Как сформировать график отпусков в программах 1С:ЗГУ8/1С:ЗУП8

автор Куликова В.

График отпусков (форма N Т-7) применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются положения действующего законодательства Российской Федерации, специфика деятельности организации и пожелания работников.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.

Согласно ст. 123 Трудового Кодекса РФ, планировать отпуск персонала в организациях необходимо составлять заблаговременно, а именно, за две недели до наступления нового календарного года.

В график отпусков необходимо включать всех сотрудников организации, с которыми оформлены договорные отношения.

Очень важно учитывать пожелания и потребности сотрудников, имеющих какие-либо льготы.

Пожелания всех остальных сотрудников необходимо согласовывать с руководителем компании с целью обеспечения непрерывного рабочего процесса.

В первую очередь согласование графика отпусков должно произойти с сотрудниками, которые имеют право на отдых в комфортное время именно для них: многодетные родители, совместители, несовершеннолетние работники, почетные доноры, военнослужащие, родители детей-инвалидов.

В программах 1С:ЗГУ8/1С:ЗУП8 график отпусков составляется с помощью документа График отпусков (Кадры – Графики отпусков).

В созданном документе График отпусков, используя клавишу Подбор, сформируйте перечень персонала компании.

Обозначьте в открывшейся форме дату начала и количество дней, положенных сотруднику для отдыха. Конечную дату отпуска программа рассчитает самостоятельно.

Нажав на строку Заполнить, в системе автоматически сформируются отпуска. В колонке Фактический отпуск вы видите ссылки Оформить отпуск или Оформить перенос. Нажимайте на нужную ссылку, чтобы сформировать необходимый документ.

В документе есть возможность посмотреть остатки по отпускам. Для этого требуется нажать на ссылку Контроль остатков отпусков в нижнем левом углу документа. Вам откроется таблица, из которой будет понятно, есть ли отклонения запланированных отпусков от учетного плана.

По кнопке График отпусков (Т-7) выводится печатная форма графика.

Если документы График отпусков составлялись на каждое подразделение в отдельности, а требуется распечатать общую форму графика, тогда можно воспользоваться отчетом График отпусков (Т-7) (Кадры – Кадровые отчеты – График отпусков (Т-7)).

Если необходимо перенести отпуск сотрудника компании можно оформить перенос отпуска из графика отпусков по ссылке Оформить перенос, либо создать документ Перенос отпуска вручную (Кадры – Переносы отпусков).

В полученной форме внести следующие данные: дата начала перенесенного отпуска, дата его окончания и причина, по которой произошел перенос отпуска сотрудника.

После проведенных манипуляций не забудьте провести документ, только после этого вы увидите отметку, что отпуск успешно перенесен.

Программа 1С:ЗГУ8/1С:ЗУП8 поддерживает возможность загрузить данные о графиках отпусков. Если график отпусков составлен во внешнем файле, его можно загрузить автоматически в программу. Важно, чтобы файл с графиком отпусков был составлен по следующему шаблону:

Для загрузки графика отпусков из внешнего файла в документе График отпусков необходимо нажать на кнопку Загрузить из файла. Вам откроется окно, в которое нужно переместить подготовленный файл или нажать кнопку Из внешнего файла, затем указать путь загрузки документа.

Документ автоматически заполнится информацией из файла: