Автор: Петрова Е. — эксперт компании «Микос», аттестованный специалист 1С,
опыт работы с системами 1С более 25 лет.
В работе бюджетных учреждений часто возникает ситуация: заключен долгосрочный договор с поставщиком, а товары отгружаются частями в разные периоды. Чтобы корректно отразить в учете и поставку, и принятые обязательства, в программе «1С:БГУ ред.2» можно использовать связку документов «Регистрация обязательств и сведений по договорам» → «Поступление МЗ».
В этой статье мы рассмотрим, как создать поступление материальных запасов на основании уже зарегистрированного обязательства.
1. Договор с учетом предмета договора
Прежде чем регистрировать обязательство, убедитесь, что договор в программе настроен правильно. Перейдите в раздел «Планирование и санкционирование» → «Договоры и обязательства».
- Создайте новый элемент справочника «Договоры и иные основания возникновения обязательств».
- Выберите вид договора – «С поставщиком».
- Обязательно установите флаг «Учет предмета договора». Это позволит вести детализацию обязательств по номенклатуре, периодам, КФО и КПС.
- Заполните стандартные поля: контрагент, номер, дата, содержание договора.
Вы покупали 1С в другой компании?
Никогда не делали покупок в МИКОС?
Это предложение специально для вас!
с 1992 года помогаем бухгалтерам!
2. Регистрация обязательств по договору
На основании договора зарегистрируйте обязательства. Это можно сделать из договора нажатием кнопки «Создать на основании» → «Регистрация обязательств и сведений по договорам».
В открывшемся документе часть информации заполнится автоматически из договора. Дозаполните вкладки:
Обязательство: Укажите общий срок действия договора (например, с января по май 2026 г.).
Внебюджетные средства (или бюджетные средства): Добавьте строки с планируемыми поставками:
- Период плана (месяц и год поставки).
- КПС и КЭК.
- Номенклатура (материальный запас) с кодом ОКПД.
- Количество и сумма на каждый период.
Бухгалтерская операция: Выберите типовую операцию «Регистрация обязательств».
- Флаг «Бюджетные данные без детализации по КОСГУ» устанавливается, если бюджетные данные доводятся без детализации по группе КОСГУ.
- Флаги «Принять денежные обязательства для безусловных обязательств текущего года» и «Принять денежные обязательства для безусловных обязательств плановых периодов» устанавливаются для отражения денежных обязательств по авансовым платежам (сумма в графе «В т.ч. безусловно») на текущий год или плановый период.
3. Поступление МЗ
Создать документ поступления материальных запасов можно несколькими способами.
Способ 1.
- Перейдите в раздел «Материальные запасы» → «Поступление МЗ».
- Создайте новый документ. В шапке выберите контрагента, с кем заключен договор и зарегистрированы обязательства.
- Укажите верную дату поставки.
- Нажмите кнопку «Заполнить по договору»:
Если дата создаваемого документа соответствует периоду плана в документе «Регистрация обязательств», то строка Материальные запасы заполнится позицией в том количестве и сумме, которые были указаны в документе Регистрация обязательств и сведений по договорам.
Если при работе с документами у вас возникают сложности
или нужна помощь в настройке программы,
наши специалисты всегда готовы
прийти на помощь.
Оставьте заявку на сайте или позвоните нам.
Способ 2.
На основании Договора или документа «Регистрация обязательств» можно ввести документ Поступление МЗ.
Программа автоматически подставит данные из документа регистрации обязательств в табличную часть, ориентируясь на дату документа поступления:
- поставка по графику: при нажатии «Заполнить по договору» в поступление попадет только количество и сумма за текущий месяц.
- несколько поставок в одной отгрузке: если поставщик не отгружал товар в одном месяце, а привез сразу несколько поставок в следующем, то при создании поступления МЗ при нажатии «Заполнить по договору» программа перенесет остаток невыполненных обязательств в текущий месяц.
После автозаполнения останется лишь проверить и заполнить вкладки «Дополнительно», «Денежные обязательства» (если требуется принять денежное обязательство) и «Бухгалтерская операция». Проведите документ.
Важное условие
Дата создаваемого документа «Поступление МЗ» обязательно должна попадать в период плана, указанный в регистрации обязательств. Иначе автозаполнение не сработает или данные подтянутся некорректно.
Итог
Использование связки «Регистрация обязательств» → «Поступление МЗ» с кнопкой «Заполнить по договору» позволяет:
- Исключить ручной ввод номенклатуры и количества.
- Гарантировать, что вы не оприходуете больше, чем предусмотрено обязательством.
- Автоматически учитывать остатки невыполненных обязательств при консолидации поставок.
