Как оформить приобретение основного средства через подотчетное лицо в 1С: БГУ 8

автор Куликова В.

Учреждение имеет право осуществлять оплату расходов по договорам поставки, выполнения работ или оказания услуг, перечисляя денежные средства на банковские (зарплатные) карты подотчетных лиц. В данной схеме подотчетное лицо выполняет функцию посредника в расчетах между учреждением и поставщиком (исполнителем).

Для оформления выдачи денежных средств подотчетному лицу в целях приобретения товаров, работ, услуг применяется заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521).

Для оформления заявки-обоснования на выдачу денежных средств в программе 1С:БГУ используется документ Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (Денежные средства - Расчеты с подотчетными лицами).

Во вновь созданном документе Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо необходимо заполнить следующие реквизиты:

• подотчетное лицо - подотчетное лицо, которое закупает товары, работы, услуги малого объема;

• способ выдачи средств - в безналичной форме;

• счет для перечисления - расчетный счет, на который подотчетному лицу перечисляются деньги для закупки;

• сумма - сумма денежных средств, подлежащая выдаче подотчетному лицу;

• срок выдачи, дней - срок, на который выдается аванс;

• документ-основание - реквизиты документа, на основании которого проводится закупка;

• назначение аванса - информация о расходах, на которые выдается аванс.

В табличной части на закладке Товары, работы, услуги необходимо заполнить следующие реквизиты:

• ОКПД2 - Объект (предмет) закупки;

• Количество, Сумму, КФО, КПС и КЭК денежных средств, выдаваемых подотчетному лицу.

• Наличие объема ФО – признак наличия объема финансового обеспечения на закупку. Наличие объема ФО проверяется по кнопке Проверить наличие объема ФО.

На закладке Сведения о малой закупке указываются реквизиты:

• Объект (предмет) закупки - код и наименование объекта (предмета) закупки по ОКПД2, индивидуальные характеристики объекта (предмета) закупки (функциональные характеристики, потребительские свойства, технические и качественные характеристики, эксплуатационные характеристики) (при необходимости) соответственно;

• Идентификационный код - идентификационный код закупки. Заполняется в случае закупки товаров (работ, услуг) в соответствии с законодательством для обеспечения государственных и муниципальных нужд. ИКЗ — это 36-значное число, в структуре которого зашифрована информация о закупке. ИКЗ указан в плане-графике закупок учреждения;

• Способ закупки - при закупке подотчетным лицом после окончания процедуры, предусмотренной в случаях использования единой информационной системы или иного информационного ресурса в сфере закупок (например, единого агрегатора торговли, региональной или муниципальной информационной системы в сфере закупок), указывается значение "электронно";

• Документ закупки - дата и номер документа о закупке (например, извещение о закупке, объявление о закупочной сессии) соответственно;

• Статус закупки - графа принимает одно из следующих значений: "состоялась", "не состоялась";

• Контракт (договор) – дата и номер контракта (договора) при наличии. Выбирается из справочника Договоры и иные основания возникновения обязательств.

На закладке Дополнительно группа реквизитов Задолженность по ранее выданным авансам заполняется автоматически по данным расчетно-платежных документов по выданным авансам. По кнопке Обновить можно обновить данные по задолженности подотчетного лица. В нашем случае ранее аванс не выдавался.

На закладке Бухгалтерская операция типовая операция имеет единственное значение Принятие обязательств по выплате подотчетному лицу.

При проведении документ формирует следующие проводки:

После проведения документа по кнопке Печать можно сформировать Заявку-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521).

Для перечисления денежных средств на банковскую карту сотрудника с лицевого счета, открытого в казначействе, можно воспользоваться документом Заявка на кассовый расход (Денежные средства - Расчетно-платежные документы) или сформировать документ из ранее сформированного документа Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо с помощью кнопки Создать на основании.

