автор Куликова В.
Организация может выдавать сотрудникам наличные денежные средства под отчет для приобретения основных средств, запасов, оплаты работ (услуг), на служебную командировку и др.
Если работник использует подотчетные суммы для расчетов по договорам с контрагентом-юрлицом, то в рамках одного договора эта сумма не может превышать 100 000,00 руб. (указание Банка России от 09.12.2019 № 5348-У).
Произведенные расходы работник подтверждает авансовым отчетом по форме № АО-1 или по форме, утвержденной организацией, с приложением к нему подлинников документов, удостоверяющих понесенные расходы (квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки и т.д.). Авансовый отчет работник должен представить в течение трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу (абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания, утв. Банком России 11.03.2014 № 3210-У).
Остаток неиспользованного аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации (перечисляет на расчетный счет организации), перерасход компенсирует работодатель (выдает из кассы или перечисляет на банковский счет работника).
В программе поступление основного средства, приобретенного через подотчетное лицо, оформляется документом Авансовый отчет (Банк и касса - Авансовые отчеты).
В документе Авансовый отчет на закладке Авансы следует указать документ списания с расчетного счета, которым было отражено получение сотрудником средств под отчет.
Поступление основного средства регистрируется на закладке Товары.
В табличной части необходимо указать реквизиты чека, наименование номенклатуры, количество, стоимость, ставку НДС. Выделенная в чеке сумма НДС должна быть указана в поле НДС. Поскольку счет-фактура от поставщика не получен, то флаг СФ должен быть отключен. Поле Поставщик в отсутствие счета-фактуры можно не заполнять.
Если приобретаемый объект удовлетворяет критериям основного средства (п. 4 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утв. приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н), то в поле Счет учета следует указать счет 08.04.1. В поле Счет НДС следует указать счет 19.01.
Документ формирует следующие проводки:
При проведении документа Авансовый отчет сумма НДС будет автоматически списана в дебет счета 91.02 по статье «Списание выделенного НДС на прочие расходы» (эта статья является предопределенным элементом справочника Прочие доходы и расходы).
Основное средство, приобретенное через авансовый отчет, принимается к учету документом Принятие к учету ОС (ОС и НМА – Принятие к учету ОС) с видом операции Оборудование. В шапке документа необходимо заполнить местонахождение ОС и материально ответственное лицо. Затем необходимо последовательно заполнить все закладки документа. На закладке Оборудование указывается:
- способ поступления - Приобретение за плату
- оборудование - наименование объекта
- склад - склад (должен соответствовать складу, указанному в шапке документа Авансовый отчет)
- счет учета - 08.04.1.
На закладке Основные средства по кнопке Добавить следует перейти в справочник Основные средства, ввести новый объект и заполнить информацию о создаваемом основном средстве.
На закладке Бухгалтерский учет необходимо заполнить:
- в поле Способ отражения расходов по амортизации из справочника Способы отражения расходов следует выбрать способ или создать новый способ, указав счет затрат и аналитику, куда будут относиться расходы по амортизации объекта;
- в поле Срок полезного использования (в месяцах) следует указать срок в месяцах для целей бухгалтерского учета;
- остальные поля заполняются значениями по умолчанию.
На закладке Налоговый учет в поле Порядок включения стоимости в состав расходов необходимо указать значение Включение в расходы при принятии к учету, поскольку в налоговом учете имущество стоимостью менее 100 000 руб. амортизируемым не признается (п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257 НК РФ). Со следующего месяца основное средство начнет амортизироваться только в бухгалтерском учете.
Документ формирует следующие проводки:
