автор Петрова Е.
Организация при необходимости может заключить договор аренды с сотрудником на использование его личного автомобиля в служебных целях. Порядок заключения договора изложен в гл. 34 Гражданского кодекса РФ.
ГК РФ регулирует два вида договора аренды транспортных средств:
- аренда транспортного средства с экипажем (арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает услуги по управлению им и его технической эксплуатации) (ст. ст. 632 - 641 ГК РФ);
- аренда транспортного средства без экипажа (арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации) (ст. ст. 642 - 649 ГК РФ).
Размер арендной платы, а также порядок, условия и сроки ее внесения определяются договором.
Доходы, полученные сотрудником от сдачи в аренду автомобиля, а также в виде вознаграждения за услуги по управлению и технической эксплуатации автомобиля (в рамках договора с экипажем), облагаются НДФЛ (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ) и отражаются в форме 6-НДФЛ.
Доход по договору аренды транспортного средства без экипажа не является объектом обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и на обязательное медицинское страхование (п. 4 ст. 420 НК РФ).
По договору аренды транспортного средства с экипажем страховыми взносами облагаются только выплаты за услуги по управлению автомобилем и его технической эксплуатации, т. к. данная выплата является объектом обложения страховыми взносами как выплата по гражданско-правовому договору, предметом которого является оказание услуг (п. 1 ст. 420 НК РФ и пп. 2 п. 3 ст. 422 НК РФ).
Взносы на страхование от несчастных случаев с арендной платы за услуги по управлению и эксплуатации транспорта уплачиваются только в том случае, если такая обязанность установлена договором аренды (п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
В бухгалтерском учете арендная плата (включая плату за услуги по управлению) и затраты на возмещение расходов арендодателя отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 5, 7, 8 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утв. приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н).
При исчислении налога на прибыль затраты на выплаты за пользование транспортным средством по договору аренды относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ), а плата за услуги по управлению транспортным средством – в расходы на оплату труда (п. 21 ст. 255 НК РФ).
В программе 1С:Бухгалтерия 8 операции по аренде личного автомобиля у сотрудника (физического лица) без предоставления услуг по его управлению, т.е. без экипажа, оформляются следующим образом.
1. На основании акта приема-передачи автомобиль ставится на забалансовый учет на счет 001 «Арендованные основные средства» документом Операция, введенная вручную (раздел Операции – Операции, введенные вручную).
2. Начисление арендной платы производится ежемесячно на основании договора аренды документом Операция, введенная вручную, т.к. в программе 1С:Бухгалтерия 8 нет стандартного документа для отражения подобной операции в учете.
Расчеты ведутся с физ лицом, поэтому применятся счет 76.10 Прочие расчеты с физическими лицами. Счет предназначен для обобщения информации о взаиморасчетах с физ лицами по доходам, выплачиваемым в рамках исполнения ГПД, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (договоров подряда).
Необходимо одновременно отразить проводки по начислению арендной платы и НДФЛ:
- Дт 20(26,44) Кт 76.10 — на сумму арендной платы
- Дт 76.10 Кт 68.01.1 — на сумму НДФЛ
Важно: дата операции по начислению дохода должна быть равна реальной дате выплаты дохода сотруднику.
3. Для отражения начисленного дохода, полученного сотрудником по договору аренды автомобиля, суммы исчисленного и удержанного НДФЛ в регистрах налогового учета по НДФЛ и в форме 6-НДФЛ, необходимо сформировать документ Операция учета НДФЛ датой выплаты дохода.
Документ Операция учета НДФЛ доступен в разделе Зарплата и кадры – НДФЛ – Все документы по НДФЛ.
Обратите внимание: Дата фактического получения дохода в виде арендной платы = день выплаты дохода (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Удержание НДФЛ производится при выплате дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ).
В документе Операция учета НДФЛ:
В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе.
В поле Сотрудник выберите лицо, которому выплачивается арендная плата.
В поле Дата операции укажите дату выплаты по договору аренды, на которую был удержан налог. В нашем примере выплата дохода за ноябрь произведена 05.12.24.
На закладке Доходы в табличной части регистрируется сумма полученного дохода:
- в колонке Дата получения дохода – дату получения дохода;
- в колонке Код дохода – код дохода 2400;
- в колонке Вид дохода – Прочие доходы (основная налоговая база);
- в колонке Сумма дохода – сумму дохода, полученного от предоставления в аренду автомобиля. В нашем примере – 20 000 руб.;
- в колонке Строка Раздела 2 Расчета 6-НДФЛ) - Включать только в строку 110;
- колонка Обособленное подразделение заполняется, если подразделение для целей НДФЛ считается обособленным.
На закладке Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов в табличной части регистрируется сумма исчисленного налога:
- в колонке Дата получения дохода – дату получения дохода
- в колонке Вид дохода – Прочие доходы (основная налоговая база);
- в колонке Сумма по ставке 13%(30%) – сумму исчисленного налога с дохода, полученного от предоставления в аренду автомобиля. В нашем примере – 2 600 руб.;
- колонка Обособленное подразделение заполняется, если подразделение для целей НДФЛ считается обособленным.
На закладке Удержано по всем ставкам в табличной части регистрируется сумма удержанного налога:
в колонке Дата получения дохода – дату получения дохода. Налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. В нашем примере арендная плата выплачена 05.12.2024;
- в колонке Ставка налогообложения – 13% (для нерезидента 30%);
- в колонке Ставка – ставку удержанного налога, в нашем примере – 13%;
- в колонке Сумма – сумму удержанного налога с дохода, полученного от предоставления в аренду автомобиля;
- в колонке Код дохода – код дохода 2400;
- в колонке Вид дохода – Прочие доходы (основная налоговая база);
- колонка Обособленное подразделение заполняется, если подразделение для целей НДФЛ считается обособленным.
По зарегистрированным суммам не образуется задолженность организации перед получателями таких доходов, т. е. они не учитываются ни при заполнении ведомостей на выплату зарплаты, ни при формировании аналитических отчетов по зарплате.
Выплата арендной платы производится наличным или безналичным путем с видом операции в расчетных документах Прочий расход или Прочее списание.
Организация имеет право списать ГСМ для арендованного автомобиля, используемого в служебных целях, на основании оформленного путевого листа и приходных документов на топливо (Авансовых отчетов, накладных). В программе для списания ГСМ используйте те же документы, что и для собственного транспорта.
По окончании действия договора аренды необходимо произвести списание стоимости арендованного автомобиля с забалансового счета 001.
