Нормативно-правовая информация
В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 16.12.2019 №439-ФЗ с 2020 года работодатели получили право оформления трудовых книжек работников в электронном виде. Такой формат обладает рядом преимуществ перед традиционной бумажной версией. Во-первых, электронную книжку невозможно потерять. Сведения будут храниться на сервере, а работник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме. Кроме того, работодатели освобождаются от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки.
Сроки перехода на электронную трудовую книжку
Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года. В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную. У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.
!!! Даже если сотрудник выбрал бумажную форму трудовой книжки, работодатель все равно должен сдавать на него форму СЗВ-ТД.
Какие сведения указываются в электронной трудовой книжке (ЭТК)?
В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:
- Сведения о страхователе (рег. Номер ПФР, наименование организации, ИНН, КПП);
- Сведения о зарегистрированном лице (ФИО, дата рождения, СНИЛС);
- Способ ведения ЭТК (в бумажном или электронном виде);
- Отчетный период
- Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (мероприятия):
Прием, перевод, увольнение, переименование, установление (присвоение) и запрет занимать должность (вид деятельности).
Как выглядит форма СЗВ-ТД
Когда необходимо подавать сведения в ПФР?
В случае приема на работу и увольнения СЗВ-ТД должна быть подана не позднее рабочего дня, следующего за днем, когда было издано соответствующее распоряжение (например, приказ о приеме на работу, приказ об увольнении и т.д.). Во всех остальных случаях СЗВ-ТД подается не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем месяцем, в котором состоялось кадровое мероприятие (п.2.4, пп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, постановление Правительства РФ от 08.04.2020 №460).
При отсутствии в отношении работника перечисленных кадровых мероприятий в 2020 году, подать сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года работодатель должен не позднее 15 февраля 2021 года (абз. 2 пп.1 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).
Порядок сдачи отчета
Если сведения представляются впервые на сотрудника, то необходимо также указать последнее по трудовой книжке кадровое событие, произошедшее с сотрудником до 1 января 2020 года у данного страхователя (прием или перевод). Если в течение 2020 года по сотруднику не было кадровых мероприятий и (или) он не подал заявление о порядке ведения его трудовой книжки, то сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у этого страхователя на такого сотрудника представляются не позднее 15 февраля 2021 года. Если в течение 2020 года по сотруднику не было кадровых мероприятий и (или) он не подал заявление о порядке ведения его трудовой книжки, то сведения о трудовой деятельности по нему представлять не надо ("нулевую" СЗВ-ТД сдавать не нужно).
Заявление о выборе порядка ведения трудовой книжки
До 31.12.2020 включительно каждый сотрудник подает работодателю письменное заявление о выборе порядка ведения его трудовой книжки на бумажном носителе или в электронном виде (ч.2 ст. 2 от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.
Если сотрудник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку на бумажном носителе.
Если сотрудник подал работодателю заявление о ведении его трудовой книжки на бумажном носителе, то он ведет ее как и прежде в соответствии со ст. 66 ТК РФ.
Реализация формы СЗВ-ТД в 1С:ЗУП 3.1/1С:ЗГУ 3.1
В ЗУП 3.1/ЗГУ 3.1 реализован отдельный раздел для ведения ЭТК. Находится в программе он по пути: Кадры – Электронные трудовые книжки или Отчетность, справки - Электронные трудовые книжки. Этот раздел доступен начиная с версии 3.1.10.305 и 3.1.12.113 и выше.
В разделе электронные трудовые книжки доступны несколько документов:
- Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (заполняется для отражения в СЗВ-ТД о способе ведения трудовой книжки);
- Отзыв заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности;
- Регистрация трудовой деятельности (необходим для регистрации мероприятий, произошедшие до 01.01.2020 г.);
- Сведения о трудовой деятельности работника (СТД-Р);
- Сведения о трудовой деятельности работников (СЗВ-ТД).
Так же для автоматического отражения мероприятий, которые происходят в 2020 году, в кадровые документы добавлена специальная галочка «Отразить в трудовой книжке». Только при установке этой галочки действующие мероприятия попадут в отчет СЗВ-ТД.
В кадровом документе «Прием на работу» добавлена графа «Трудовая функция». В текущем году это поле не обязательно к заполнению, а уже в следующем году необходимо будет ее заполнять. Так же в программах будет реализован справочник кодов этих функций.
Разберем пример приема на работу сотрудника и отражении этого мероприятия в СЗВ-ТД.
Оформим прием на работу нового сотрудника:
Обязательно ставим галочку Отразить в трудовой книжке. Трудовую функцию заполнять не обязательно.
Создадим новый отчет СЗВ-ТД. В отчете выберем отчетный период (месяц в котором произошло событие) и нажмем кнопку Заполнить.
Как мы видим, сотрудник с мероприятием Прием автоматически подтянулся в отчет. Чтобы посмотреть все заполненные по нему мероприятия, необходимо щелкнуть по его строчке дважды.
