Как оформить выдачу сувенирной продукции ответственному лицу в программе 1С: БГУ 8

Автор: Куликова Вера — специалист горячей линии консультаций, аттестованный специалист 1С,
стаж работы в сфере бухгалтерского учёта и налогообложения — 20 лет.

В соответствии с положениями СГС «Запасы», Инструкции № 157н и Порядка № 209н материальные ценности в виде ценных подарков (сувенирной продукции), приобретенные (созданные) для использования (потребления) в процессе деятельности учреждения и находящиеся в местах хранения (на складах) у субъекта учета, подлежат отражению в бухгалтерском учете на счете 0 105 36 340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения». Аналогичный вывод сделан в письмах Минфина РФ от 26.04.2019 № 02-07-07/31230, от 14.03.2019 № 02-06-10/16864.

По факту документального подтверждения выдачи ценных подарков (сувенирной продукции) со склада их стоимость списывается с баланса по дебету счетов 0 401 20 272, 0 109 хх 272 и кредиту счета 0 105 36 440. Одновременно с этим стоимость подарков (сувениров) принимается к забалансовому учету.

В соответствии с п. 345 Инструкции № 157н материальные ценности, приобретенные и предназначенные для награждения (дарения), в том числе ценные подарки и сувениры, подлежат отражению на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры».

Ценные подарки (сувениры) учитываются на забалансовом счете 07 с момента выдачи их со склада (с момента приобретения в случае, когда материальные ценности не принимаются на склад) и до момента вручения. Учет ценных подарков (сувениров) ведется на указанном счете по стоимости их приобретения.

По факту вручения ценных подарков (сувенирной продукции) в рамках протокольных и торжественных мероприятий ответственным за их вручение лицам необходимо обеспечить оформление документа о вручении. Таким документом, подтверждающим вручение ценных подарков (сувенирной продукции), может быть акт о вручении, составленный по форме и в порядке, которые установлены субъектом учета в рамках регламента по проведению протокольных и торжественных мероприятий и (или) в рамках формирования учетной политики субъекта учета. При этом форма акта о вручении, установленная субъектом учета, должна соответствовать обязательным требованиям к составу реквизитов с учетом допустимости отсутствия подписи лица, которому вручен подарок (письма Минфина РФ от 26.04.2019 № 02-07-07/31230, от 14.03.2019 № 02-06-10/16864). На основании документа о вручении подарки, призы и сувениры списываются с забалансового счета 07.

В программе 1С: БГУ 8 выдача ответственному лицу сувенирной продукции оформляется с помощью документа Требование-накладная (Материальные запасы) (раздел Материальные запасы – Выбытие и перемещение –Требования-накладные (материальные запасы)).

Во вновь созданном документе Требование-накладная (Материальные запасы) необходимо заполнить следующие реквизиты:

• Первичный документ: Требование - накладная (ф. 0510451) (61н, ред. 100н);

• Отправитель: МОЛ/Место хранения – ответственное лицо, за которым числились списываемые сувениры;

• Получатель: МОЛ/Место хранения – лицо, ответственное за вручение.

На вкладке Учет также необходимо заполнить следующие реквизиты:

• Операция - Перемещение, выбытие материальных запасов;

• Счет учета -105.00, 113.00 Материальные запасы, Биологические активы;

• Первичный документ - Требование-накладная;

• Кор. счет - счет затрат - 401.20;

• Бухгалтерская операция: Списание ценных подарков (сувенирной продукции) (109, 401.20 - 105);

• Установить флаг Отразить на забалансовом счете 07.2 - для формирования бухгалтерских записей на забалансовом счете 07.

На вкладке Материалы необходимо добавить списываемую сувенирную продукцию, можно заполнить номенклатуру автоматически с помощью кнопки Подобрать. В табличной части по позиции номенклатуры должны быть заполнены КФО, Счет учета, КПС, Затребовано, Отпущено - количество списываемых номенклатурных единиц

После проведения документ формирует следующие проводки:

После того как проведен документ Требование-накладная (Материальные запасы), появляется возможность сформировать печатную форму Требование-накладную ф. 0510451 по кнопке Печать.