Кто подписывает титулы электронной транспортной накладной (ЭТрН): памятка для участников перевозки

С 1 сентября 2026 года для участников грузоперевозок меняется привычный порядок работы с перевозочными документами. Электронная транспортная накладная становится обязательной в случаях, предусмотренных законодательством, а бумажный документ можно будет использовать только в установленных исключениях.

Для бизнеса переход на электронный формат означает не просто замену бумаги файлом. Меняется сам процесс взаимодействия между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем. В оформлении отдельных сведений участвует водитель, а в некоторых сценариях в цепочке появляется экспедитор.

Чтобы понять, как работать с ЭТрН, важно прежде всего разобраться в титулах: кто их создает, заполняет и подписывает на каждом этапе грузоперевозки.

В стандартной перевозке ЭТрН состоит из четырех обязательных титулов: Т1 подписывает грузоотправитель, Т2 — перевозчик, Т3 — грузополучатель, Т4 — перевозчик. Дополнительно могут использоваться Т5–Т8.

Кто заполняет и подписывает титулы ЭТрН

В стандартном сценарии используются титулы 1–4. Они сопровождают перевозку от передачи груза водителю до его выдачи грузополучателю. Дополнительные титулы применяются при определенных событиях — например, при изменении водителя, транспортного средства, адреса доставки или необходимости отразить стоимость перевозки.

Титул	Что фиксируется	Кто формирует и подписывает	Кто подписывает на практике	Какая электронная подпись нужна
Титул 1	Сведения об участниках, грузе, транспортном средстве, водителе и погрузке	Грузоотправитель	Руководитель грузоотправителя или уполномоченный сотрудник	УКЭП руководителя; для сотрудника — УКЭП + МЧД
Титул 2	Прием груза к перевозке	Перевозчик	Перевозчик; водитель подтверждает прием груза	УКЭП руководителя перевозчика или УКЭП сотрудника + МЧД; водитель работает через мобильное приложение
Титул 3	Прием груза после доставки	Грузополучатель	Руководитель грузополучателя или уполномоченный сотрудник	УКЭП руководителя; для сотрудника — УКЭП + МЧД
Титул 4	Выдача груза грузополучателю	Перевозчик	Перевозчик; водитель подтверждает выдачу груза	УКЭП руководителя перевозчика или УКЭП сотрудника + МЧД; водитель работает через мобильное приложение
Титул 5	Сведения о стоимости перевозки	Перевозчик	Руководитель перевозчика или уполномоченный сотрудник	УКЭП руководителя; для сотрудника — УКЭП + МЧД
Титул 6	Подтверждение сведений о стоимости	Грузоотправитель	Руководитель грузоотправителя или уполномоченный сотрудник	УКЭП руководителя; для сотрудника — УКЭП + МЧД
Титул 7	Переадресовка груза	Перевозчик	Руководитель перевозчика или уполномоченный сотрудник	УКЭП руководителя; для сотрудника — УКЭП + МЧД
Титул 8	Замена водителя и/или транспортного средства	Перевозчик	Руководитель перевозчика или уполномоченный сотрудник	УКЭП руководителя; для сотрудника — УКЭП + МЧД

Что такое ЭТрН и зачем нужны титулы

ЭТрН — это электронная транспортная накладная, которая подтверждает заключение договора перевозки груза и сопровождает процесс его доставки автомобильным транспортом.

В отличие от бумажной транспортной накладной, электронный документ формируется не целиком в один момент. ЭТрН состоит из отдельных файлов обмена — титулов. Каждый титул соответствует определенному событию: погрузке, приему груза перевозчиком, его передаче грузополучателю, изменению стоимости, переадресовке и т. д.

Поэтому один участник не может заранее оформить всю накладную за остальных. Каждый участник оформляет или подтверждает сведения в пределах своей роли и ответственности.

Обмен происходит через информационную систему оператора ЭПД (электронных перевозочных документов), которая взаимодействует с государственной информационной системой электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД. Участникам не требуется самостоятельно передавать данные непосредственно в государственную систему.

Для работы с электронными перевозочными документами в программах 1С можно использовать сервис «1С-ЭПД».

В стандартной грузоперевозке процесс выглядит так:

1. Грузоотправитель формирует ЭТрН и оформляет сведения о погрузке.
2. Перевозчик подтверждает прием груза.
3. Грузополучатель фиксирует приемку после доставки.
4. Перевозчик подтверждает выдачу груза.

При изменении условий перевозки могут потребоваться дополнительные титулы.

Рассмотрим порядок оформления подробнее.