После проверки мероприятий отправляем отчет.
Напоминаем, что отчет с мероприятиями о приеме должен быть отправлен не позже следующего рабочего дня.
После того как пришел протокол о сдаче, необходимо зайти в отчет и поставить галочку Документ принят в ПФР. Это нужно для того, чтобы переданные мероприятия больше не попадали в СЗВ-ТД в следующих отчетных периодах.
Рассмотрим пример с мероприятием увольнение.
Создадим документ Увольнение на сотрудника, который был принят до 2020 года.
Обязательно заполняем основание увольнения. Проверяем, что галочка Отразить в трудовой книжке стоит.
После заполняем отчет СЗВ-ТД.
Сотрудник автоматически заполняется в документ с мероприятием Увольнение. Но после заполнения отчета выходит ошибка, что по уволенному сотруднику отсутствуют кадровые мероприятия до 2020 года. Поэтому, перед отправкой отчета, необходимо зарегистрировать уволенному сотруднику кадровое мероприятие до 2020 года (прием или перевод).
Для этих целей предназначен документ Регистрация трудовой деятельности (меню Кадры или Отчетность, справки– Электронные трудовые книжки).
Создадим документ Регистрация трудовой деятельности. Дата документа обязательно должна быть в том периоде, в котором вы сдаете отчет СЗВ-ТД.
По кнопке Данные до 2020 года подбираем сотрудника. В табличной части появятся, зарегистрированные ранее в программе, кадровые мероприятия.
Встаем на строку «Прием» и нажимаем кнопку «Добавить мероприятия».
Проверяем дату и номер приказа, заполняем, при необходимости, недостающие сведения и проводим документ.
Теперь необходимо перезаполнить отчет СЗВ-ТД.
Мероприятие из документа Регистрация трудовой деятельности добавилось в отчет, и ошибка о необходимости введения мероприятия до 2020 года ушла.
В документе Кадровый перевод также есть возможность установить галочку Отразить в трудовой книжке. Но не все кадровые переводы нужно отражать в трудовой деятельности. Если кадровый перевод необходимо отразить в Трудовой книжке, то галочку ставите. Тогда кадровый перевод попадает в мероприятия в СЗВ-ТД. В таком случае, также дополнительно необходимо зарегистрировать мероприятие до 2020 года.
Корректировка переданных данных в СЗВ-ТД
Рассмотрим вариант, когда вы передали в отчете СЗВ-ТД неверные данные и необходимо их отменить и подать верные.
Для этого так же нужно создать новый документ Регистрация трудовой деятельности. По кнопке «Отменить» выбрать сотрудника и отменяемое мероприятие. В документе отмененное мероприятие будет выделено прозрачным цветом и будет стоять отметка «Дата отмены».
Далее нужно зарегистрировать правильное мероприятие.
Добавить мероприятие можно, нажав правой кнопкой мыши в табличной части или по кнопке Еще – Добавить, и ввести правильное событие:
Заполняем отчет:
Как мы видим, в отчет заполнилось два мероприятия: отмененное и исправленное. В таком виде и отправляем корректируемый отчет в ПФР.
Очень часто возникает проблема, когда в отчет СЗВ-ТД за следующие периоды ошибочно подтягиваются мероприятия, которые уже были переданы в ПФР ранее и галочка «Документ принят в ПФР» в отчете стоит.
Такая ситуация может возникнуть, если менялись и перепроводились кадровые документы, по которым события уже отправлялись. Программа считает, что переданные ранее мероприятия уже не актуальны, и пытается отправить измененные данные вновь.
В таком случае ошибочно отмененные мероприятия можно удалить непосредственно в регистре сведений Мероприятия трудовой деятельности прочие. Найти его можно через меню Сервис и настройки - Все функции или Функции для технического специалиста.
В окне поиска вводим слово «мероприятия» и выбираем из списка нужный регистр.
Заходим в него и в первую очередь включаем возможность редактирования по кнопке «Еще».
Затем ищем в табличной части неверные записи по нужному сотруднику и удаляем их из списка:
После этого перезаполняем отчет и отменяющее мероприятие пропадает.
До 2021 года всем работодателям необходимо передать сведения в ПФР о выборе способа ведения трудовой книжки сотрудниками. Для этих целей в программе предусмотрен Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Документ заполняется списком сотрудников автоматически по кнопке Заполнить. Нужно будет только выбрать по каждому сотруднику способ ведения книжки (в бумажном или электронном виде).
Для отправки заявления так же создается отчет СЗВ-ТД. И в мероприятиях мы увидим заполненную графу о выбранном способе ведения трудовой книжки.
Форма СТД-Р
Форма СТД-Р выдается сотруднику при увольнении. Заполняется она всеми мероприятиями, переданными в ПФР, у данного работодателя.
