Обязательный переход на электронные транспортные накладные (ЭТрН) с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года в России меняются правила оформления перевозочных документов. Транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку, а также ряд других документов необходимо будет формировать в электронном виде, кроме случаев, для которых законодательством предусмотрены исключения.

Для бизнеса это означает не просто замену бумажного документа электронным. Участникам грузоперевозок необходимо организовать электронный обмен, определить ответственных сотрудников, подготовить подписи, проверить работу с контрагентами и убедиться, что учетная система готова к новым требованиям.

Разберем, что изменится с 1 сентября 2026 года, кого касается обязательное применение ЭПД, как оформляется ЭТрН и что нужно сделать компаниям для перехода.

Что такое ЭТрН

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — транспортная накладная в электронном формате, которая используется при автомобильной перевозке груза. Она содержит сведения об участниках перевозки, грузе, транспортном средстве и другие сведения о перевозке.

Если обычная транспортная накладная оформляется на бумаге, то ЭТрН существует как набор электронных файлов обмена — титулов. Участники последовательно формируют и подписывают соответствующие титулы по мере выполнения перевозки.

Например, грузоотправитель вносит информацию об отправке и погрузке, перевозчик подтверждает прием груза, а грузополучатель — его получение. Если во время рейса меняется водитель, автомобиль или происходит переадресовка, это также отражается в ЭТрН.

Документы передаются через оператора информационной системы электронных перевозочных документов и поступают в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.

Что изменится с 1 сентября 2026 года

Ключевое изменение заключается в том, что электронный формат перевозочных документов становится обязательным для предусмотренных законодательством перевозок.

Изменения установлены Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Соответствующие положения вступают в силу 1 сентября 2026 года.

До этой даты участники перевозки в предусмотренных случаях могут использовать бумажную транспортную накладную либо перейти на ЭТрН добровольно. С 1 сентября 2026 года для документов, подпадающих под новые требования, электронный формат становится обязательным. Использовать бумажный документ можно будет в случаях, прямо предусмотренных законодательством.

Изменится и сам порядок документооборота. Электронные документы будут передаваться через информационные системы операторов ИС ЭПД и ГИС ЭПД.

Сформировать PDF-файл транспортной накладной, подписать его и отправить контрагенту по электронной почте недостаточно. ЭПД должен быть сформирован в установленном формате и передан через предусмотренную информационную инфраструктуру.

Какие перевозочные документы станут обязательными в электронном формате

Изменения касаются не только ЭТрН. С 1 сентября 2026 года обязательный электронный формат вводится для ряда перевозочных и экспедиторских документов.

Документ	Что меняется
Транспортная накладная	При автомобильной перевозке оформляется как ЭТрН в предусмотренных законодательством случаях
Заказ на перевозку груза	Переводится в электронный формат
Заявка на перевозку груза	Переводится в электронный формат
Экспедиторские документы	Поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки оформляются электронно
Железнодорожная транспортная накладная	Переходит в обязательный электронный формат
Грузовая накладная при воздушной перевозке	Подпадает под новые требования

При этом электронный путевой лист имеет отдельное регулирование. Сам по себе путевой лист не становится исключительно электронным с 1 сентября 2026 года: в установленных случаях его по-прежнему можно оформлять на бумаге. Если путевой лист создается в электронном формате, сведения передаются в ГИС ЭПД.

Поэтому при подготовке важно определить, какие именно виды перевозочных документов использует компания, а не ограничиваться только транспортной накладной.

Для кого ЭТрН станет обязательной

Новые правила имеют значение для организаций и ИП, участвующих в перевозках грузов, если в конкретной ситуации требуется составление транспортной накладной.

В процессе могут участвовать:

• грузоотправитель — сторона, которая передает груз для перевозки;
• перевозчик — лицо, которое принимает на себя обязанность доставить груз;
• грузополучатель — сторона, принимающая груз в пункте назначения;
• экспедитор — участник, организующий перевозку в рамках договора транспортной экспедиции.

В зависимости от договорных отношений одна и та же компания может выполнять разные роли. Например, поставщик может быть грузоотправителем, покупатель — грузополучателем, а доставку выполняет отдельная транспортная компания.

Но утверждать, что ЭТрН для всех организаций без исключения станет обязательной, неправильно. Сначала нужно определить, возникает ли в конкретной хозяйственной операции обязанность составлять транспортную накладную.

Когда ЭТрН может не потребоваться

Наличие груза и автомобиля еще не означает автоматическую обязанность оформить ЭТрН.

Например, если организация перевозит собственный груз собственным автомобилем для собственных нужд и договор перевозки отсутствует, транспортная накладная для такой перевозки в общем случае не требуется.

Другой пример — самовывоз. Покупатель может самостоятельно забрать товар либо привлечь стороннего грузоперевозчика. От фактической схемы и договорных отношений зависит, кто является участником перевозки и требуется ли транспортная накладная.

