Как оформить отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет в 1С: ЗГУ 8 и 1С:ЗУП 8

автор Куликова В.

Отпуск по уходу за ребенком предоставляется по заявлению сотрудника, который фактически будет осуществлять уход за ребенком.

Указанный отпуск (часть его) может быть также использован (ч. 2 ст. 256 ТК РФ):      

• отцом ребенка;
• бабушкой;
• дедушкой;
• другим родственником или опекуном, фактически осуществляющим уход за ребенком.

При этом законодательством предусмотрено предоставление исключительно отпуска до достижения ребенком возраста трех лет (ч. 1 ст. 256 ТК РФ). Таким образом, от сотрудника не нужно требовать два заявления – на отпуск до 1,5 лет и на отпуск до 3 лет. Достаточно одного заявления на отпуск до 3 лет.

Однако указанный отпуск сотрудник вправе использовать полностью или частично. Другими словами, сотрудник может пойти в отпуск как на все три года, так и на любой другой период времени, не превышающий трех лет, например, на полтора года или на год (отразив это в соответствующем заявлении).

Во время нахождения в этом отпуске все указанные выше лица могут работать на условиях полного, неполного рабочего времени или на дому. При этом за ними сохраняется право на получение пособия по государственному социальному страхованию (ч. 3 ст. 256 ТК РФ).

Оформление отпуска по уходу за ребенком в программах 1С     

В программе отпуск по уходу за ребенком оформляется документом Отпуск по уходу за ребенком (раздел Кадры — Отпуска по уходу и возвраты из отпуска).

Во вновь созданном документе необходимо заполнить следующие поля:

• в поле Месяц следует указать месяц, в котором начинается отпуск.
• поля Дата и Номер используются как реквизиты приказа на отпуск в печатных формах Т-6 и Т-2.
• в полях Дата начала и Дата окончания необходимо указать период отпуска по уходу за ребенком, согласно заявлению сотрудника. Датой окончания обычно является дата, когда ребенку исполняется 3 года.

Если в отпуске будет выплачиваться пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет, то необходимо заполнить закладку Пособия.

В разделе Пособие до 1,5 лет (за счет ФСС) указывается дата, по которую включительно будет выплачиваться пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет и заполняются условия для расчета среднедневного заработка для исчисления пособия по уходу за ребенком.

Необходимо указать количество детей, за которыми осуществляется уход. Указывать следует именно количество детей до 1,5 лет, за которых начисляется пособие, а не общее количество детей сотрудника. Галочку Это первый ребенок следует установить, если это первый ребенок сотрудника. Под первым ребенком понимается ребенок, рожденный в первых родах или усыновленный хронологически первым.

В разделе Пособие до 3х лет (за счет работодателя) ранее указывалась дата (до 01.01.2020), по которую включительно надо было выплачивать денежную компенсацию на период отпуска по уходу за ребенком до 3 лет. С 01.01.2020 Указом Президента от 25.11.2019 № 570 отменена ежемесячная компенсационная выплата в размере 50 рублей. Теперь этот раздел не заполняется.

В поле Средний дневной заработок отображается сумма среднего заработка, используемая для расчета ежемесячного пособия по уходу за ребенком до 1.5 лет. Программа рассчитывает ее автоматически, исходя из заработка за два предыдущих года.

Смотрите ответы на часто задаваемые вопросы

Вопросы по программе «1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП)»

Вопросы по программе «1С:Зарплата государственного учреждения (ЗГУ)»

Среднедневной заработок рассчитывается по формуле:

(Доход за 1-й календарный год + Доход за 2-й календарный год) / (Количество календарных дней в двух расчетных годах — исключаемые дни).

Исключаемые дни – это дни нахождения на больничном, в отпуске по беременности и родам, в отпуске по уходу за ребенком, а также в других случаях освобождения от работы с полным или частичным сохранением заработной платы, если на сохраняемую заработную плату не начисляются страховые взносы.

В случае если в одном или двух предшествующих календарных годах сотрудник находился в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком, то этот года (год) по заявлению сотрудника могут быть заменены предшествующими годами (годом), при условии, что размер пособия при этом увеличится.

Чтобы отразить такую замену в программе следует в форме расчета среднего заработка скорректировать расчетный период. Необходимо нажать на кнопку с зеленым карандашом и установить переключатель в положение Задается вручную и указать года в соответствии с заявлением сотрудника.

На закладке Начисления содержится информация о текущих плановых начислениях сотрудника.

Если же сотрудник, находясь в отпуске по уходу за ребенком, не будет работать, то необходимо установить галочку Не начислять зарплату и не выплачивать аванс во время отпуска. Это означает, что в период отпуска сотруднику будут начисляться только пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет.

Если же сотрудник, находясь в отпуске по уходу за ребенком, будет работать на условиях неполного рабочего времени, то галочку Не начислять зарплату и не выплачивать аванс во время отпуска устанавливать не нужно. В этом случае сотруднику будут начисляться и пособия, и его обычные плановые начисления.

Если на период отпуска планируется изменить плановые начисления (например, отменить какую-либо надбавку или изменить ее размер), то следует установить галочку Изменить начисления, чтобы таблица стала доступна для редактирования и далее внести необходимые корректировки по начислениям.

На вкладке Прямые выплаты ФСС заполняются сведения о ребенке, на которого будет оформлено пособие, и данные о предоставленных документах. Обратите внимание на правильность заполнения данного раздела, т.к. указанные сведения будут передаваться в СФР для назначения пособия по уходу.

Подготовка сведений для назначения пособия фондом СФР в программах 1С

Для дальнейшего назначения пособия по уходу СФР работодателю необходимо направить в фонд исходящее сообщение о страховом случае. Для этого на закладке Прямые выплаты ФСС документа Отпуск по уходу за ребенком можно нажать на кнопку Исходящее сообщение о страховом случае. Либо сформировать документ Исходящее сообщение о страховом случае (СЭДО) в разделе Кадры — Пособия.

Исходящее сообщение о страховом случае (СЭДО) заполнится автоматически на основании данных, указанных в документе Отпуск по уходу за ребенком:

Сформированное Исходящее сообщение необходимо отправить в СФР нажав на кнопку Отправить в Фонд:

После обработки фондом Исходящего сообщения о страховом случае СФР работодателю должен поступить Входящий запрос СФР для расчета пособий.

На основании Входящего запроса СФР для расчета пособий необходимо сформировать и отправить в фонд Ответ на запрос СФР для расчета пособий.

В Ответе на запрос СФР для расчета пособий необходимо проверить данные о заработке сотрудника для расчета пособия и способ выплаты пособия.

После проверки заполненной информации Ответ на запрос необходимо отправить в СФР (кнопка Отправить в Фонд).

Изменения условий отпуска и возврат из отпуска по уходу

В случае изменения условий отпуска, например, при выходе сотрудника из отпуска на неполный рабочий день, на основании исходного документа Отпуск по уходу за ребенком необходимо создать документ Изменение условий отпуска по уходу за ребенком.

По окончании отпуска по уходу за ребенком на основании исходного документа Отпуск по уходу за ребенком необходимо ввести документ Возврат из отпуска по уходу.

Пока документ Возврат из отпуска по уходу не введен, сотрудник считается пребывающим в отпуске по уходу за ребенком, даже если дата окончания отпуска уже наступила.