Титул 1: грузоотправитель передает груз

Титул 1 открывает документооборот ЭТрН. Его создает грузоотправитель. В документе указывается информация об участниках перевозки, договоре, грузе и сопроводительных документах, транспортном средстве, водителе и обстоятельствах погрузки.

Грузоотправитель заполняет необходимые сведения и подписывает титул электронной подписью. После этого информация передается через оператора ЭПД и становится доступна следующим участникам процесса.

Важно корректно определить, кто именно является грузоотправителем. Это не всегда продавец товара: роль зависит от конкретной схемы и договорных отношений между сторонами.

Титул 2: перевозчик принимает груз

После погрузки перевозчик подтверждает прием груза к перевозке. Для этого оформляется титул 2.

В нем перевозчик заполняет сведения, относящиеся к фактическому приему груза. В процессе также участвует водитель, который подтверждает факт получения груза в установленном порядке.

Если в пути ничего не меняется, следующим этапом становится оформление титула 3 грузополучателем.

Титул 3: грузополучатель принимает груз

Когда автомобиль прибывает в место доставки, грузополучатель проверяет груз и оформляет титул 3.

В нем указываются данные о фактической приемке: состоянии и характеристиках полученного груза, обстоятельствах приемки, а при наличии — расхождениях и замечаниях. После заполнения грузополучатель подписывает титул.

Таким образом, электронная форма позволяет зафиксировать не только факт доставки, но и состояние груза на этапе приемки.

Титул 4: перевозчик подтверждает выдачу

После передачи груза перевозчик оформляет титул 4. В нем фиксируются факт выдачи груза получателю и обстоятельства выгрузки.

Водитель подтверждает передачу груза, а перевозчик подписывает соответствующий титул. После этого стандартная последовательность оформления титулов 1–4 завершается.

Дополнительные титулы: когда нужны Т5–Т8

Условия грузоперевозки могут измениться уже после ее начала: может поменяться стоимость услуги, водитель, транспортное средство или адрес доставки. Для таких ситуаций предусмотрены дополнительные титулы.

Титулы 5 и 6: стоимость перевозки

Титул 5 формирует перевозчик. В нем отражаются сведения о стоимости перевозки и расчетах. Затем грузоотправитель получает информацию и при согласии формирует титул 6, подтверждая данные перевозчика.

Последовательность Т5–Т6 позволяет зафиксировать финансовую сторону выполненной перевозки.

Титул 7: переадресовка

Если во время доставки изменился грузополучатель или адрес выгрузки, возникает сценарий переадресовки.

Изменение необходимо отразить в электронном документообороте. Грузоотправитель или грузополучатель передает указание о переадресовке, после чего перевозчик формирует и подписывает титул 7, в котором фиксирует новые сведения.

Титул 8: меняется водитель или транспорт

При замене автомобиля, тягача или водителя перевозчик формирует титул 8.

В нем указывается, что именно изменилось: водитель, транспортное средство или оба параметра. Также фиксируются новые сведения и причина замены. После подписания титула 8 перевозка продолжается в рамках той же ЭТрН.

Таких замен в пути может быть несколько.

Как происходит обмен ЭТрН при обычной перевозке

Рассмотрим классическую схему: продавец передает товар сторонней транспортной компании, которая доставляет его покупателю.

Этап 1. Погрузка. Грузоотправитель создает ЭТрН, заполняет титул 1 и подписывает его. Водитель получает груз.

Этап 2. Прием к перевозке. Перевозчик оформляет титул 2 и фиксирует факт приема груза для дальнейшей доставки.

Этап 3. Приемка. В пункте назначения грузополучатель принимает и проверяет товар, после чего заполняет титул 3. Если обнаружены расхождения, соответствующая информация фиксируется в документе.

Этап 4. Выдача. Перевозчик заполняет и подписывает титул 4, подтверждая передачу груза.

Если условия перевозки не менялись и не требуется отражать сведения о ее стоимости, на этом стандартная схема заканчивается.

Нужна ли ЭТрН при разных сценариях грузоперевозки

Наличие автомобиля и груза само по себе не всегда означает необходимость оформлять транспортную накладную. Важно учитывать договор и роли сторон.

Кому нужна электронная транспортная накладная с 1 сентября 2026 года.

Перевозка сторонней транспортной компанией

Это классическая схема: есть грузоотправитель, грузополучатель и отдельный перевозчик, с которым заключен договор перевозки. Оформляется транспортная накладная, а в случаях, когда законодательство требует электронной формы, — ЭТрН.

Доставка собственным транспортом

Если организация перемещает собственный товар собственным транспортом и договор перевозки отсутствует, ситуация отличается от привлечения отдельного перевозчика. Поэтому перед оформлением электронных транспортных документов необходимо определить юридическую схему отношений.

