Как оформить принятие к учету неисключительных прав доступа к программам в 1С:Бухгалтерия 8

Автор: Куликова Вера — специалист горячей линии консультаций, аттестованный специалист 1С,
стаж работы в сфере бухгалтерского учёта и налогообложения — 20 лет.

Неисключительные права на программное обеспечение — это право использования программ, при котором правообладатель сохраняет контроль, а пользователь получает ограниченный доступ (например, 1С: Фреш, антивирусы). По условиям сотрудничества Лицензиар передает Лицензиату права на использование программы в установленных пределах, при этом Правообладатель сохраняет возможность предоставлять доступ к продукту иным лицам. Взаимоотношения сторон фиксируются в лицензионном (или сублицензионном) договоре.

Порядок отражения в учете:

• Бухгалтерский учет (ФСБУ 14/2022): Если период действия прав превышает 12 месяцев и актив соответствует критериям контроля, он учитывается как нематериальный актив (НМА). При краткосрочном использовании (до 12 месяцев включительно) затраты единовременно относятся на расходы (либо распределяются, если сумма существенна).

• Налоговый учет: Платежи за приобретение программного обеспечения квалифицируются как косвенные (прочие) расходы. Списание таких затрат производится равномерно на протяжении всего срока действия лицензионного соглашения.

Рассмотрим на примере как оформить в программе 1С:Бухгалтерия 8 право доступа к сервису 1С: Фреш с 15.01.2026 года на срок 12 мес. Размер лицензионного вознаграждения за весь период предоставления доступа – 100 000 руб. (НДС не облагается).

Первоначально оформляем перечисление аванса поставщику с помощью документа Списание с расчетного счета (раздел Банк и касса – Банковские выписки – Списание).

Во вновь созданном документе необходимо указать Вид операции – Оплата поставщику, выбрать поставщика, договор и сумму оплаты.

При проведении документ формирует следующие проводки:

Получение неисключительных прав на доступ 1С: Фреш отражается документом Поступление (акт, накладная, УПД) (раздел Покупки – Поступление (акты, накладные, УПД)).

В журнале документов Поступление (акт, накладная, УПД) необходимо создать новый документ с видом операции Права (акт, УПД).

Во вновь созданном документе необходимо заполнить следующие реквизиты:

• Контрагент – контрагент, от которого мы права пользования программами;

• Договор – договор с контрагентом;

• Объект права – права пользования программ.

• Сумму договора;

• Назначение использования.

В табличной части необходимо выбрать Объект права — программный продукт Права пользования 1С: Фреш из справочника Нематериальный актив, предварительно создав его.

В разделе Порядок учета необходимо выбрать:

• Бухгалтерский учет — Дебиторская задолженность, затраты на доступ к 1С:Фреш не могут учитываться как НМА. Такие затраты отражаются на счете 76.18 «Приобретение прав на использование результатов интеллектуальной деятельности» для равномерного признания в расходах

• Налоговый учет — Иные расходы (признаются по мере использования), неисключительные права на ПО не могут учитываться как НМА. Для равномерного признания в расходах затраты отразятся на счете 76.18 «Приобретение прав на использование результатов интеллектуальной деятельности»

В разделе Информация о праве нужно указать Срок действия права — установленный срок использования по договору.

В колонке Назначение использования необходимо указать параметры учета Прав пользования 1С: Фреш:

• Срок использования — период действия прав пользования программой;

• Счет — счет учета затрат – 26;

• Подразделение — подразделение затрат – Основное подразделение;

• Статья затрат — статья затрат Информационные услуги с видом расхода Прочие расходы.

При проведении документ Поступление (акт, накладная, УПД) формирует следующие проводки

Расходы на приобретение неисключительных прав подлежат равномерному списанию на протяжении всего срока действия лицензии. Для этого необходимо воспользоваться процедурой Закрытие месяца (раздел Операции – Закрытие месяца) регламентная операция Списание расходов будущих периодов.

После проведения закрытия месяца можно сформировать Справку-расчет списания расходов будущих периодов в бухгалтерском и налоговом учетах и проанализировать, что программа автоматически списала затраты на неисключительные права за текущий месяц.

При проведении документ формирует следующие проводки:

Признание затрат на неисключительное право в составе косвенных расходов происходит в регламентной операции Закрытие счетов 20, 23, 25, 26 процедуры Закрытие месяца (раздел Операции — Закрытие месяца).

При закрытии месяца затраты на неисключительные права доступа на счете 26 «Общехозяйственные расходы» признаются полностью в расходах, списываются в Дт счета 90.08 «Управленческие расходы».

В декларации по налогу на прибыль сумма затрат на неисключительное право отражается в Листе 02 Приложение N 2 стр. 040 «Косвенные расходы – всего».