Согласно п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ, все организации обязаны осуществлять воинский учет граждан.
В программах «1С:ЗУП 8 ред.3» (Зарплата и управление персоналом) / «1С:ЗГУ 8 ред.3» (Зарплата и кадры государственного учреждения) предусмотрены возможности:
- ведения воинского учета (ВУ) граждан согласно Федеральному закону от 28.03.1998 № 53-ФЗ;
- бронирования граждан согласно Федеральному закону от 26.02.1997 № 31-ФЗ.
Для настройки воинского учета и бронирования граждан в настройках кадрового учета (раздел «Настройка» — «Кадровый учет») установите флажки «Ведется воинский учет» и «Ведется учет бронирования граждан» на период мобилизации и на военное время.
Если в организации есть должности, относящиеся к летно-подъемному составу либо плавсоставу, установите соответствующие флажки (наличие таких специалистов должно отражаться в отчетности по бронированию).
После установки флагов по воинскому учету в «Карточке организации» на закладке «Учетная политика и другие настройки» (раздел «Настройка» — «Организации» — зайти в карточку Вашей организации на закладку «Учетная политика») появится ссылка «Воинский учет».
Для постановки организации на воинский учет в военном комиссариате, можно подготовить документы по соответствующим ссылкам.
Также в разделе «Учетная политика и другие настройки» в «Ответственных лицах организации» появится возможность указать «Ответственного за ВУР».
Ответственность за организацию и ведение воинского учета лежит на руководителе организации, но обязанность ведения учета может быть возложена на другого сотрудника организации.
В справочнике «Должности» (раздел «Настройка» — «Предприятие» — «Должности») появится возможность выбора «Категории воинского учета» и «Категории учета забронированных».
В разделе меню «Кадры» появится раздел «Воинский учет» с соответствующими документами и справочниками.
Также после установки флагов «Ведется воинский учет» и «Ведется учет бронирования граждан на период мобилизации и на военное время» в кадровых отчетах появятся отчеты для военкоматов и отчеты для бронирования (раздел Кадры — Кадровые отчеты):
Для автоматического заполнения форм по воинскому учету граждан в программе необходимо заполнить раздел «Воинский учет» внутри справочников «Физические лица» или «Сотрудники», а также внести личные данные граждан, включая всю необходимую информацию об образовании, квалификации, семейном положении и месте жительства работника.
Если в организации ведется учет бронирования граждан на период мобилизации и на военное время, в окне «Воинский учет» по сотруднику появится поле «Бронирование». Строка «Забронирован организацией» заполнится автоматически после создания документа «Бронирование граждан».
При изменении сведений о сотруднике, состоящем на воинском учете, можно сформировать и заполнить документ «Листок сообщения об изменениях». Распечатанный листок выдается сотруднику для передачи сведений в военкомат, а подписанный корешок листка военкоматом возвращается ответственному лицу организации.
Для сверки сведений о воинском учете, содержащихся в программе, со сведениями, содержащимися в документах военного комиссариата, можно сформировать отчет «Список граждан для сверки с военкоматом» (Приложение № 23). Сверку нужно проводить не реже одного раза в год.
Обычно ведением воинского учета занимается директор организации. Но при необходимости он может из числа сотрудников назначить ответственного за ведение ВУ. В таком случае составляют и заполняют приказ о воинском учете.
Его издают сразу при создании компании. В последующем приказ о воинском учете издается каждый раз перед началом нового календарного года, когда будет определен состав сотрудников, обязанных вести ВУ.
Также понадобится распечатка документа «План работы по осуществлению воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе, в 20__ году». Он подается каждый год до тридцать первого декабря. Несмотря на то, что ВУ необходимо вести согласно законодательству РФ, на деле же он осуществляется по неофициальным уточнениям военных комиссариатов. Это стоит знать перед тем, как направлять отчеты в комиссариат.
