В течение последних лет продолжается массовый переход на электронный документооборот (ЭДО), как внешний (с контрагентами и контролирующими органами), так и внутренний.
Законодательно установлен приоритет электронных документов перед бумажными носителями для бухгалтерского учета, в том числе и организаций бюджетной сферы.
Сроки перехода на электронные документы, новые электронные формы первичных документов, а также методические указания по их формированию и применению установлены Приказом № 61н от 15.04.2021:
- с 01.01.2022 электронные формы применяются федеральными органами исполнительной власти, их территориальными органами и подведомственными им федеральными казенными учреждениями, передавшими полномочия по ведению бюджетного учета Федеральному казначейству. Перечень этих организаций приведен в Приложении 1 к письму Минфина России от 01.12.2021 № 02-07-07/98091;
- с 01.01.2023 электронные формы должны применяться всеми остальными организациями.
Более подробную информацию смотрите в статье «Переход на внутренний электронный документооборот в «1С: Бухгалтерии государственного учреждения 8»».
НАСТРОЙКА ВНУТРЕННЕГО ЭДО В 1С: БГУ 8
Внутренний электронный бухгалтерский документооборот, а также новые электронные формы документов реализованы только в редакции 2 программы "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8", далее – 1С: БГУ ред. 2.
В 1С: БГУ ред.1 формы новых электронных документов включаться не будут. Рекомендуем запланировать переход на 1С: БГУ ред. 2 или 1С: БГУ КОРП, т.к. с 2023 года прекращается ее поддержка!
В 1С: БГУ ред. 2 можно использовать новые возможности по формированию и подписанию электронной подписью внутренних электронных документов на основе печатных форм, далее - внутренний ЭДО.
Порядок документооборота внутри учреждения с использованием электронной подписи необходимо закрепить в Учетной политике учреждения.
Для настройки обмена электронными документами через оператора ЭДО необходимо убедиться, что:
- на компьютере установлен сертификат электронной подписи;
- на компьютере установлено дополнительное криптографическое программное обеспечение, как правило, поставляемое оператором ЭДО;
- от оператора ЭДО заранее получен Идентификатор участника обмена электронными документами.
Чтобы воспользоваться возможностями электронного документооборота в программе 1С: БГУ ред. 2.0, нужно включить соответствующие настройки.
В пункте меню Администрирование в разделе Настройка параметров учета на закладке Обмен данными и интеграция в группе Электронный документооборот с контрагентами вызвать команду Настройка обмена электронными документами:
В открывшейся форме следует включить опции Электронные подписи, Сервисы ЭДО, Использовать внутренние электронные документы и прочие настройки электронного документооборота, которые могут упростить или расширить возможности электронного документооборота:
Общая настройка внутреннего ЭДО для учреждения выполняется с помощью команд ЭДО в справочнике Организации (раздел Справочники или меню Главное):
В форме Настройка внутреннего документооборота следует выбрать значение реквизита Вид электронной подписи:
- Простая - для всей организации будут использоваться простые подписи;
- Усиленная квалифицированная - для всей организации будут использоваться усиленные квалифицированные подписи;
- По видам документов - для каждого вида документа организации используется свой вид подписи:
Далее необходимо выполнить настройку подписания печатных форм каждого вида документа:
Для пользователей - участников внутреннего ЭДО необходимо включить профиль групп доступа Выполнение обмена ЭД (раздел Администрирование - Настройки пользователей и прав - Пользователи, команда Права доступа):
После выполнения всех настроек в формах документов по кнопке ЭДО можно подписать и просмотреть электронный документ:
Реализован вывод в печатные формы штампа с информацией об электронных подписях подписантов:
