МЧД (Машиночитаемая доверенность)

С 1 сентября 2024 года прекратили свое действие сертификаты юридических лиц, выданные на сотрудников. Документы, подписанные ими после этой даты, больше не имеют юридической силы. Обязательным стандартом для подтверждения полномочий сегодня стало использование личного сертификата физического лица в паре с машиночитаемой доверенностью (МЧД).

В чем суть нововведения

Машиночитаемая доверенность — это цифровой вариант обычного бумажного документа, дающего право на подписание электронных бумаг. МЧД представляет собой файл в формате XML. Он содержит данные о лице, выдающем доверенность (доверитель), а также о человеке, действующем от его имени (представитель) и границах его полномочий. В обиходе машиночитаемую доверенность нередко называют электронной доверенностью.

Наличие МЧД подтверждает, что сотрудник организации вправе подписать электронную документацию от лица фирмы. В содержании и форме машиночитаемой доверенности есть отличия от бумажного варианта, а подписывается она квалифицированной электронной подписью директором предприятия. С помощью МЧД вы сможете составлять и направлять отчеты, вести работу на государственных порталах и с контрагентами.

Преимущества МЧД

Главным достоинством машиночитаемой доверенности является то, что при работе с ФНС (федеральной налоговой службой) организации не надо направлять в орган бумажный вариант документа, а индивидуальным предпринимателям нет нужды заверять документацию у нотариуса.

Среди прочих преимуществ МЧД:

• надежность — МЧД, в отличие от бумажной доверенности, намного труднее подделать, ее надежно хранят несколько хорошо защищенных блокчейн-систем;
• удобство — при наличии МЧД управлять доверенностями намного легче и проще, значительно сокращается объем бумажной работы;
• экономия — оформление МЧД не требует использования бумаги и расходников для распечатки, также нет нужды оплачивать услуги нотариуса.

Как создать и использовать МЧД на практике

Так как же сделать МЧД? Руководитель может создать доверенности для сотрудников онлайн, через специальные сервисы. Самый простой способ — использовать функционал оператора ЭДО или бесплатный сервис на сайте ФНС. Процесс создания и оформления прост, но ему предшествует получение сотрудником своей ЭЦП как физического лица. После этого руководитель заполняет данные, указывает перечень полномочий и подписывает готовый документ своей квалифицированной электронной подписью юридического лица.

Эта работа может быть поручена бухгалтерии. Специалист сформирует МЧД прямо из учетной программы, что является удобным сервисом для автоматизации.

С 2024 года применение связки «квалифицированная подпись физического лица + МЧД» является обязательным для сдачи отчетности в ФНС, СФР (объединивший ПФР и ФСС) и для обмена документами с контрагентами. Руководитель должен понимать, что после этой даты старые подписи, выданные на имя сотрудников, перестанут действовать.

Любой представитель компании сможет подписывать электронные документы только от своего имени как физическое лицо, подтверждая правомочность действий через единый реестр доверенностей ФНС. Поэтому своевременная отправка отчетности и других важных документов потребует от каждого уполномоченного лица наличия зарегистрированной МЧД в утвержденном формате. Эта работа коснется всех, чей представитель подписывает документы от имени компании.

Какая информация указывается в МЧД

В МЧД, как правило, указана следующая информация:

• наименование, номер и время действия документа;
• информация о доверителе;
• информация о поверенном;
• полномочия сотрудника организации, выполняющего функцию поверенного.

Учитывая нововведения, каждый работник компании должен сейчас иметь действующую МЧД. Документ создается на сотрудника работодателем и заверяется его квалифицированной электронной подписью. Если работник занимается оформлением документации от имени компании, то при подписании их собственной электронной подписью физического лица он должен обязательно приложить МЧД. Подписать электронную документацию без доверенности вправе лишь руководитель организации.

Где оформить машиночитаемую доверенность

Компания «МИКОС» поможет оформить и подписать МЧД для ваших сотрудников с учетом всех правил. Мы уже 30 лет работает в сфере автоматизации бизнес-процессов. Нашим специалистам хватает и опыта, и знаний, чтобы оказывать услуги на профессиональном уровне.

Чтобы заказать услуги по настройке МЧД в компании «МИКОС», свяжитесь с менеджерами по контактному телефону или оставьте заявку на сайте, заполнив специальную форму. Специалисты сами свяжутся с вами и проконсультируют по всем вопросам. Стоимость оформления и настройки МЧД зависит от расценок программиста, который будет настраивать доверенность.