ЭТрН для перевозчика и водителя: как работать с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года при автомобильных перевозках транспортную накладную в предусмотренных законодательством случаях нужно оформлять в электронном виде. Обмен осуществляется через аккредитованного оператора ИС ЭПД с передачей сведений в государственную систему ГИС ЭПД.

Для перевозчика это означает изменение привычного документооборота. Нужно не только получить ЭТрН, сформированную грузоотправителем, но и организовать работу сотрудников и водителей: определить, кто подписывает ЭТрН, подготовить электронные подписи, настроить обмен и обеспечить доступ к документам в рейсе.

Если ваша компания еще не перешла на новый порядок и электронный формат обязателен для ваших перевозок, откладывать подключение не следует.

Что теперь должен делать перевозчик с ЭТрН

ЭТрН — электронная транспортная накладная, которая используется при оформлении перевозки груза и последовательно дополняется участниками перевозки. Грузоотправитель начинает оформление документа, после чего каждый участник выполняет предусмотренные для своей роли действия.

Перевозчику необходимо:

1. Получить ЭТрН, сформированную грузоотправителем.
2. Проверить сведения о перевозке, грузе, транспортном средстве и участниках.
3. Организовать работу водителя с электронными документами.
4. Обеспечить предусмотренное схемой подписание ЭПД.
5. Контролировать статусы документов и при необходимости выполнять предусмотренные действия при изменении сведений в процессе перевозки.
6. После доставки выполнить действия, необходимые для завершения электронного документооборота.

Обмен с ГИС ЭПД осуществляется через аккредитованного оператора ИС ЭПД. Перевозчику не требуется самостоятельно передавать документы непосредственно в государственную информационную систему.

Важно заранее распределить роли внутри компании. Диспетчер или логист может работать с данными перевозки, а водитель — выполнять действия, необходимые непосредственно при погрузке, в пути и при передаче груза.

Как водитель работает с ЭТрН в рейсе

Для водителя переход на ЭПД не означает, что ему придется работать в сложной учетной системе. При соответствующей организации процесса необходимые действия можно выполнять со смартфона или планшета.

Перед началом рейса водитель получает информацию о назначенной перевозке. Далее он выполняет предусмотренные действия с ЭТрН и подтверждает их выбранным способом.

В «1С-ЭПД» для этого предусмотрено мобильное приложение. Оно позволяет работать с электронными перевозочными документами на устройствах с iOS и Android.

Сценарий для водителя может выглядеть так:

получить назначенный рейс → проверить данные → выполнить и подтвердить необходимые действия → выполнить перевозку → предъявить сведения при проверке → завершить предусмотренные действия после доставки.

Водителю важно проверить данные до выезда. Если в ЭТрН неверно указаны автомобиль, водитель, маршрут или другие существенные сведения, их лучше скорректировать до начала перевозки.

В «1С-ЭПД» при прямой схеме водитель с УКЭП может самостоятельно подписывать титулы 2 и 4 ЭТрН и отправлять их напрямую другим участникам и в ГИС ЭПД.

Что показывать сотруднику ГИБДД

При штатном электронном документообороте для дорожной проверки используются сведения ЭПД. Для их предъявления может использоваться QR-код, сформированный на основании сведений ЭПД.

Перед выездом нужно убедиться, что водитель знает, где открыть необходимые сведения для предъявления при проверке.

Перед рейсом получите QR-код ЭПД и убедитесь, что водитель может открыть его без доступа к интернету. При отсутствии связи инспектору можно предъявить сохраненное изображение QR-кода.

Как водитель подписывает ЭТрН и какая электронная подпись нужна

Один из частых вопросов перевозчиков — нужно ли получать отдельную квалифицированную электронную подпись на каждого водителя.

Универсального ответа нет. Способ подписания зависит от выбранной схемы работы и программного решения.

Для работы с ЭПД могут применяться разные виды электронной подписи. В определенных сценариях водитель может использовать ПЭП или УНЭП при последующем подписании документа со стороны перевозчика предусмотренной электронной подписью. В мобильном приложении «1С-ЭПД» также реализована возможность при соответствующей организации процесса подписывать отдельные титулы ЭТрН УКЭП водителя.

Поэтому перед массовым выпуском сертификатов сначала следует определить:

• кто будет подписывать документы со стороны перевозчика;
• какие действия выполняет водитель;
• какая подпись применяется для каждого действия;
• требуется ли МЧД сотруднику;
• как организовано подписание в используемом сервисе.

КЭП — квалифицированная электронная подпись. Термин «ЭЦП» по-прежнему часто используют в разговорной речи как общее обозначение электронной подписи, но при организации ЭТрН важно определить конкретный вид подписи и полномочия подписанта.

Как проходит одна перевозка с ЭТрН

В стандартном сценарии работа строится последовательно.