Если одна сторона договора купли-продажи оказывает другой стороне отдельную услугу перевозки собственным транспортом, порядок может быть другим.

Самовывоз

При самовывозе также важно определить, кто фактически перевозит груз и существует ли договор перевозки.

Например, покупатель может забрать товар на собственном автомобиле без заключения отдельного договора перевозки или привлечь для самовывоза стороннюю транспортную компанию. Во втором случае появляется перевозчик и соответствующий документооборот.

Поэтому ответ на вопрос «Нужна ли ЭТрН при самовывозе?» зависит не только от того, что товар забирает покупатель. Необходимо учитывать всю договорную схему.

Перевозка с экспедитором

Еще один распространенный сценарий — экспедирование.

Экспедитор в зависимости от условий договора может организовать доставку с привлечением стороннего перевозчика, а в определенных случаях — выступать грузоотправителем. В частности, при принятии груза во владение экспедитором может меняться распределение ролей и состав электронных документов.

Кроме ЭТрН, с 1 сентября 2026 года для транспортно-экспедиционной деятельности становятся актуальны электронные экспедиторские документы: поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки.

Компаниям, которые пользуются услугами экспедиторов или сами оказывают такие услуги, при переходе на электронный документооборот важно проверить не только порядок заполнения ЭТрН, но и весь комплект необходимых ЭПД.

Как работать с ЭТрН и не усложнять бизнес-процессы

Переход на электронный документооборот не обязательно означает, что бухгалтеру или логисту придется вручную переносить одни и те же данные между несколькими системами.

Сервис «1С-ЭПД» позволяет работать с электронными перевозочными документами непосредственно в программах 1С. В зависимости от используемой конфигурации и сценария можно создавать ЭТрН на основании учетных документов, получать документы от других участников, подписывать и отправлять титулы.

Работа в единой учетной среде помогает:

• сократить повторный ввод информации и количество связанных с ним ошибок;
• быстрее получать документы от контрагентов;
• контролировать состояние ЭТрН и этапы перевозки;
• сократить потребность в печати, доставке и хранении бумажных документов;
• быстрее находить документы в электронном архиве;
• организовать подписание документов ответственными сотрудниками и водителями;
• встроить ЭПД в существующие процессы учета в 1С.

Для водителей предусмотрено мобильное приложение «1С-ЭПД». С его помощью можно выполнять необходимые действия с перевозочными документами со смартфона или планшета, в том числе работать с ЭТрН в дороге.

Таким образом, переход на ЭПД — это не только новое требование законодательства. При корректной организации процессов он может сократить объем ручных операций и сделать документооборот между участниками перевозки более прозрачным.

Что нужно сделать компании перед переходом на ЭТрН

Для начала полноценной работы недостаточно подключить только оператора ЭПД. Необходимо заранее определить, как будет устроен процесс внутри организации.

Проверьте:

• в какой роли компания участвует в каждой схеме перевозки;
• кто из сотрудников создает, проверяет и подписывает каждый титул;
• какие электронные подписи и машиночитаемые доверенности потребуются ответственным лицам;
• готова ли используемая программа 1С к работе с 1С-ЭПД;
• как будут действовать водитель, бухгалтер, логист, кладовщик и другие сотрудники;
• готовы ли контрагенты к электронному обмену;
• какие сценарии необходимо протестировать заранее: стандартную доставку, самовывоз, работу с экспедитором, переадресовку, смену водителя или транспортного средства.

Подготовку лучше завершить до вступления новых требований в силу. Заранее проведите тестовую перевозку и проверьте весь процесс — от создания первого титула до получения последнего.

Как «Микос» поможет перейти на ЭТрН и подключить «1С-ЭПД»

Даже зная, кто заполняет и подписывает каждый титул, на практике компания может столкнуться с вопросами: как определить роли участников, настроить электронные подписи, организовать работу водителей, подготовить 1С и встроить ЭПД в существующий учет.

Специалисты компании «Микос» помогут разобраться в работе с ЭТрН и подготовиться к переходу на электронные перевозочные документы.

Мы поможем подключить и настроить «1С-ЭПД», проверить готовность вашей программы 1С, определить подходящую схему обмена и организовать работу сотрудников с электронными документами.

Вам не придется самостоятельно разбираться во всех технических нюансах сервиса. Специалисты помогут настроить работу с учетом роли вашей компании — грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя или экспедитора.

Оставьте заявку в «Микос» на бесплатную консультацию. Поможем подготовиться к обязательному переходу, подключить сервис и настроить работу с электронными перевозочными документами в 1С.