В случае временной нетрудоспособности сотрудника, которая наступила во время ежегодного оплачиваемого отпуска, отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника (ст. 124 ТК РФ). В то же время работодатель может в локальном нормативном акте установить правила, которые будут определять, в каком случае отпуск переносится, а в каком продлевается при наступлении событий, допускающих оба варианта.
Продление отпуска не приводит к необходимости перерасчета отпускных, поскольку продолжительность отпуска при этом не меняется, но связано с оплатой дней, на которые отпуск продлевается. Так, если отпуск продлевается по болезни, то за рабочие дни, приходящиеся на период болезни, работнику в установленных случаях выплачивается пособие по временной нетрудоспособности; если работник по время отпуска выполнял государственные обязанности, то за ним только сохраняется рабочее место, и т. д. Перерасчет отпускных необходим лишь при перенесении отпуска на другой срок, если при этом меняется расчетный период, используемый для исчисления среднего заработка.
Таким образом, в зависимости от причины, по которой продлевается отпуск, с работником производятся дополнительные расчеты по оплате труда.
Отражение в программах 1С: ЗУП ред.3 /1С:ЗГУ ред.3
Пример: сотрудник ушел в отпуск с 01.07.23-20.07.23, но заболел. Период больничного с 14.07.23 по 24.07.2023. Необходимо продлить период отпуска на 7 дней, после окончания больничного листа. Таким образом сотрудник выйдет на работу 01.08.2023.
Сотруднику в Июне начислены и выплачены отпускные с помощью документа Отпуск (раздел Зарплата - Отпуска):
После окончания отпуска сотрудник должен был выйти на работу 21.07.2023, однако, согласно информации, поступившей от СФР об открытии больничного листа сотрудник болеет с 14.07.2023.
Факт отсутствия сотрудника на работе необходимо оформить с помощью документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) (раздел Кадры – Отсутствие (болезнь, прогул, неявка).
В документе установите переключатель в положение Болезнь (больничный еще не закрыт) и укажите дату начала и окончания отсутствия сотрудника на работе.
Программа выдаст справочное сообщение о том, что на период данного отсутствия на сотрудника уже зарегистрирован отпуск. Соглашаемся и проводим документ.
После получение от СФР информации о закрытии больничного листа необходимо оформить сотруднику больничный лист и продлить отпуск.
В программе существуют две методики продления отпуска в зависимости от настроек расчета зарплаты (раздел Настройка - Расчет зарплаты):
1. При включении этой настройки сторнирование отпускных, приходящихся на период больничного, происходит в документе больничный лист.
2. При выключении этой настройки перерасчет отпускных происходит в документе-исправлении отпуска.
Перерасчет отпускных в документе-исправлении отпуска.
Рассмотрим продление отпуска на период нетрудоспособности, когда в настройке расчета зарплаты снят флажок Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов. Эта настройка используется в программах по умолчанию.
Начисление пособия по временной нетрудоспособности выполняется с помощью документа Больничный лист (раздел Зарплата – Больничные листы):
В документе Больничный лист выдается подсказка, что необходимо исправить документ Отпуск, поскольку периоды в документах пересекаются. Исправление отпуска можно создать по ссылке из документа больничного. При нажатии на ссылку открывается документ-исправление ранее зарегистрированного отпуска и выдается сообщение продлять или не продлять отпуск на дни, совпавшие с периодом нетрудоспособности.
Соглашаемся с продлением отпуска по кнопке Да. В исправляемом документе уточните месяц начисления, в нашем примере Июль, т. к. исправление отпуска производится в другом месяце, чем ранее начисленный первоначальный отпуск в Июне:
После согласия на продление отпуска выводится информационное сообщение, что отпуск продлен и указывается новый период отпуска:
В исправленном документе информация о продлениях отражается на закладке Продления, переносы, отзывы.
Для оплаты продления отпуска средний заработок будет такой же, как и при первоначальном начислении отпуска. Сумма начисленных отпускных будет равна сумме отпускных первоначально начисленного отпуска, но с учетом периода, на который отпуск продлевается:
После проведения документа-исправление отпуска будет автоматически рассчитано пособие в документе Больничный лист и исчислен НДФЛ с этой суммы:
Перерасчет отпускных в документе больничный лист.
Рассмотрим продление отпуска на период нетрудоспособности, когда в настройках расчета зарплаты установлен флажок Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов.
При расчете пособия по временной нетрудоспособности с помощью документа Больничный лист (раздел Зарплата – Больничные листы) часть оплаты отпуска и дни отсутствия, приходящиеся на период временной нетрудоспособности сотрудника, автоматически сторнируются (закладка Пересчет прошлого периода), если начисление по больничному листу производится в следующем по отношению к месяцу начисления отпуска расчетном периоде:
Далее для продления отпуска необходимо зайти в первичный документ Отпуск и сделать исправление документа, нажав на ссылку Исправить. В исправляемом документе уточните месяц начисления и измените дату окончания отпуска. В этом случае средний заработок для оплаты продления отпуска будет такой же, как и при первоначальном начислении отпуска. Сумма начисленных отпускных будет равна сумме отпускных первоначально начисленного отпуска.