1. Грузоотправитель начинает оформление

Грузоотправитель формирует электронную транспортную накладную и указывает сведения о предстоящей перевозке. После этого документ становится доступен для дальнейшего оформления участниками.

2. Перевозчик принимает груз

Перевозчик проверяет фактические сведения при погрузке. Если есть замечания, их необходимо отразить в документе. После выполнения предусмотренных действий начинается перевозка.

3. Водитель выполняет рейс

Водитель получает необходимые сведения и выполняет действия, предусмотренные для него в процессе перевозки. Информация об ЭТрН должна быть доступна и для предъявления при дорожной проверке.

4. Грузополучатель принимает груз

После доставки грузополучатель проверяет фактическое состояние и количество груза и фиксирует результат приемки. Если есть расхождения или замечания, они отражаются в ЭПД.

5. Перевозчик завершает свою часть документооборота

После приемки выполняются предусмотренные завершающие действия. Документооборот считается завершенным после оформления обязательных частей документа участниками.

В зависимости от ситуации могут использоваться дополнительные титулы. Например, они могут потребоваться, когда в пути меняются сведения или необходимо оформить отдельное действие. Подробная схема Т1–Т8 разобрана в нашей отдельной памятке о том, кто и какие титулы ЭТрН подписывает.

Что делать, если во время рейса что-то изменилось

Во время перевозки может возникнуть необходимость изменить ранее указанные сведения. Реальная перевозка не всегда проходит по первоначальному сценарию.

Заменили водителя или автомобиль. Изменение необходимо корректно зафиксировать в ЭПД. Порядок оформления зависит от предусмотренного для такой ситуации сценария, поэтому сначала необходимо определить, какое действие требуется для изменения данных.

Изменился адрес или получатель. При переадресовке новые сведения необходимо отразить в электронном документообороте в соответствии с предусмотренным сценарием.

При приемке обнаружили расхождения. Грузополучатель фиксирует фактический результат приемки и замечания.

Получатель отказался принять груз. Результат необходимо оформить с учетом фактического отказа от приемки и выполнить дальнейшие действия по соответствующему сценарию.

Пропал интернет. Само отсутствие мобильной связи не означает автоматической остановки перевозки. Действия в такой ситуации зависят от предусмотренного порядка работы при технических перебоях. Для дорожной проверки следует заранее предусмотреть установленный способ предъявления необходимых сведений.

Если сотрудники не знают, как оформить конкретное изменение, лучше уточнить порядок действий до подписания следующей части ЭТрН.

Что нужно перевозчику для работы с ЭТрН

Если компания не перешла на ЭТрН к 1 сентября 2026 года, начинать следует с проверки всей схемы работы, а не с выпуска электронной подписи без предварительного определения порядка подписания документов.

Для запуска потребуется определить оператора ИС ЭПД и способ работы с электронными документами, проверить учетную программу, назначить ответственных сотрудников, подготовить необходимые подписи и МЧД, организовать доступ водителей к ЭТрН и провести тестовый обмен.

Особенно важно проверить весь сценарий от начала до конца: от формирования документа грузоотправителем до приемки груза получателем. Так можно заранее обнаружить ситуацию, когда одна сторона уже готова к электронному обмену, а другая не получает документ или не может его подписать.

1С-ЭПД для перевозчика и водителя

Если учет ведется в 1С, работу с перевозочными документами можно организовать через сервис «1С-ЭПД». ЭТрН создаются, отправляются, подписываются и отслеживаются в электронном виде, а сведения передаются через оператора ИС ЭПД.

Для водителей предусмотрено мобильное приложение «1С-ЭПД». Оно позволяет работать с ЭТрН со смартфона или планшета, поэтому водителю не требуется постоянный доступ к рабочему компьютеру в офисе.

В «Микос» можно заказать подключение сервиса и электронные подписи. Мы поможем организовать рабочий процесс:

• проверить используемую конфигурацию 1С и текущую схему перевозок;
• определить роли сотрудников и водителей;
• подключить «1С-ЭПД»;
• проверить необходимые электронные подписи и МЧД;
• настроить работу с оператором;
• помочь с мобильным приложением;
• провести тестовый обмен;
• обучить сотрудников и помочь при возникновении вопросов.

Это снижает риск ситуации, когда сервис формально подключен, но реальную транспортную накладную невозможно оформить по всей цепочке участников.

Не успели перейти на ЭТрН к 1 сентября 2026 года?

Если обязательный электронный формат распространяется на ваши перевозки, важно как можно быстрее определить, чего не хватает для рабочего электронного документооборота.

Не обязательно самостоятельно разбираться во всех особенностях работы с ГИС ЭПД, операторами, видами электронных подписей, МЧД и настройками 1С.

Специалисты «Микос» проверят текущую ситуацию, помогут выбрать вариант подключения, настроить сервис и подготовить сотрудников. При необходимости можно начать с проверки готовности и получить список необходимых действий.