Отдельно необходимо рассматривать ситуации с участием экспедитора. В зависимости от договора экспедитор организует перевозку и может привлекать перевозчика. Кроме того, для транспортно-экспедиционной деятельности с 1 сентября 2026 года вводятся обязательные электронные экспедиторские документы.

Поэтому при сомнениях сначала следует определить юридическую схему перевозки и только после этого решать, какие ЭПД необходимо оформлять.

Как происходит оформление ЭТрН

Оформление ЭТрН не завершается созданием одного файла перед отправкой автомобиля. Электронная транспортная накладная формируется поэтапно по мере движения груза.

Каждый участник отвечает за определенную часть информации. В стандартном сценарии процесс выглядит следующим образом.

Сначала грузоотправитель создает ЭТрН, указывает сведения о сторонах, грузе, перевозке и погрузке и подписывает соответствующий титул.

Затем перевозчик принимает груз и подтверждает соответствующий этап. В процессе участвует водитель, который выполняет предусмотренные для него действия.

После доставки грузополучатель принимает груз, фиксирует результат приемки и подписывает соответствующий титул накладной. Перевозчик, в свою очередь, подтверждает выдачу.

При необходимости могут формироваться дополнительные титулы — например, если во время перевозки произошла замена водителя или транспортного средства, изменилась стоимость услуг либо возникла переадресовка.

Для подписания используются предусмотренные законодательством виды электронной подписи. Если от имени организации действует уполномоченный сотрудник, в необходимых случаях потребуется машиночитаемая доверенность.

Таким образом, ЭТрН отражает фактическое движение груза и действия разных участников, а не является электронным аналогом бумажного листа, который один сотрудник заполняет целиком.

Как ЭТрН передается между участниками

Для электронных перевозочных документов действует специальная инфраструктура.

Участник создает и подписывает документ в своей информационной системе. Затем данные передаются через оператора ИС ЭПД в ГИС ЭПД. Другие участники получают информацию и выполняют свои действия с документом.

Напрямую регистрироваться в ГИС ЭПД и самостоятельно передавать туда каждый файл организации не нужно. Взаимодействие обеспечивает оператор информационной системы ЭПД.

При этом понятия обычного ЭДО и транспортного ЭПД не следует полностью отождествлять. Для обмена перевозочными документами оператор должен соответствовать установленным требованиям и быть включен в реестр операторов ИС ЭПД.

Если организация уже пользуется услугами оператора ЭДО, перед переходом необходимо проверить возможность работы именно с электронными перевозочными документами.

Какие преимущества дает переход на ЭТрН

Переход в электронный формат дает бизнесу и практические преимущества. При правильно настроенных процессах ЭТрН способна упростить ежедневную работу участников грузоперевозок.

Более быстрый обмен документами

Не требуется ждать возвращения бумажного оригинала после рейса. Информация передается в электронном виде по мере прохождения этапов перевозки.

Это особенно заметно для компаний, которые работают с большим количеством рейсов, водителей и контрагентов в разных регионах России.

Сокращение бумажного документооборота

Бизнес сокращает затраты на печать, доставку и физическое хранение накладных. Снижается и риск потери оригинала документа.

Контроль документооборота

ЭПД формируется поэтапно, поэтому участники могут видеть состояние документа и понимать, какие действия уже выполнены, а какие еще ожидаются.

Сокращение ручного ввода

При интеграции с учетной системой часть сведений можно получать из уже созданных документов. Это помогает сократить дублирование операций и количество ошибок.

Более быстрая обработка документов после доставки

Не нужно ждать, пока бумажная документация физически вернется от водителя в офис. Электронный оборот позволяет быстрее получать необходимые сведения и продолжать учетную обработку документов.

Для компаний с большим объемом грузоперевозок эти преимущества могут быть не менее значимы, чем выполнение требований закона.

Какие сложности могут возникнуть при переходе

Основная ошибка — считать, что обязательный переход означает только покупку доступа к сервису. На практике меняется бизнес-процесс, в котором участвуют несколько сотрудников и контрагентов.

Нужно правильно распределить роли

Следует определить, кто создает документы, кто проверяет данные и кто имеет право их подписывать. Если один сотрудник отсутствует, процесс перевозки не должен останавливаться.

Необходимо подготовить электронные подписи

Ответственным лицам потребуются соответствующие электронные подписи, а при подписании от имени организации необходимо проверить полномочия и при необходимости оформить МЧД.

Нужно организовать работу водителей

Водитель также участвует в электронном процессе. Поэтому недостаточно обучить только бухгалтеров и логистов. Необходимо заранее объяснить водителям порядок действий и подготовить инструменты, с которыми они будут работать в рейсе.

Необходимо проверить контрагентов

Грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель могут использовать разные информационные системы и разных операторов. До массового запуска стоит проверить обмен с основными партнерами.