Изменения в воинском учете в 2023 году
Начиная с первого октября 2023 года появилось несколько новшеств в сфере ведения воинского учета организациями. Стоит выделить три основных нововведения:
- Вручение повесток. Теперь работодатели обязаны вручать сотрудникам, которые поставлены на воинский учет без личного визита в военный комиссариат, повестки под роспись. По повестке работник должен в установленное время прибыть в военкомат для сверки данных, прохождения медицинского обследования и получения документа о воинском учете.
- Отмена подачи списков молодых людей. С 2023 года руководители больше не обязаны сдавать в военкомат списки юношей 15 и 16 лет.
- Новые сроки. Работодатель обязан в течение пяти дней информировать военный комиссариат о том, что были найдены неточности или подделка документов ВУ. Также в этот же срок организация подает уведомление о приеме/увольнения сотрудников, подлежащих воинскому учету, и уведомляет военкомат об изменении личных данных работников.
- Форма подачи. Документация подается в новом формате и в двух видах: электронном и бумажном.
- Увеличение штрафов. С 2023 года штраф для должностных лиц вырос до 40-50 тысяч рублей, а для юридических лиц — до 300-450 тысяч рублей.
Обновленные санкции применимы к «недлящимся» нарушениям, совершенным с первого октября 2023, и к «длящимся» — непрекращенным к первому октября 2023.
Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету
С восьмого января 2022 года все организации, в которых работают военнообязанные сотрудники, обязаны вести карточку гражданина, подлежащего воинскому учету, по форме №10. Карточка гражданина, подлежащего ВУ, формируется и ведется в двух форматах: электронном и бумажном.
Чтобы найти отчет в программах «1С:ЗУП» / «1С:ЗГУ», необходимо открыть вкладку «Кадры» — «Кадровые отчеты» — «Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету».
Затем в разделе «Воинский учет» выбирается одна из категорий: военнообязанный, невоеннообязанный, призывник. Здесь же заполните категорию запаса, годность к военной службе и отношение гражданина к ВУ. Затем в программы «1С:ЗУП» / «1С:ЗГУ» вносится военный комиссариат.
Работать с электронной карточкой, а также распечатывать ее может только ответственное за ВУ лицо. Бумажный вариант заполняется аккуратно. Для заполнения используют шариковую ручку черного или синего цвета. Поля «Сверка с документами воинского учета» и «Сверка с военкоматом» заполняют карандашом. Также карандашом вносятся личные данные гражданина, включая его семейное положение, место проживания и контактный телефон. Для удобства работы с заполненными карточками организуется картотека с упорядоченными категориями.
Данные для заполнения карточки гражданина, подлежащего ВУ, берутся из четырех разделов: «I. Общие сведения», «II. Сведения о воинском учете», «III. Дополнительные сведения» и «IV. Сведения о приеме и увольнении».
Для сверки данных гражданина проходят во вкладку «Кадры» — «Воинский учет» — «Сверка карточек воинского учета». Процедура проводится не реже одного раза в год. Дату и время выбирает военкомат.
Форма 18 для военкомата
Другим важным документом для учета работников является форма 18 — «Учетная карточка организации». Этот отчет сдают все организации, имеющие на балансе сотрудников, которые подлежат ВУ. В программе «1С:ЗУП» уже есть готовая форма отчетности, которую требуется лишь заполнить, внеся данные гражданина.
Бронирование
После подключения возможности бронирования («Настройки» — «Кадровый учет» — «Воинский учет», затем проставляется галочка «Ведется учет бронирования граждан на период мобилизации и на военное время») необходимо провести заполнение перечня должностей для бронирования. Как только список будет заполнен, готовят ходатайство: «Кадры» — «Воинский учет» — «Документы бронирования».
Выбирается мотив ходатайства:
- бронирование строго по перечню должностей — указывают дополнительные данные;
- бронирование в индивидуальном порядке — указывают причины бронирования именно этого работника.
Выбранный пункт непосредственно влияет на тип печатной формы. Завершающий шаг — заполнение данных о бронировании по выбранному работнику организации.
