Щедрый работодатель простил займ сотруднику. Как этот факт отразить в программах 1С ЗУП и 1С ЗГУ

автор Ушакова Н.

Прощение долга является одним из способов прекращения обязательства, при котором обязательство прекращается освобождением должника от лежащих на нем обязанностей, если это не нарушает прав других лиц в отношении имущества кредитора (ст. 415 ГК РФ).

Если работодатель прощает сотруднику долг в виде суммы займа, то у сотрудника возникает облагаемый НДФЛ доход в виде суммы прощенной задолженности (ст. 41, п. 1 ст. 210 НК РФ, письма Минфина России от 23.11.2023 № 03-04-05/112401, от 03.08.2023 № 03-04-05/72710).

Таким образом, при прощении долгов физическим лицам у них возникает доход, подлежащий обложению НДФЛ ( п. 1 ст. 224 НК РФ).

По мнению Минфина, при прощении долга по займу сотруднику организации еще нужно начислять и страховые взносы (Письмо Минфина от 18 октября 2019 г. N 03-15-06/80212.) Но, если прощение долга оформить договором дарения, то суммы по нему не облагаются страховыми взносами (письма Минфина России от 18.10.2019 № 03-15-06/80212, ФНС России от 30.05.2018 № БС-4-11/10449@).

Рассмотрим, как оформить прощение долга в программах ЗГУ и ЗУП.

Пример: в 2024 сотруднику был выдан займ в размере 100000 рублей на 12 месяцев, под 2%.

Работодатель принял решение простить займ ценному сотруднику с 1 марта 2025 года.

Проанализируем отчет о погашении займа. Для этого зайдем в Договор займа и по кнопке Печать сформируем Отчет по займу.

Сумма остатка основного долга на момент прощения займа составила 58 333,35 руб.

1.  Создадим «технический документ» Погашение займа сотруднику. Он находится в разделе Зарплата – Займы сотрудникам.

Остаток займа и проценты на дату прощения долга рассчитаются автоматически. Также документ рассчитает материальную выгоду и НДФЛ с нее.

Рассчитанную сумму мат. выгоды и НДФЛ можно увидеть, например, в расчетном листе, или в отчетах по НДФЛ.

2.  Теперь нужно создать новое Начисление с назначением Доход в натуральной форме. Это начисление нам необходимо для регистрации суммы прощенного долга в учете НДФЛ и взносов.

Для того, чтобы была возможность настроить начисление с назначением Доход в натуральной форме, надо зайти в раздел Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний и на закладке Прочие начисления установить флажок Регистрируются натуральные доходы.

Далее заходим в раздел Настройка - Начисления и создаем начисление, например, Прощенный долг.

На закладке Налоги, взносы, бухучет укажем параметры обложения дохода НДФЛ и взносами.

Согласно письму Минфина, прощение займа связано с трудовыми отношениями и на эти суммы нужно начислять страховые взносы и отражать в отчетности (Письмо Минфина от 18.10.2019 N 03-15-06/80212). НО, если Вы не согласны с мнением Минфина и считаете, что с суммы прощенного долга не нужно начислять взносы, то вид дохода по взносам в настройках нужно выбрать Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами.

Код дохода по НДФЛ указываем 4800.

Отразим доход в размере прощенного долга документом Доход в натуральной форме. В поле Дата получения дохода укажем день прощения долга – 01.03.2025 г. НДФЛ рассчитается сразу в документе.

Удержание налога НДФЛ произойдет при ближайшей выплате.