Как подключить и настроить ЭТрН в 1С

С 1 сентября 2026 года участникам грузоперевозок предстоит перейти на электронные перевозочные документы (ЭПД). Транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку и ряд других документов нужно будет оформлять в электронном виде, кроме предусмотренных законодательством исключений. Поэтому компаниям, которые отправляют, перевозят или получают грузы, важно заранее подготовить учетную систему и сотрудников к новым правилам.

Если компания использует программы 1С, организовать обмен перевозочными документами можно с помощью «1С-ЭПД». Разберем, как подготовиться к переходу на электронные транспортные накладные (ЭТрН), что потребуется для подключения сервиса и как настроить работу сотрудников и водителей.

Что такое ЭТрН и какие преимущества дает электронный формат

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — транспортная накладная в электронном формате, которая используется при перевозке грузов автомобильным транспортом и содержит сведения об участниках, грузе и условиях перевозки.

ЭТрН состоит из отдельных файлов обмена — титулов. В процессе перевозки их последовательно формируют и подписывают участники: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. При необходимости создаются дополнительные титулы, например, при замене водителя или транспортного средства, изменении стоимости перевозки или переадресовке.

Электронный формат позволяет сократить количество операций с бумажными документами. Документы можно быстрее передавать контрагентам, а информацию о перевозке — получать непосредственно в учетной системе.

Для бизнеса электронные транспортные накладные дают несколько практических преимуществ:

• сокращаются затраты на печать, доставку и хранение бумажных документов;
• ускоряется обмен между участниками перевозки;
• проще контролировать состояние документа и этап перевозки;
• снижается риск потери оригиналов;
• часть сведений можно заполнять данными из учетной системы;
• документы удобнее искать и хранить в электронном архиве;
• сотрудники могут работать с ЭПД непосредственно в 1С.

Эти преимущества во многом зависят от правильной организации процесса. Поэтому подготовка к новым требованиям — это не просто подключение сервиса, а организация полноценной работы с ЭТрН в компании.

Кому нужно подготовиться к переходу на ЭТрН

Новые требования затрагивают компании и ИП, участвующие в перевозках грузов автомобильным транспортом: грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей, а также участников транспортно-экспедиционной деятельности.

С 1 сентября 2026 года перевозочные документы, для которых законодательством установлен обязательный электронный формат, должны оформляться через информационные системы электронных перевозочных документов.

При этом наличие груза и автомобиля само по себе еще не означает, что в конкретной ситуации обязательно требуется транспортная накладная. Необходимо учитывать наличие договора перевозки и роли сторон. Поэтому первый этап подготовки — разобраться не с настройками программы, а с собственными бизнес-процессами.

Особенно внимательно к переходу на ЭТрН стоит подготовиться организациям, у которых много регулярных рейсов, несколько складов, собственный и привлеченный транспорт или разные схемы доставки клиентам.

Что необходимо для работы с ЭТрН

Обмен ЭТрН построен через ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов. При этом организация не взаимодействует с государственной системой напрямую. Передачу информации обеспечивает аккредитованный оператор информационной системы ЭПД.

Для работы потребуются:

• учетная система с поддержкой электронных перевозочных документов;
• подключение к необходимым сервисам электронного документооборота и 1С-ЭПД;
• оператор ИС ЭПД;
• электронные подписи;
• оформленные полномочия ответственных сотрудников;
• готовность контрагентов к электронному обмену;
• организация работы водителей с ЭПД.

Если компания планирует вести ЭТрН в 1С, перед подключением также необходимо проверить версию используемой конфигурации и обновить программу при необходимости.

Как подключить и настроить ЭТрН в 1С: пошаговая инструкция

Настройку удобнее разделить на организационную и техническую части. Сначала необходимо определить роли участников и ответственных сотрудников, затем подготовить 1С, подписи и сервисы и только после этого проводить тестовые перевозки.

Шаг 1. Определите сценарии перевозок и роли участников

Начните с анализа действующих процессов. Определите, в каких случаях компания является грузоотправителем, грузополучателем или перевозчиком, пользуется ли услугами экспедитора, доставляет ли товары собственным транспортом.

Например, одна и та же организация в одном случае может выступать грузоотправителем и передавать товар стороннему перевозчику, а в другом — самостоятельно доставлять продукцию покупателю.

От этого зависит, какие действия сотрудники должны выполнять при оформлении ЭТрН и какие документы будут использоваться.

Полезно составить схему по каждому распространенному сценарию:

заказ → отгрузка → создание ЭТрН → погрузка → перевозка → приемка → завершение документооборота.

Для каждого этапа определите ответственного сотрудника. Это позволит понять, кому потребуются доступ к системе, электронная подпись и соответствующие полномочия.

Шаг 2. Проверьте готовность программы 1С

Следующий этап — техническая подготовка учетной системы.