Во вновь созданном документе Заявка на кассовый расход заполняются реквизиты шапки документа и закладки Заявка:

• Лицевой счет - лицевой счет, по которому принимаются обязательства;

• Кор. счет - для этого примера 208.00 Расчеты с подотчетными лицами;

• Получатель платежа – подотчетное лицо, которому перечисляются денежные средства;

• Счет получателя - банковские реквизиты, по которым отправляются денежные средства;

• Договор - документ-основание, подтверждающий возникновение обязательства, для оплаты которого представляется заявка;

• Сумма - сумма денежных средств, подлежащая перечислению подотчетному лицу;

• Назначение платежа - многострочное текстовое поле для ввода информации о назначении платежа;

• Удержание по исполнительному листу - для этого примера указывается код 4;

• ИНН, КПП получателя - указывается при необходимости;

• Номер обязательства - заполняется вручную;

• Авансовый платеж - признак авансового платежа, для этого примера установлено значение Нет;

• Очередность платежа - номер группы очередности платежа в соответствии со ст. 855 ГК РФ;

• Вид платежа - при необходимости выбирается из ограниченного списка;

• Предельная дата исполнения - дата, не позднее которой должна быть исполнена заявка;

На закладке Расшифровка платежа общая сумма кассовой выплаты детализируется по кодам бюджетной классификации для формирования Раздела 5 Расшифровка заявки на кассовый расход бланка Заявки на кассовый расход.

На закладке Бухгалтерская операция необходимо указать вид типовой операции - Перечисление подотчетным лицам (208.00) и заполнить реквизит Счет кредита.

Проведение документа Заявка на кассовый расход возможно только после установки статуса Исполнен (устанавливается автоматически при загрузке выписки). Статус Исполнен также может быть заполнен вручную.

При проведении документ формирует следующие проводки:

Для принятия к учету вложений в объект основных средств, приобретенный подотчетным лицом, используется документ Поступление ОС, НМА, НПА (раздел ОС, НМА, НПА - Поступление ОС, НМА, НПА).

Для корректного отражения операций в документе необходимо указать:

Контрагент – поставщик, Договор - документ-основание;

на закладке Капитальные вложения:

• Внеоборотный актив - наименование приобретенного объекта основного средства, предварительно созданного в справочнике Основные средства, НМА, НПА, при этом Вид НФА выбирается Капитальные вложения;

• Счет учета – 106.31 «Вложения в основные средства – иное движимое имущество»;

• Количество и Сумма - количество и сумма объектов по документам поступления.

Для отражения информации о вложениях, учитываемых на соответствующих аналитических счетах счета 0 106 00 000, применяется карточка учета капитальных вложений (ф. 0509211), которую можно сформировать, проставив галочку Отобразить в карточке вложений и завести новый элемент в открывшемся списке Карточки вложений.

На закладке Бухгалтерская операция:

• Типовая операция - Поступление ОС, НМА, НПА по договорам купли-продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам;

• указать Вид затрат: Увеличение стоимости основных средств;

• Счет расчетов - в примере определяется по счету вложений 106.00;

Документ формирует следующие проводки:

Для принятия к учету основного средства используется документ Решение о признании объектов нефинансовых активов (раздел ОС, НМА, НПА - Решение о признании объектов нефинансовых активов).
Более подробно о принятии к учету основного средства можно прочитать в статье.

Для принятия к учету расходов подотчетного лица используется документ Отчет о расходах подотчетного лица (Денежные средства - Расчеты с подотчетными лицами), либо сформировать Отчет о расходах подотчетного лица можно на основании Заявки обоснования закупки товаров, работ, услуг малого объема.

Во вновь созданном документе Отчет о расходах подотчетного лица необходимо заполнить следующие реквизиты:

• подотчетное лицо - подотчетное лицо, которое закупает товары;

• на закладке Аванс указывается документ-основание – ранее созданный документ Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо, а также Назначение аванса;

• в табличной части Документы выдачи аванса закладки Аванс следует добавить документ, согласно которому отражена операция по выдаче аванса – Заявка на кассовый расход.

На закладке Товары, работы, услуги необходимо заполнить следующие реквизиты:

• в графе Товары, работы, услуги - приобретенные товары.;

• в графе Расходы принятые - сумма принятых к отчету денежных средств;

• в графе Дебет - счета бухгалтерского учета для формирования проводок по расходу – 302.31 с указанием аналитики поставщика КПС, Контрагент, Договор

На закладке Бухгалтерская операция будет автоматически проставлена типовая операция Расходы подотчетного лица.

При проведении документ формирует следующие проводки:

После проведения документа по кнопке Печать можно сформировать Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).