Нужно подготовить учетную систему

Если компания ведет учет в 1С, необходимо проверить конфигурацию и ее версию, подключить нужные сервисы и настроить права пользователей. Для доработанных информационных баз может потребоваться дополнительная проверка совместимости.

Поэтому успешный переход на ЭТрН — это одновременно юридическая, организационная и техническая задача.

Как подготовиться к переходу до 1 сентября 2026 года

Если компания еще не начала подготовку, ее не стоит откладывать.

Рекомендуем проверить следующие пункты:

1. Определить все используемые сценарии перевозки и понять, где требуется ЭТрН.
2. Назначить сотрудников, которые будут создавать, проверять и подписывать ЭПД.
3. Проверить электронные подписи и полномочия ответственных лиц.
4. Выбрать оператора ИС ЭПД и подключить сервис для обмена.
5. Проверить готовность программы 1С и при необходимости обновить ее.
6. Организовать работу водителей с электронными документами.
7. Проверить готовность основных контрагентов, участвующих в перевозках.
8. Провести тестовый обмен и убедиться, что вся цепочка работает от создания ЭТрН до завершения перевозки.

Для компаний, которые выполняют много рейсов, желательно протестировать не только стандартный сценарий перевозки. Стоит проверить, что будет происходить при замене водителя, автомобиля, расхождениях при приемке и других реальных ситуациях.

Как работать с ЭТрН в 1С

Пользователям программ 1С доступен сервис «1С-ЭПД», предназначенный для работы с электронными перевозочными документами.

Сервис позволяет встроить ЭПД в существующий учетный процесс. Сотрудники могут работать с документами в привычной информационной системе, а в поддерживаемых конфигурациях часть сведений для ЭПД можно получать из учетных документов.

С помощью сервиса можно организовать создание, получение, обработку и подписание электронных перевозочных документов. Для водителей предусмотрено мобильное приложение «1С-ЭПД», позволяющее выполнять необходимые действия непосредственно во время рейса.

Взаимодействие с ГИС ЭПД осуществляется через поддерживаемых сервисом операторов. Благодаря этому пользователю 1С не требуется самостоятельно организовывать техническую передачу файлов в государственную информационную систему.

Перед началом работы следует проверить, поддерживает ли используемая конфигурация необходимый функционал, актуальна ли версия программы и правильно ли настроены права сотрудников.

Можно ли продолжать использовать бумажные накладные после 1 сентября 2026 года

После 1 сентября 2026 года нельзя выбрать бумажную форму вместо ЭТрН, если для конкретной перевозки законодательство требует электронный перевозочный документ.

При этом законодательством предусмотрены исключения. В установленных случаях использование бумажной формы сохраняется. Поэтому вопрос «когда не нужно переходить на ЭТрН» необходимо рассматривать применительно к конкретному виду перевозки и обстоятельствам.

Также важно не путать транспортную накладную с другими документами учета. Наличие других документов не отменяет необходимости оформления перевозочного документа, если его составление требуется для конкретной перевозки.

Следовательно, после 1 сентября 2026 года компаниям необходимо ориентироваться не на привычный внутренний порядок, а на требования законодательства к конкретному документу и ситуации.

Что будет, если компания не готова к обязательному переходу

После вступления новых требований в силу проблема заключается не только в несоблюдении порядка оформления документов.

Если один из участников не может сформировать, получить или подписать ЭПД, это может осложнить процесс перевозки и дальнейшую обработку документов. Особенно чувствительно это для бизнеса с ежедневными отгрузками и большим количеством контрагентов.

Поэтому задача компании — не просто перейти на электронные документы к установленной дате, а обеспечить работоспособность всей цепочки: от формирования данных перед погрузкой до завершения электронного документооборота после приемки груза.

Чем раньше будут выявлены ошибки в настройках, полномочиях или взаимодействии с контрагентами, тем меньше риск столкнуться с ними во время реальной доставки.

«1С-ЭПД» и помощь специалистов «Микос»

Если ваша организация еще не готова к работе с ЭТрН, специалисты компании «Микос» помогут разобраться в требованиях и организовать работу с электронными перевозочными документами в 1С.

Поможем определить, что необходимо именно вашей организации, проверить готовность используемой программы, подключить «1С-ЭПД» и выполнить необходимые настройки.

При внедрении важно учитывать не только техническое подключение сервиса, но и реальную схему перевозки: кто выступает грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем, кто отвечает за оформление и подписание документов, как работают водители и какие сценарии используются при доставке.

Если компания уже начала переход, но появились сложности с ЭПД, специалисты «Микос» помогут разобраться с процессом и настройками 1С.

Оставьте заявку в «Микос» на подключение «1С-ЭПД». Поможем проверить готовность вашей системы, настроить работу с электронными перевозочными документами и подготовиться к обязательному переходу с 1 сентября 2026 года.