Резервирование материальных запасов перед их выбытием в 1С: БГУ 8

автор Куликова В.

При электронном документообороте, когда все службы работают в едином информационном пространстве, от момента подбора номенклатуры списываемых материальных запасов в создаваемый документ до отражения списания в учете может пройти время в связи с согласованием. За это время может измениться остаток материальных запасов и их средняя стоимость.

Для оформления заявки на получение материальных ценностей для использования в деятельности учреждения и приема-передачи нефинансовых активов между структурными подразделениями и (или) ответственными лицами при выдаче нефинансовых активов для использования применяется требование-накладная (ф. 0510451). Этот документ обязателен к применению всеми учреждениями с 1 января 2024 года. Методические указания по заполнению требования-накладной (ф. 0510451) утверждены пп. 64.14 - 64.18 приложения 5 к Приказу № 61н, методические рекомендации по применению доведены письмом Минфина России от 30.07.2024 № 02-06-06/70843.

На основании требования-накладной (ф. 0510451) могут отражаться как внутреннее перемещение нефинансовых активов между структурными подразделениями и ответственными лицами, так и выбытие материальных ценностей при их использовании. Внутреннее перемещение объектов НФА отражается на основании требования-накладной (ф. 0510451), если их списание при использовании в деятельности учреждения (потребление) необходимо в дальнейшем подтвердить дополнительными документами (например, отчетами ответственных лиц и т. п.).

На основании документов, подтверждающих расход материальных запасов, формируется акт о списании материальных запасов (ф. 0510460). На основании акта (ф. 0510460) отражается списание (выбытие) материальных запасов в результате использования для собственных нужд учреждения.

В программе 1С:БГУ ред. 2 возможность резервирования материальных запасов включается в Настройках параметров учета (Администрирование – Настройка параметров учета). На закладке Ведение учета необходимо установить флажок Резервировать МЗ при выбытии.

Резервировать можно, как только количество материальных запасов, так и одновременно количество и сумму (их стоимость).

При установленном флаге Резервировать МЗ при выбытии в следующих документах отображается переключатель Режим:

• Акт списания материалов;
• Акт списания мягкого и хоз. инвентаря;
• Ведомость на выдачу МЗ на нужды учреждения;
• Накладная на отпуск материалов на сторону;
• Накладная на реализацию продукции и товаров (Торг-12);
• Требование - накладная (Материальные запасы);
• Решение о прекращении признания активом (материальные запасы).

Рассмотрим пример как оформить в программе выдачу со склада материалов для ремонта принтера.

Системный администратор учреждения 01 июня сформировал требование-накладную (ф. 0510451) в качестве заявки на получение со склада материальных ценностей (картриджей для принтера). На основании требования-накладной материальные ценности зарезервированы до момента согласования их выдачи заведующим складом.  Зав.складом согласовал выдачу материальных ценностей для ремонта принтера 4 июня. В учете отражено внутреннее перемещение материальных ценностей между МОЛ отправителем (завскладом) и МОЛ получателем (сисадмин). При установке картриджа сформирован акт о списании материальных запасов (ф. 0510460).

Для оформления внутреннего перемещения материальных запасов с МОЛ на МОЛ при выдаче для использования в деятельности учреждения предназначен документ Требование-накладная (Материальные запасы) (Материальные запасы - Выбытие и перемещение – Требование-накладная).

В документе необходимо заполнить следующие реквизиты:

• реквизит Первичный документ - Требование - накладная (ф. 0510451) (61н, ред. 100н);
• в группе реквизитов Отправитель – указываются ответственное лицо, передающее материалы;
• в группе реквизите Получатель – ответственное лицо, принимающее материалы;
• переключатель Режим - переключатель стоит в положении Резервирование (установлен по умолчанию), который предназначен для проведения документа до момента согласования.

На закладке Учет указываются:

• Операция – из выпадающего списка выбирается значение Перемещение, выбытие материальных активов;
• Счет учета – счет учета материальных запасов – 105.00, 113.00. Материальные запасы, Биологические активы;
• Кор. счет – 105.00, 113.00. Материальные запасы, Биологические активы;
• Первичный документ – вид первичного документа - Требование - накладная;
• Типовая операция –Перемещение между МОЛ и счетами (105.00, 113.00, забаланс).

В табличной части закладки Материальные запасы с помощью кнопки Подобрать необходимо выбрать материалы, имеющиеся в остатке для перемещения.

В режиме Резервирование при проведении документа не формируются бухгалтерские проводки, а формируются движения по регистру накопления Резерв МЗ.

При формировании новых документов по движению материальных запасов форма подбора, позволяющая подобрать материалы, имеющиеся в остатке и отобранные по установленному фильтру, будет содержать сведения о зарезервированных (но пока не выбывших) материальных запасах.

После согласования документа (подписания электронного документа всеми предусмотренными бизнес-процессом ответственными лицами) следует открыть этот же документ и установить режим Списание, при котором списывается ранее установленный резерв и при проведении формируются проводки документа, а также сторнируются записи в регистре накопления Резерв МЗ.

Поскольку в рассматриваемом примере должностное лицо согласовало выдачу материальных запасов 4 июня, эта дата является датой проводки и указывается в реквизите Дата проведения.

Обратите внимание: Для отражения в учете документов датой, отличной от даты документа, например, при согласовании документов комиссией, необходимо в Настройках параметров учета (Администрирование – Настройка параметров учета) установить флажок Использовать отдельную дату проведения документов.

После проведения документ формируется следующие проводки и движения по регистрам учета:

Если документ не согласован, необходимо отменить его проведение и установить флаг Аннулирован, который не позволяет провести документ. Документ будет сохранен без проведения, при этом регистр Резерв МЗ будет очищен (сформированные ранее записи будут удалены), и зарезервированные ранее данным документом МЗ будут доступны для выбора в других документах.

Для списания картриджей при установке на принтер используется документ Акт списания материалов (Материальные запасы - Выбытие и перемещение – Акт списания материалов).

Сформировать Акт списания материалов также можно по кнопке Создать на основании в шапке документа Требование-накладная (материальные запасы).

В документе необходимо заполнить следующие реквизиты:

• Счет учета –105.00, 113.00. Материальные запасы, Биологические активы;
• МОЛ/Место хранения – центр материальной ответственности;
• КФО – код финансового обеспечения. КФО можно указать в шапке документа или установить флаг Указывается в табличной части. В этом случае значение КФО будет указано в табличной части документа;
• реквизит Первичный документ - Акт о списании МЗ (ф. 0510460) (61н, ред. 157н).
• В табличной части закладки Материалы указывается номенклатура списываемых материалов и их количество.

На закладке Комиссия указывается комиссия учреждения, уполномоченная на принятие решения о списании нефинансовых активов.

На закладке Бухгалтерская операция из справочника выбирается типовая операция Списание выданных со склада в подразделения материальных запасов (финансовый результат) (401.20 - 105) или Списание выданных со склада в подразделения материальных запасов (себестоимость) (109 - 105).

Для проведения документа на закладке Материалы в строке Голосование нужно выбрать сотрудника из присутствующих членов комиссии и Установить его решение. Голосование заполняется для каждого члена комиссии. Также решение комиссии можно установить единогласно по кнопке Единогласное решение.

После проведения документ формирует проводки по списанию материальных запасов со счета 105 36 на счет затрат. По кнопке Внутр. ЭДО можно сформировать электронный документ Акт о списании материальных запасов по ф. 0510460 и Лист голосования, который является его неотъемлемой частью.