Сначала нужно определить, поддерживает ли используемая конфигурация работу с 1С-ЭПД и актуальна ли ее версия. Возможности сервиса реализованы в ряде типовых решений 1С, но порядок работы и доступные функции могут различаться в зависимости от конфигурации.

Особое внимание требуется компаниям с сильно доработанными информационными базами. Перед настройкой работы с ЭПД необходимо проверить совместимость доработок, используемых документов и существующей схемы ЭДО.

Если организация работает в нескольких информационных базах, следует заранее определить, из какой базы будут формироваться перевозочные документы и где сотрудники будут контролировать их состояние.

Шаг 3. Подключите электронный документооборот и «1С-ЭПД»

Для обмена электронными перевозочными документами необходимо подключить соответствующий сервис.

«1С-ЭПД» позволяет работать с перевозочными документами непосредственно в 1С. В поддерживаемых сценариях сотруднику не требуется вручную переносить часть сведений из учетной системы в отдельный личный кабинет: документы создаются и обрабатываются в привычной рабочей среде.

В зависимости от используемого решения часть информации можно получать из уже созданных документов учета. Это снижает количество повторного ввода и вероятность ошибок.

На этапе подключения необходимо проверить настройки организации, данные пользователей, параметры электронного документооборота и доступность требуемого функционала. Если ранее компания не использовала ЭДО, потребуется выполнить его первоначальную настройку.

Шаг 4. Выберите оператора ИС ЭПД и тариф

Чтобы электронные транспортные накладные передавались между участниками и поступали в ГИС ЭПД, необходим оператор информационной системы электронных перевозочных документов.

Оператор обеспечивает технический обмен между участниками перевозки и государственной системой. Организации следует убедиться, что выбранный оператор включен в соответствующий реестр.

В сервисе «1С-ЭПД» обмен реализован через поддерживаемых операторов. При подключении необходимо выбрать подходящий вариант обслуживания и тариф с учетом предполагаемого количества перевозочных документов.

При оценке расходов полезно учитывать общий объем документооборота: количество рейсов, число организаций и информационных баз, а также особенности работы перевозчиков и водителей.

Шаг 5. Подготовьте электронные подписи и полномочия

Для подписания ЭПД используется предусмотренный для соответствующего действия вид электронной подписи. Поэтому до запуска нужно определить, кто именно будет подписывать документы от имени организации.

Руководитель может действовать от имени юридического лица без доверенности. Если документ подписывает сотрудник, необходимо корректно оформить его полномочия. В предусмотренных случаях используется машиночитаемая доверенность — МЧД.

При подготовке проверьте:

• у кого из сотрудников уже есть электронные подписи;
• соответствуют ли они выполняемым действиям;
• кому необходимо оформить МЧД;
• кто заменит ответственного сотрудника во время отпуска или болезни;
• кто будет контролировать своевременность подписания документов.

Эту часть подготовки важно проработать заранее. Даже полностью настроенный сервис не решит проблему, если у ответственного сотрудника нет необходимых полномочий для подписания.

Шаг 6. Настройте работу с контрагентами

В электронном документообороте участвует не одна организация. Грузоотправитель формирует свою часть ЭТрН, затем данные получает перевозчик, а после доставки — грузополучатель.

Поэтому до запуска необходимо проверить основных контрагентов: используют ли они ЭПД, правильно ли указаны реквизиты организаций и готовы ли ответственные сотрудники обрабатывать поступающие документы.

При работе через ГИС ЭПД разные стороны перевозки могут пользоваться разными операторами. Обмен между ними обеспечивает инфраструктура электронных перевозочных документов.

В поддерживаемых решениях 1С предусмотрена возможность отправки ЭПД без обязательного предварительного обмена приглашениями в ЭДО. Тем не менее организационную готовность постоянных партнеров лучше проверить заранее — это поможет избежать задержек при первых реальных перевозках.

Шаг 7. Организуйте работу водителей

Водитель непосредственно участвует в перевозке и подтверждает предусмотренные события, поэтому его рабочий процесс также необходимо подготовить.

Для работы с ЭПД предусмотрено мобильное приложение «1С-ЭПД». Оно позволяет выполнять необходимые действия с электронными перевозочными документами с мобильного устройства.

До запуска стоит убедиться, что водители:

• установили необходимое приложение;
• получили доступ и прошли регистрацию;
• понимают, какие действия нужно выполнять при погрузке и выгрузке;
• знают, как действовать при замене автомобиля или переадресовке;
• умеют проверить поступившие сведения перед подтверждением.

Если компания привлекает стороннего перевозчика, порядок взаимодействия с его водителями также желательно согласовать до начала регулярного обмена.

Шаг 8. Проведите тестовую перевозку

После завершения настройки не стоит сразу переводить весь поток документов на новую схему. Сначала проведите тестирование на одном или нескольких типичных рейсах.

