Как выгрузить сведения в военкомат из 1С:ЗУП и 1С:ЗГУ: файл CSV для Реестра повесток 1С:ЗУП/1С:ЗГУ

Автор: Петрова Е. — эксперт компании «Микос», аттестованный специалист 1С,
опыт работы с системами 1С более 25 лет.

В 1С:ЗУП 3.1 и 1С:ЗГУ 3.1 можно подготовить сведения для военкомата и выгрузить их в файл CSV для последующей загрузки на портал «Реестр повесток». Возможность доступна начиная с релизов 3.1.34.173 / 3.1.36.41. Прямого обмена между 1С и порталом «Реестр повесток» нет: сначала необходимо сформировать CSV-файл в 1С, а затем загрузить его на портал.

Электронный обмен с военкоматами переходит на новый уровень в соответствии с Федеральным законом от 14.04.2023 № 127-ФЗ, который создал Единый реестр воинского учета. Теперь работодатели могут передавать сведения через портал «Реестр повесток.рф».

С недавнего времени в программах 1С:ЗУП ред. 3.1/1С:ЗГУ ред. 3.1  (начиная с релизов 3.1.34.173/3.1.36.41 и выше) появилась возможность подготовить и выгрузить данные для военкоматов в электронном виде. При выгрузке автоматически создается файл в универсальном формате CSV, который принимает государственный реестр.

Обратите внимание: прямой отправки из 1С в Реестр повесток нет

1С формирует файл CSV. Затем пользователь самостоятельно загружает этот файл на портал «Реестр повесток» или передает его в военкомат другим предусмотренным способом.

Первоначальная настройка в 1С:ЗУП/1С:ЗГУ

Чтобы функционал стал доступен, сначала выполните (или проверьте) базовые настройки.

1.    Включите ведение воинского учета:

• Перейдите в раздел «Настройка» → «Кадровый учет».

• В разделе «Воинский учет» установите флаг «Ведется воинский учет».

• При необходимости включите опцию «Ведется учет бронирования граждан на период мобилизации...» .

2.    Заполните справочник военкоматов:

• В разделе «Кадры» откройте справочник «Военкоматы» (или перейдите по ссылке e1cib/list/Справочник.Военкоматы, если нажать Shift+F11).

• Заполните поле «Наименование для электронного обмена».

Важно: для электронного обмена необходимо, чтобы наименование военкомата строго соответствовало данным из встроенного в программу классификатора, иначе при передаче файла возникнут ошибки.

3.    Настройте адресную информацию:

• В настройках воинского учета (Настройка – Кадровый учет – Воинский учет) появился новый флаг «Заполнять только адрес по прописке в документах электронного обмена». Эта настройка позволяет использовать для отчетов только адрес регистрации, что часто требуется военкоматами. Если флажок «Заполнять только адрес по прописке в документах электронного обмена» снят – в файл выгрузки для военкомата будут подтягиваться три адреса из карточки физлица.

4.    Заполните или проверьте всю кадровую информацию сотрудников:

• Перейдите в справочник «Сотрудники» (или «Физические лица») на закладку «Воинский учет»

5.    Проверьте установленный релиз:

• Возможность формирования файлов для военкоматов появилась в версиях 3.1.34.173/3.1.36.41

6.    Проверьте права пользователя:

• Чтобы пользователь мог формировать электронные документы и менять настройки учета, ему могут потребоваться расширенные права.

Какие отчеты можно выгрузить

В разделе «Кадры» → «Воинский учет» → «Сведения для военкоматов» доступны для формирования и выгрузки следующие документы:

• Извещение о приеме или увольнении – формирует электронную форму сведений о приеме и увольнении для военкомата

• Изменения сведений сотрудников для военкоматов - документ предназначен для создания файла выгрузки в случае изменения кадровых и личных данных сотрудников, стоящих на воинском учете

• Первоначальная постановка на воинский учет – используется, чтобы создать файл для ответа на запрос военкомата о сотрудниках в возрасте 17 лет, которых нужно поставить на учет впервые

• Сведения о подлежащих воинскому учету гражданах – формирует файл со сведениями о гражданах, состоящих на воинском учете, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете

• Сообщение о не состоящих на воинском учете гражданах – позволяет сформировать файл с сообщением для военкомата при выявлении граждан, которые не стоят на учете (но обязаны стоять)

Нужна помощь с воинским учетом в 1С?

Если в вашей 1С:ЗУП или 1С:ЗГУ нет необходимых документов, возникают ошибки
при формировании CSV или требуется обновить программу,
специалисты помогут проверить настройки и актуальность релиза.

Заказать консультацию

Как выгрузить данные в формат CSV

Процесс выгрузки данных унифицирован для всех перечисленных выше документов:

1. Откройте нужный документ в журнале «Сведения для военкоматов».

2. Программа автоматически заполнит документ данными из карточек сотрудников.

3. При проведении документов из журнала Сведения для военкоматов формируются файлы для электронного обмена с военкоматами.

4. Нажмите кнопку «Выгрузить». Система создаст файл в формате CSV с требуемыми параметрами: кодировка UTF-8 и разделитель «точка с запятой». Дополнительных настроек не требуется. К формату имени файла требований не установлено, текущая реализация выбрана для удобства.

При выгрузке проверяется соответствие наименования военкомата классификатору. 

Этот CSV-файл затем можно загрузить на портал «Реестр повесток.рф» или передать в военкомат иным способом.

Проверка CSV-файлов

Перед выгрузкой файла можно посмотреть его содержимое по кнопке Открыть файл.

Это поможет быстро проверить содержимое файла выгрузки. При необходимости во встроенном редакторе есть возможность исправить содержимое файла.

Чтобы файл открылся прямо из 1С, перейдите в Настройка - Сервис - Персональные настройки - Работа с файлами и добавьте расширение csv в настройки открытия файлов (добавьте название кодировки в табличную часть вручную через пробел).

Если файл открывается некорректно, проверьте кодировку, разделители и наличие обязательных реквизитов сотрудника.

Внимание для пользователей облачных версий: если файлы выгружаются в ином формате (не CSV), необходимо проверить настройки браузера, либо использовать для работы Тонкий клиент 1С.

Защита документа после выгрузки

После отправки в документе можно установить отметку «Отправлено в военкомат», чтобы защитить его от случайных изменений.

Частые вопросы о выгрузке сведений в военкомат из 1С

Можно ли отправить сведения в военкомат прямо из 1С:ЗУП?

Нет. Прямой обмен с порталом «Реестр повесток» не предусмотрен. В 1С формируется CSV-файл, который затем загружается отдельно.

В каком формате 1С выгружает сведения для военкомата?

В формате CSV с кодировкой UTF-8 и разделителем «точка с запятой».

С какой версии 1С:ЗУП можно выгружать сведения для военкоматов?

Функциональность появилась начиная с версий 3.1.34.173 / 3.1.36.41.

Где в 1С:ЗУП находятся сведения для военкоматов?

«Кадры» → «Воинский учет» → «Сведения для военкоматов».

Почему возникает ошибка при выгрузке сведений для военкомата?

Одна из причин — наименование военкомата не соответствует встроенному классификатору. Это требование у вас уже хорошо описано.

Можно ли выгрузить сведения о приеме и увольнении сотрудников?

Да, такой документ предусмотрен среди «Сведений для военкоматов».