдением правил электронного документооборота, аккредитуют операторов и защищают интересы всех участников.

Стоимость электронных документов зависит от оператора ЭДО и выбранного тарифа. Обычно вы платите за отправку документации (исходящие), а прием (входящие) бесплатен. Чем больше документов вы отправляете, тем ниже цена за один документ.

Кто может использовать электронный документооборот

Пользоваться ЭДО могут как крупные компании, так и физические лица. Система подойдет, если вы:

1. Крупная организация или ИП. Ускорьте документооборот с контрагентами и сотрудниками, оптимизируйте работу бухгалтерии и кадрового отдела, забудьте о потерянных документах и проблемах с ФНС.
2. Бюджетное госучреждение. Сократите время на обработку документов, упростите взаимодействие с подрядчиками и повысьте прозрачность работы. Поликлиники, образовательные учреждения, правительства активно используют как внутреннее, так и внешнее ЭДО.

Электронный документооборот наиболее активно используют крупные бизнес-организации и индивидуальные предприниматели. Особенно он полезен, если фирма направляет из своего бюджета большие средства на курьерскую доставку документации или на почтовые расходы. Также без ЭДО не обойтись, если компания занимается частой отправкой большого количества пакетов документации в другие города, работой со счетами-фактурами или просто в ее штате работает много сотрудников.

Каким бывает электронный документооборот

Электронный документооборот бывает двух видов:

• внутренний;
• внешний.

Внутренний ЭДО — это как электронный офис внутри компании. Сюда относятся документы, которыми обмениваются сотрудники: отчеты, приказы, договоры. Внутренний документооборот помогает навести порядок в документах, ускорить их согласование и доступ к информации. Законодательством он не регламентируется, поэтому каждая организация самостоятельно определяет порядок ведения ЭДО. А вот для госучреждений порядок ведения внутреннего ЭДО определен Приказом № 61н.

Что касается внешнего ЭДО, то он обеспечивает непосредственно обмен электронными документами между партнерами, клиентами и госорганами. Эта разновидность позволяет обмениваться юридически значимыми документами: счетами-фактурами, договорами, актами. Внешний ЭДО экономит время и деньги на доставке, упрощает работу с контрагентами и исключает потерю документации.

Процесс перехода на ЭДО

Внедрение электронного документооборота проходит в несколько шагов:

1. Подготовка. Для начала решите, для чего вам нужен ЭДО, уточните его наличие у партнеров, определитесь с документами, которые собираетесь переводить в электронный вид, а после выберите подходящий тип документооборота.
2. Подключение к оператору. Сравните условия и возможности операторов и узнайте, с кем работают ваши контрагенты. Потом выберите сервис и тариф, подходящий для вашего бизнеса, и заключите договор с оператором.
3. Начало работы. Получите квалифицированную электронную подпись, настройте систему ЭДО, чтобы пользователи получили к ней доступ, и определите, как будете обмениваться документами. Все это могут сделать специалисты «Микос», что выйдет намного быстрее и качественнее.
4. Тестирование системы. Протестируйте систему ЭДО и обучите сотрудников работе с ней, одновременно назначив ответственных за ведение документооборота.
5. Запуск документооборота. Перед запуском предупредите контрагентов, что теперь компания работает с документацией в электронном режиме, и настройте обмен, отправив клиентам или партнерам приглашение в систему.

Применение ЭДО и видов электронной подписи в договорах с контрагентами можно указать в учетной политике организации, чтобы партнеры понимали, что компания теперь работает с электронной документацией.

Как совмещать бумажный и электронный документооборот (ЭДО)

Далеко не все ваши партнеры сразу переходят на ЭДО. Поэтому какое-то время приходится совмещать одновременно и бумаги, и цифровые документы. Это нормальная работа в переходный период, и ее нужно правильно выстроить. Главный вопрос здесь — как всё это хранить и не запутаться. Нужно продумать четкие правила для организации такого смешанного архива.

Самый простой вариант — сканировать всю входящую бумагу. Вот как это обычно выглядит:

• ответственный сотрудник получает бумажный документ;
• сразу же сканирует его и загружает в систему 1С;
• в карточке документа указывает его назначение, номер, дату и другие важные данные.

Теперь цифровой образ документа всегда под рукой, его легко найти через поиск. Не нужно перебирать папки в шкафу, достаточно ввести название или номер. Оригинал при этом подшивается в архив по стандартным правилам. Многие компании уже сейчас готовятся к полному переходу на ЭДО. Гибридный подход — отличный способ плавно адаптировать свой бизнес.

Как настроить ЭДО с контрагентами

Настроить обмен документами с партнером через сервис «1С:ЭДО» — дело несложное. Вся настройка сводится к обмену приглашениями. Есть два пути:

1. Вам прислали приглашение. Когда контрагент хочет начать с вами обмен через ЭДО, вы увидите его приглашение прямо в интерфейсе 1С. Обычно это специальный раздел «Текущие дела ЭДО». Там будет видна новая задача с пометкой «Требуется согласие». Вам остается только открыть ее и нажать «Принять». С этого момента системы готовы к работе.
2. Вы приглашаете партнера. Чтобы пригласить контрагента самому, нужно найти его в своем справочнике и создать для него настройку ЭДО. Программа предложит выбрать профиль — обычно это официальный оператор ЭДО, через которого вы работаете, например, Калуга Астрал, Контур Диадок или СБИС (данный момент лучше уточнять у партнера). Важно обращать внимание на рейтинг и условия, которые предлагает оператор. Далее вы указываете виды документов, которыми планируете обмениваться (счета-фактуры, акты, накладные). Важное свойство электронного документа — наличие электронной подписи. После заполнения всех полей отправляете приглашение. Как только партнер его примет, статус изменится на «Присоединен».

Переход на электронный документооборот открывает новые возможности для любой компании. Это не только экономия на бумаге и курьерах, но и ускорение всех процессов. Правильное программное обеспечение и его грамотная интеграция — залог успеха.

ЭДО в двух словах

Повторим основную информацию об электронном документообороте:

1. ЭДО — это обмен документами онлайн. Быстро, удобно и без бумаг.
2. Обмен электронными документами бывает внутренним (для себя) и внешним (с партнерами и госорганами).
3. Иногда ЭДО обязателен, например, при работе с маркировкой или госзакупками.
4. Чтобы использовать систему электронного документооборота, нужна электронная подпись и договор с оператором ЭДО.

Вот основные моменты, которые нужно знать перед тем, как перейти на электронный обмен документацией. А подключиться к системе можно у нас.

Компания «Микос» предлагает простое и эффективное решение — сервис «1С-ЭДО», интегрированный с программами 1С. Отслеживайте статус документов в режиме онлайн, получайте уведомления и формируйте отчеты. Работать с электронными документами можно прямо в интерфейсе 1С.

Свяжитесь с нашими специалистами по контактному телефону или напишите нам на электронную почту. Мы подберем оптимальный тариф с учетом специфики вашего бизнеса, настроим работу сервиса и интегрируем его с вашими программами 1С. Наши специалисты помогут с настройкой, объяснят все тонкости ведения учета и обеспечат полное использование всего функционала для работы с документами. Мы предлагаем доступный сервис и выгодные условия для вашего бизнеса. Не упустите возможность оптимизировать свой документооборот и сделать бизнес эффективнее.