Проверьте весь цикл работы с электронной накладной: от создания документа до завершения перевозки. Убедитесь, корректно ли загружаются данные из 1С, получают ли документы участники, могут ли сотрудники и водитель их подписать, правильно ли отображаются статусы.

Затем протестируйте нестандартные ситуации, характерные для вашей компании. Например, смену водителя, замену транспортного средства, расхождения при приемке или переадресовку.

Такой подход помогает обнаружить проблемы до того, как они начнут влиять на реальные поставки.

Как происходит обмен ЭТрН после настройки

После завершения настройки обмена ЭТрН документооборот становится частью обычного процесса перевозки.

При стандартной схеме грузоотправитель создает ЭТрН и вносит сведения о грузе и погрузке. После передачи груза перевозчик подтверждает его прием. В пункте назначения грузополучатель принимает товар и подписывает свою часть документа, а перевозчик фиксирует выдачу.

Каждый участник формирует или подписывает соответствующий титул транспортной накладной, а информация передается через оператора ИС ЭПД в ГИС ЭПД.

Если во время перевозки меняются предусмотренные сведения — например, водитель или автомобиль, — формируются соответствующие дополнительные титулы.

Таким образом, ЭТрН отражает ход перевозки, а не создается одним сотрудником целиком после завершения рейса.

Как «1С-ЭПД» упрощает работу с ЭТрН

Главное преимущество интеграции — возможность работать с перевозочными документами в той же информационной системе, где уже ведется учет.

При поддерживаемом сценарии данные для ЭПД можно использовать из документов учетной системы. Например, в типовых решениях 1С предусмотрено создание электронных перевозочных документов на основании связанных документов учета. Это позволяет сократить ручное заполнение.

Сотрудник может контролировать получение и отправку документов, их состояние и дальнейшую обработку в 1С. Для водителей предусмотрено отдельное мобильное приложение.

В результате правильно организованная работа с ЭТрН помогает решить несколько задач: организовать юридически значимый электронный обмен, уменьшить количество ручных операций и встроить новые требования в существующие бизнес-процессы компании.

Какие ошибки часто допускают при переходе на ЭТрН

Одна из главных ошибок — воспринимать переход исключительно как техническое подключение сервиса. На практике необходимо одновременно подготовить учетную систему, сотрудников, водителей и правила взаимодействия с контрагентами.

Проблемы могут возникнуть, если компания:

• не определила роли участников в разных сценариях перевозки;
• использует неактуальную версию 1С;
• заранее не проверила электронные подписи и МЧД;
• не распределила ответственность между сотрудниками;
• не обучила водителей;
• не проверила готовность основных контрагентов;
• не провела тестовый обмен;
• пытается полностью сохранить старый бумажный процесс, просто заменив бумагу электронным файлом.

Чем больше перевозок выполняет организация, тем сильнее такие ошибки могут влиять на ее работу. Поэтому порядок подготовки к обязательному электронному документообороту лучше определить заранее, а не во время первого рейса после вступления новых требований в силу.

Когда начинать переход на электронные транспортные накладные

Не стоит ждать 1 сентября 2026 года, чтобы впервые попытаться оформить ЭТрН. К этой дате система, сотрудники и основные процессы уже должны быть готовы к работе.

Сначала следует проанализировать схемы перевозки, затем проверить и обновить 1С, подключиться к необходимым сервисам, настроить подписи и полномочия, обучить сотрудников и водителей и провести несколько тестовых перевозок.

Особенно важен ранний запуск для компаний с большим количеством рейсов и сложной логистикой. Чем больше участников задействовано в процессе, тем больше сценариев необходимо проверить до обязательного перехода.

Подключение и настройка «1С-ЭПД» с помощью «Микос»

Одного технического подключения «1С-ЭПД» недостаточно. Необходимо правильно встроить электронные перевозочные документы в реальные процессы компании: определить роли пользователей, проверить 1С, организовать подписание, работу водителей и обмен с контрагентами.

Специалисты компании «Микос» помогут подготовиться к переходу на ЭТрН, подключить сервис «1С-ЭПД» и выполнить необходимую настройку с учетом используемой программы 1С и особенностей ваших перевозок.

Поможем разобраться, какие действия потребуются именно вашей организации, проверить готовность учетной системы и организовать работу сотрудников с электронными перевозочными документами.

Если вы только начинаете подготовку, специалисты «Микос» помогут пройти путь от анализа существующей схемы до тестового обмена. Если «1С-ЭПД» уже используется, но при работе возникают вопросы, поможем разобраться с настройками и процессом оформления документов.

Оставьте заявку на консультацию в «Микос». Поможем подготовить 1С к работе с ЭТрН, подключить «1С-ЭПД» и настроить электронный обмен до обязательного перехода с 1 сентября 2026 года.